Иногда чем меньше, тем лучше. К такому выводу пришел Джефф Роуз, СЕО компании Alliance Wealth Management, которая предоставляет услуги финансового консалтинга. Он переосмыслил свой подход к работе и постепенно сократил количество рабочих часов с 40 до 8 в неделю. При этом его компания не только не пострадала, но даже начала наращивать доходность. А высвободившееся время Джефф посвятил хобби, которое, по его оценкам, будет приносить ему дополнительно $100 000 в год. В своей колонке на Entrepreneur он подробно расписал, что он делал для того, чтобы все это стало возможным.

Ты сидишь за своим рабочим столом, готовясь уничтожить свой рабочий день. Заварил ведро кофе, ворвался в календарь и погрузился в самую важную задачу на повестке дня. И вдруг происходит это – звонит телефон или рядом возникает сотрудник и говорит “Эй”. Или мимо проскальзывает босс, для проформы напомнив тебе об отчете за неделю.

Кто и как бы тебя не отвлек, ты раздражен. И если ты работаешь в офисе, ты понимаешь, о чем я говорю: просто потому что ты сидишь за этим столом и отметился о приходе в офисном журнале, каждый считает совершенно нормальным подойти и поболтать с тобой о том о сем. И, как ни прискорбно, эти “то-се” могут на корню уничтожить твою продуктивность.

Они не только выдергивают тебя из задачи, они высасывают твою ментальную энергию. Я не замечал, как много времени теряю, пока у меня не появились дети. Но теперь, когда у меня их четверо, я очень хорошо это вижу. И да, отцовство серьезно ограничивает мою способность переносить все эти разговорчики ни о чем и бессмысленный лепет. Родители меня поймут.

Обмен комментариями о вчерашней игре у кофейного автомата может вылиться в 20 потерянных минут. Или причитания коллеги за соседним столом. А приглашение на обед может обернуться в неторопливую двухчасовую беседу, в которую тебя завлекли против твоей воли. Все эти вещи убивают продуктивность и проматывают потенциал.

Создавать пространство

Несколько лет я терпел эти пролетающие мимо моменты и возможности, но потом твердо решил что-то изменить. Я хотел меньше времени проводить в офисе и при этом успевать делать почти такой же объем работы. Что важнее, я хотел перестать тратить впустую прорву времени, которое я мог бы уделить семье или развлечениям с друзьями.

Сначала я думал, что нельзя работать на том же уровне, посещая офис реже. Я был СЕО своей собственной компании, но это не значило, что я мог не являться в офис, когда мне взбредет в голову. Что подумают клиенты, если меня не будет на месте? И способна ли моя команда справляться в мое отсутствие? Что если что-то пойдет не так?

Я был жертвой стереотипов, и мне понадобилось время на то, чтобы это осознать. К счастью, несколько удивительных предпринимателей и лидеров мнений помогли мне понять ошибочность своих доводов. Для начала я прочитал книгу Тима Ферриса “Четырехчасовая рабочая неделя” и понял, что это реально. Во-вторых, я присоединился к тренинг-группе Strategic Coach, где познакомился с концептом “создания пространства”.

В одном упражнении мы должны были рассказать, сколько дней посвятили отдыху за последний год. Зачем? Потому что нам нужно было научиться “создавать пространство” в наших жизнях. И чтобы создать это пространство, нам нужно было хоть иногда давать себе время на отдых. Со временем это ментальное упражнение помогло мне понять, что в моей жизни по-настоящему важно, а остальное передать на аутсорсинг.

В-третьих, я начал прислушиваться к таким гениям продуктивности, как Майкл Хайятт. По его словам, предприниматели не рождаются продуктивными. Они учатся этому, осваивая окружающую их среду. Если верить Хайятту, постоянные отвлечения и перебивки идут под номером один среди преград на пути предпринимателей к достижению их целей. “Предприниматели и управленцы вроде нас слишком ценны для бизнесов и самых дорогих людей, чтобы позволить отвлекающим факторам тянуть нас вниз”, – пишет он на своем сайте.

Просто прислушиваясь к советам таких экспертов, я научился “создавать пространство” и в определенной степени абстрагироваться от постоянного контроля. С тех пор я иду путем минимизации отвлекающих факторов и построения продуктивного рабочего дня. Со временем я сократил свое офисное время с 40 часов в неделю до менее чем восьми, что никоим образом не уменьшило моей продуктивности, и даже наоборот, привело к росту прибыли компании.

Для достижения такого результата, я следовал пяти простым приемам.

Стратегический найм

Хотя у меня уже был управляющий директор, я нанял еще ассоциативного советника. Его работа заключалась в том, чтобы быть “мной”, когда я отсутствую в офисе и давать экспертные советы нашим клиентам, предоставляя им лучший сервис.

Это нюанс, который, по моему мнению, не удается большинству предпринимателей. Они отказываются делегировать самые важные свои обязанности другим людям, опасаясь, что никто не сможет справиться с ними так же хорошо. Но если вы хотите работать меньше, придется на это пойти.

На то, чтобы все вошло в колею, пришлось потратить какое-то время. Несколько месяцев мне приходилось работать по 60 часов в неделю, чтобы обучить нового сотрудника всему, что он должен был знать. Но когда мы прошли этот тяжелый этап учения, у меня появился доверенный и компетентный человек, на которого я всегда мог положиться.

Управление процессами

Мы стали документировать наши процессы. Наконец я понял, что могу существенно облегчить себе жизнь, если упорядочу процессы, которые приходится делать снова и снова. Для этого я использую инструмент Sweet Process, который позволяет создавать любые бизнес-процессы.

Используя этот инструмент, мы начали создавать процессы для таких важных задач как открытие новых аккаунтов. Дальше мы создавали процессы открытия банковских депозитов и обработки клиентских платежей. Когда мы закрывали таким образом более высокоуровневые задачи, мы даже систематизировали мелкие бытовые вопросы, возникающие в течение дня.

Документирование всех этих процессов подразумевает много работы, но когда все будет готово и новые люди научатся этим пользоваться, вам больше никогда не придется заниматься такими вещами. В идеале если вам нужно будет нанять кого-то или заменить человека, ваш задокументированный процесс будет служить обучающей методичкой.

Создание “пространства”

Я стал планировать время для своего отсутствия в офисе. Когда я нанял больше людей и создал процессы, мне нужно было провести какое-то время вне офиса, чтобы понять, работает ли моя стратегия. Так что я так и делал, хотя мне и пришлось буквально заставлять себя уходить с работы.

Поначалу я проводил это время в кофейне или работал из дома. Таким образом я мог тестировать способности своих новых сотрудников, не абстрагируясь окончательно. Когда я почувствовал себя увереннее, я начал брать себе выходной по вторникам. Постепенно я добавлял новые “выходные” в свой календарь. В конце концов я пришел всего к восьми рабочим часам в неделю, при этом мой бизнес продолжал работать без сучка без задоринки. И да, я чувствовал себя шикарно!

Улучшенная коммуникация

Раньше мы в команде использовали электронную почту, SMS и Google Chat – это были наши основные платформы для коммуникации. Какое-то время это хорошо работало, но в итоге я понял, что в таких чатах теряются детали.

Тогда мы перешли на Slack. Он позволил нам создавать каналы под специфические для нашей компании темы. Мы могли вести текущую беседу и отыскать детали в предыдущей. Если раньше мы могли терять важную информацию и диалоги, то теперь Slack хранил все в одном месте.

Сильнее, быстрее, выше

Мы стали постоянно искать способы улучшить свою работу. Я учредил процесс еженедельных отчетов в офисе. Но мы не обозревали работу друг друга, а вместо этого подводили общий итог того, как прошла неделя. Насколько эффективно мы коммуницировали? Все ли успели сделать? Или что-то где-то недоработали?

Отыскивая пробелы в коммуникации и планировании, мы находили возможности их улучшить. Именно это мы и делали. Со временем мы улучшили все, начиная от ежедневного общения до результатов для наших клиентов.

Мысли в заключение

Человек, который думал, что ни в жизнь не сможет перестать жить в офисе, сегодня работает менее восьми часов в неделю. И как последний гвоздь в гроб стереотипа и в доказательство того, что все, что я здесь обрисовал, работает, скажу, что благодаря новому пути мы также заметно увеличили доходность компании. В этом году Alliance Wealth Management работает в таком темпе, что к концу года мы ожидаем роста прибыли на 31%.

Теперь, когда я меня больше свободного времени, я могу быть лучшим отцом и мужем. А заодно у меня появилась возможность заняться тем, чем я всегда хотел – создать курс для финансовых консультантов, которые хотят стать силой, с которой придется считаться в онлайн-пространстве. И знаете что? Мой курс “Формула роста для интернет-советника” уже выходит на уровень, который позволит добавить $100 000 дохода к моему основному бизнесу.

Этот факт подчеркивает идею, что большее количество рабочих часов не всегда означает более весомые результаты. И что иногда чем больше, тем лучше.