Искусству управления проектами посвящено много книг и статей. Авторы делятся своим опытом и раскрывают секреты того, как успешно справляться с кризисными ситуациями и какие подводные камни в менеджменте проектов мешают достичь намеченного. Вобрав в себя все полученные знания из подобной литературы, курсов, вебинаров и интернета, руководитель проекта начинает старательно внедрять их в свою работу. И делает он это из лучших побуждений, поскольку мечтает перевести управление проектами в организации на новый уровень, сделать свою команду продуктивнее, вычистить рабочий процесс от лишнего и т. д. Такие грандиозные планы в купе с текущей работой и цейтнотами становятся непосильной ношей для руководителя проекта. Его список дел простирается до бесконечности, а вместе с ним стресс, нехватка личного времени и отсутствие успешных результатов.
Утверждение о том, что возможно справляться с горой проектов без ущерба для своей личной жизни, крайне сомнительно. Тем не менее, компания Wrike показывает и доказывает, что с помощью созданного ею сервиса жизнь руководителя проекта перестанет напоминать забег от одного дедлайна к другому. Система управления проектами Wrike создана для того, чтобы сделать совместную работу эффективной и быстрой. Имеющийся инструментарий обеспечивает четкое планирование, грамотную организацию процесса и контроль, что в конечном итоге приводит к экономии времени, сплоченности коллектива и максимальному использованию потенциала всей команды. На сайте компании о них подробно рассказано. Мы же остановимся на тех возможностях, которые облегчат работу руководителя проекта.
Делегирование или распределение задач
Как гласит классика менеджмента, работа менеджера оценивается и по умению делегировать обязанности подчиненным. Овладев этим умением, менеджер использовать свое время на стратегические вопросы. Чтобы назначить ответственного за то или иное задание в системе Wrike, нужно выбрать в выпадающем меню фамилию человека или ввести первые буквы их фамилий. По ним система предложит имеющиеся кандидатуры. Можно выбрать нескольких ответственных сразу. «Упомянутые» таким образом сотрудники получают незамедлительно уведомление о новом задании с датой начала работы.
Каждый день Wrike заботливо напоминает им об их обязанностях и предупреждает, когда сроки поджимают. Если же кто-то из сотрудников внес какие-либо изменения в задание, порученное вами, Wrike не забудет поставить вас в известность. Таким образом, Wrike успешно делегирует обязанности, осуществляет контроль вместо вас своими напоминаниями и держит в курсе всех обновлений, касающихся порученных заданий.
Процесс утверждения
Колесо работы часто останавливается из-за того, что на столе или во входящих письмах руководителя образовалась очередь всех документов, которые нуждаются в утверждении. Поскольку внимание менеджера направлено на большое количество дел одновременно, такая ситуация не редкость, особенно на предприятиях с множеством отделов. Wrike искусно решает и эту проблему таким способом. Чтобы обеспечить навигацию в потоке дел, система управления задачами предлагает настраивать статусы для каждого задания. Под статусом понимается состояние задачи на данный момент. Типовая задача может быть принята в работу, завершена, отклонена, приостановлена и т.п. Эти статусы присваиваются каждому заданию, и вы сможете одним взглядом оценить, на какой стадии находится выполнение.
Они также служат критерием сортировки всех проектов. Иными словами, вы можете сделать выборку всех проектов, которые нуждается в утверждении высшего звена руководства, находятся на проверке или готовы к запуску. Создав панель задач на такую группу проектов, вы всегда будете знать, что требует вашего пристального внимания и что может подождать.
Будьте уверены, что ваша команда почувствует вашу радость от созерцания продуктивной работы и достигнутое душевное равновесие, что в свою очередь положительной повлияет на командный дух и рабочий процесс в целом.