Электронная цифровая подпись: как подписывать договоры и забыть о макулатуре

Электронная цифровая подпись в Украине применяется уже давно. Ежедневно предприниматели пользуются ею при работе с банком, а также для подачи электронной отчетности в налоговую службу и другие органы власти. Сейчас сфера применения ЭЦП расширяется, и одной из таких новых возможностей становится подписание договоров, актов и разных документов в электронной форме.

Немного теории

ЭЦП — электронная цифровая подпись. Это аналог обычной подписи в цифровом мире интернета. Электронная подпись экономит массу времени и средств: не приходится печатать согласованный контракт и пересылать его бумажный вариант, а затем — покупать большие шкафы для хранения всех документов в папках.

В Украине использование ЭЦП урегулировано двумя основными нормативными актами: это Законы Украины «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронных документах и электронном документообороте». Есть еще подзаконные нормативные акты, но они в большинстве своем касаются вопросов сертификации центров по выдаче ключей и использования ЭЦП в органах власти.

В данном случае у налоговой нет законных оснований требовать бумажные копии документов, поскольку закон обязывает предоставить копии без уточнения их вида. Поэтому электронной копии будет вполне достаточно. Более того, суды четко понимают: бумажная копия электронного документа — лишь его графическое отображение, а не сам оригинал. Электронный документ — это данные, которые могут быть считаны электронными средствами (ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»). Следовательно, предоставление распечаток, наоборот, будет нарушением законодательства: такие «копии», по сути, не являются копиями электронных документов.

Это не совсем так. Прежде всего, надо отличать документы с ЭЦП и без такой подписи. Как правило, сложности возникают с документами без ЭЦП, поскольку затруднительно установить, кто именно направил тот или иной документ, и наделено ли данное лицо соответствующими полномочиями.

А вот с документами, заверенными ЭЦП, таких проблем не возникает. Действительно, сначала суды отнеслись к практике применения подобных документов скептически, указывая, что письменная форма и электронная форма — это не одно и то же. А поскольку Гражданский кодекс требует подписывать документы в оригинале (бумажный вариант), в электронном виде они неприемлемы. Однако апелляция по результатам такой позиции трактует, что заключение договоров с применением ЭЦП является надлежащим способом закрепления волеизъявления сторон. Таким образом, проблем с применением ЭЦП сегодня нет.

Если в самом начале действительно были сложности в практическом применении ЭЦП, то сейчас проблем нет. Кроме частных инициатив, есть и бесплатные альтернативы, которые можно использовать в своей хозяйственной деятельности. Более того, нет необходимости загружать специализированное ПО (хотя такая возможность тоже существует), а достаточно воспользоваться существующими онлайн-сервисами. Наиболее удобным, на наш взгляд, является АЦСК органов юстиции Украины.

Все, что вам нужно, это действия «Наложить ЭЦП» и «Проверить ЭЦП» в боковой вкладке. Последнее служит только для проверки правильности подписания документа. С самим же процессом более детально можно ознакомиться в видео:

Со всеми правилами и нюансами использования электронной цифровой подписи вы сможете ознакомиться на семинаре «Электронная цифровая подпись: Как подписывать договоры и забыть о макулатуре», который пройдет 21 июня в Киеве. Здесь вы также получите рекомендации для быстрого запуска ЭЦП в вашем бизнесе.

В ходе семинара будут рассматриваться наиболее актуальные вопросы:

Что такое шифрование и ЭЦП
Законодательство, регулирующее использование ЭЦП. Юридические особенности, которые необходимо учитывать
Выгоды и риски использования ЭЦП
Примеры применения ЭЦП в бухгалтерии
Правила хранения ключей и электронных документов

Спикеры:

Евгений Павлюк, бухгалтер компании «Бюро Бумажкин».
Опыт комплексного ведения налогового, бухгалтерского и кадрового учета на предприятиях в разных сферах деятельности (от рекламных до строительных компаний) — более 10 лет.
Василий Поп-Стасив, старший юрист ЮФ «Батуринец и Партнеры».
Опыт работы в договорном, корпоративном и международном частном праве — более 10 лет.