Если раньше программное обеспечение разрабатывалось под рабочие нужды, то в последние годы онлайн-инструменты начинают диктовать и унифицировать рабочие процессы. Мы решили собрать более-менее универсальный набор коммуникационных, тактических и стратегических инструментов для работы стартапа, для этого опросили украинских предпринимателей и узнали у них, чем и как они пользуются в ходе работы над своими проектами.
Программное обеспечение мы разделили на три категории: инструменты для коммуникации, инструменты для планирования и сопутствующие сервисы.
Инструменты для коммуникации
Gmail
Самым эффективным и популярным инструментом для коммуникации остается email. Самым популярным почтовым сервисом считается Gmail, который по сути стал отраслевым стандартом.
В основном, электронную почту используют для внешних коммуникаций, однако и внутри команды она тоже имеет смысл: «Все, что было написано в email – это официальное решение, которое можно потом использовать в спорных вопросах», – комментирует Влад Тисленко из стартапа Concepter.
К слову, почтовые клиенты вроде Microsoft Outlook, остались одним из немногих офлайн-инструментов в арсенале стартапера. «Привычки удивительно сильны, да и подключиться к интернету все еще можно не везде. Иногда полезно», – говорит о них Кирилл Бигай, основатель сервиса Preply.
Skype
Сложно найти людей, которые бы не жаловались на те или иные особенности мессенджера и на очередную порцию обновлений от Microsoft. Однако, Skype обладает явным преимуществом за счет своей вездесущести и интернациональности. К тому же, это бесплатный софт, которым многие пользуются на индивидуальном уровне. Соответственно, работе в Skype не нужно обучать новых сотрудников.
Кирилл Бигай из Preply отмечает, что Skype – это почти стандарт в области коммуникаций, однако в компании им пользуются только для внешних связей. «Я его использую для общения с сотрудниками и партнерами в других странах, проведения собеседований», – говорит Бигай, а Влад Тисленко из Concepter отмечает удобную функциональность групповых чатов.
И все же, наметилась тенденция отказа от Skype. Дмитрий Кривошей, СТО стартапа Kwambio, признается, что скайпом в команде пользуются скорее по привычке и уже почти полностью перешли на Slack.
Slack
Сложно назвать стартап в области инструментов для бизнеса, который был бы сейчас больше на слуху, нежели Slack. За последний год, это приложение стало самым быстрорастущим среди компаний в 185 странах, а аналитики прогнозируют, что Slack станет новым стандартом и под его гнетом падут такие гиганты как Dropbox.
Главная сила Slack в его простоте и возможности синхронизации с другими сервисами. Так описывает пример использования Slack в своем стартапе Артем Яремчук, основатель Attendify – “Мы используем Slack для:
- Личной коммуникации и обмену файлами.
- Коммуникации по различным темам (каналам), приватным и публичным внутри компании.
- Коммуникации по командам для интеграции их API и другими сервисами, которыми мы пользуемся, например Github и Trello.
- Активно используем “Slackbot” для упрощения и автоматизации работы с некоторыми нашими внутренними сервисами”.
Инструменты для планирования
Google Docs
Несмотря на обилие платформ для проджект-менеджмента и разнообразных стартапов, появление и распространение Google Docs стало одним из главных рывков на рынке технологий управления проектами. “Excel в облаке” оказался удивительно удобным и почти универсальным инструментом для планирования разнообразных задач, которые не требуют управления специфическими данными.
Еще одна особенность Google Docs – они используются как для краткосрочного, так и долгосрочного планирования. «В Google Docs мы ведем таблицы с планами продаж, пополняем базу знаний по конкретным задачам (например, база контактов СМИ) и просто храним документы», – рассказывает Тисленко из Concepter и отмечает возможность редактирования документа несколькими пользователями одновременно.
Trello
«Trello удобен для краткосрочного планирования, поскольку он простой, визуальный и заточен на Agile-методики, по которым работают наши команды», – говорит Яремчук из Attendify.
Сервис Trello отличается особой наглядностью. В нем есть возможность создать несколько так называемых «досок» (boards), по которым распределяются задачи. Значительная часть функциональности сервиса доступна бесплатно. Существует в формате веб-версии, а также приложений под iOS, Android и Kindle.
Влад Тисленко приводит такой пример использования приложения:
«В Trello мы используем несколько boards:
- Concepter board – здесь мы выстраиваем план стратегического развития компании и ставим общие задачи, связанные с развитием.
- Projects board – ряд групп задач по отдельным проектам (ilbazr, iblazr 2, Shotlight и тд). В каждой группе мы прописываем план работ на ближайший год и ставим краткосрочные задачи для достижения целей».
JIRA
Сервис JIRA, производства компании Atlassian – это система отслеживания ошибок и управления проектами, распространенная в основном среди разработчиков.
“После появления в нашей команде QA-engineer, стандартной функциональности Trello перестало хватать. Трудности появились в формальном разделении карточек на task, bug, feature, improvement. Из минусов – невозможность явно распланировать время», – рассказывает Влад Тисленко из Concepter.
По словам украинских предпринимателей, отлично работает связка Trello и JIRA. Многие начинают пользоваться JIRA «на вырост», поскольку функциональность приложения для проекта, например, в 7 человек несколько избыточна.
Сопутствующие сервисы и платные решения
Помимо инструментов оперативного управления проектом и планирования активностей, существуют сопутствующие сервисы, предоставляющие дисковое пространство, возможности систематизации информации и прочее.
Все вышеописанные приложения имеют либо бесплатные версии с ограниченной функциональностью, либо режим Freemium. Но для полноценного использования возможностей, многие предприниматели переходят на платный режим. Стоимость платной подписки на большинство из этих инструментов сравнительно невысока.
Google Apps for Business, iCloud и JIRA onDemand
По большому счету, главным запросом на сопутствующие сервисы является облачное хранилище данных. Самым популярным решением является Dropbox, но почти все опрошенные нами предприниматели отказались от этого сервиса в пользу Google Apps for Business или iCloud.
«Мы платим только за Google Apps for Business, сюда входит 30 ГБ облачного хранилища на каждого члена команды и 1тб общего хранилища», – Влад Тисленко, Concepter.
«После появления облачных сервисов в платных решениях практически отпала необходимость. Я регулярно плачу за звонки на телефоны в Skype и за пространство в iCloud для репликации данных в облаке», – рассказывает Кирилл Бигай из Preply.
Артемий Яремчук отмечает, что бесплатные версии Trello и JIRA быстро исчерпали себя в рамках его команды, поэтому сейчас Attendify пользуется расширенными версиями данного ПО. JIRA onDemand (комплекс сервисов на основе JIRA, включает в себя хранилище данных и коммуникационные инструменты) в ходу и в Kwambio.
Полный набор
На основе полученных данных мы собрали полный набор инструментов для предпринимателя, с оглядкой на будущее и расширение команды.
- Google Apps For Business. Включают в себя Gmail, облачное хранилище данных Google Drive (30 гб, или неограниченно), расширенные возможности использования Календаря, Hangouts и т.д. Пробная версия – 30 дней, стоимость – $5 в месяц или $50 в год / $10 в месяц или $120 в год.
- Slack. Премиум-версия обладает рядом возможностей, в зависимости от версии. Из основных: бесконечный архив сообщений, синхронизация с Google Apps, улучшенная статистика, 24/7 поддержка и т.д. Стандартная подписка – $6 в месяц, премиум плюс – $12,5 в месяц.
- JIRA onDemand. Есть 7-дневный пробный период. В зависимости от конфигурации включает в себя разнообразные функции, позволяющие отслеживать, планировать и работать над проектами. Стоимость зависит от количества пользователей. 10 пользователей – $20 в месяц за стандартный пакет. По максимуму можно добавить 4 сервиса и обойдется это в $60 в месяц.
- Trello. Версия «Gold» позволяет прикреплять файлы до 250 мб (вместо 10 мб), пользоваться кастомными и премиальными бекграундами и стикерами, а также сохранять историю поиска. Стоимость – $5 в месяц или $45 в год.
Итого, пакет инструментов, включающий платные версии Google Apps for Business, Slack, JIRA и Trello, по минимуму обойдется в $37 в месяц.
По максимуму считать не имеет смысла, поскольку премиальные функции, например, JIRA могут перекрывать необходимость в Slack.
Антирейтинг
Несколько приложений, которые мы ожидали увидеть среди самых популярных, оказались быстро выкинуты предпринимателями за борт. К примеру, Concepter отказались от Dropbox в пользу Google Drive.
Между Slack и Skype идет борьба и определить победителя в ней пока не представляется возможным. Большинство опрошенных нами предпринимателей пользуются одновременно двумя этими сервисами.
А вот от Basecamp, некогда игравшего роль стандарта индустрии, на этапе роста компании отказались и Kwambio, и Attendify, а другие стартаперы даже не упомянули.
Украинцы для украинцев
Сервисы для управления проектами, созданные украинцами, пока не обрели особой популярности, однако некоторые из них находятся в постоянном пользовании у проджект-менеджеров. В частности:
- Gantter, облачное приложение для планирования, созданное украинцем.
- eSputnik – сервис email-маркетинга, подобный MailChimp, родом из Днепропетровска
Очевидно, что каждый проект требует специфических способов управления, однако набор инструментов, описанный выше, оказался практически идентичным в командах украинских стартапов, которые нам удалось опросить.
