В IT-отрасли каждый год проводится множество конференций. Полезными на них бывают не только лекции экспертов или панельные дискуссии по насущным вопросам, но и возможность познакомиться с коллегами по рынку, конкурентами или потенциальными клиентами. Сергей Корнеев, Chief Business Development Officer в компании Clickky, в колонке для AIN.UA поделился несколькими советами о том, как получить от таких ивентов практическую пользу для бизнеса.

Составить приблизительный план до начала конференции

Чтобы с максимальной эффективностью использовать время мероприятия и избежать как нежелательных пауз, так и бесполезной активности, к конференции нужно подготовиться заранее.

Вначале стоит определить основные цели и ожидания. Хотите ли вы найти полезные знакомства? Заявить о себе и своем бизнесе? Заключить сделку? Найти свежие идеи и услышать о реальном опыте? Получив четкое представление о том, чего вы хотите достичь, гораздо легче сосредоточиться на действительно важных задачах.

Также стоит представиться ключевым контактам до конференции, чтобы во время мероприятия сразу перейти к продуктивному обмену мнениями. У Clickky такими задачами занимается специально назначенный сотрудник отдела развития бизнеса. Он получает доступ к нетворкинг-инструменту или запрашивает имена и контакты участников конференции у организаторов, внимательно составляет список интересующих нас компаний и приглашает к общению их представителей. Для того, чтобы эффективно следить за расписанием митингов, все они добавляются в календарь назначенного сотрудника. Желательно использовать время по максимуму и не оставлять в календаре пробелов. Таким образом, у участников конференции от Clickky может быть назначено до 15 встреч в день.

Найти место для встреч и общения

То, что гарантированно нельзя получить нигде, кроме как на конференции — это общение с потенциальными покупателями, инвесторами, партнерами или сотрудниками.

Используйте нетворкинг на полную. Не бойтесь представляться другим участникам мероприятия и выходить из зоны комфорта. Спрашивайте, кто они и чем занимаются, рассказывайте о своей компании. Среди запланированных встреч стоит также отвести время для свободного общения и новых знакомств.

Не нужно стесняться использовать неформальные ивенты в ходе конференции, такие как пре-пати и афтепати, а также знакомства в ходе кофе-брейков и разговоров в кулуарах. Это равноценная часть нетворкинга, такая же, как и встречи «в пиджаках».

Выбирайте конференции, которые открывают широкие возможности для нетворкинга и стимулируют к активному общению.

Если у вас есть стенд на конференции – это большое преимущество. Обязательно высылайте его номер в письмах о назначении встреч, а также позаботьтесь о нужном количестве свободных стульев. Если же стенда у вас нет, узнайте, есть ли он у партнера и сможете ли вы им воспользоваться.

В случае, если стенд приобрести не удастся, узнайте заранее, где на конференции находятся зоны нетворкинга и свободные места, где можно назначить встречу и не потеряться.

Часто случается, что на бейджах участников конференции их имена и названия компаний, которые они представляют, напечатаны слишком мелким шрифтом. Вас может выручить наклейка, на которой большими буквами следует написать название вашей компании — это упростит задачу как случайного нетворкинга, так и поиска партнеров для уже назначенных встреч.

Использовать инструменты для нетворкинга

Современные возможности для коммуникации безграничны. Многие конференции используют специальные приложения для того, чтобы облегчить задачи нетворкинга — настоящие соцсети для одного ивента. В них участники могут назначать друг другу встречи, обмениваться сообщениями, фото, оставлять комментарии и получать уведомления от организаторов.

Перед покупкой билетов на очередное мероприятие мы всегда проверяем, предоставляют ли организаторы трекинг-тул. Если такой возможности нет, вероятность нашего присутствия резко сокращается. Вместе с тем, стоит обращать внимание на стоимость подобных инструментов. К примеру, билет на конференцию Global Mobile Games Confederation стоит недорого, но использование нетворкинг-тула обойдется в круглую сумму (до $1000).

Для Mobile Beach Conference, которую мы организовываем в мае в Одессе, был выбран сервис Attendify, который позволяет создать собственное приложение со всеми необходимыми функциями: от публикации расписания до модерации комментариев, оставленных гостями.

Некоторые приложения позволяют считывать информацию с визиток и импортировать их в ваш смартфон. Есть и такие, которые могут создать цифровую визитку, используя профайл в Linkedin. В Clickky мы используем приложение от нашей CRM-системы Salesforce, которое позволяет сканировать визитки и отправлять их прямиком в систему. Таким образом сразу после встречи можно создать лид в Salesforce, и обновлять статус уже внутри CRM.

Подобные умные решения позволяют сэкономить время и сосредоточиться на действительно интересных контактах.

В то же время, не стоит забывать и о традиционных визитках. Их всегда нужно иметь под рукой, чтобы обмениваться во время знакомства, особенно с теми кто не использует никакое специальное приложение.

Главное не забыть внести собранные контакты в базу данных, чтобы затем инициировать общение по итогам встреч в ходе конференции. Обычно принято писать агенду встречи прямо на визитке – так вы не забудете, о чем договорились. Мы в Clickky также разработали специальную тетрадку-визитницу для записи итогов общения с партнером.

Укреплять существующие связи

Конференция предоставляет отличную возможность укрепить уже налаженные контакты.

Масштабное мероприятие обычно собирает профессионалов из разных городов и стран, встретиться с которыми вне конференции мешает расстояние или занятость. Таким образом, можно решить несколько задач — продуктивно пообщаться с коллегами по индустрии, потратив минимум времени и ресурсов, и получить новый опыт и знания.

Имеет смысл договориться о таких встречах еще до начала ивента, чтобы гарантированно не упустить возможность развития отношений. Для своих лучших партнеров, Clickky готовит специальные брендированные подарки — это были и квадрокоптеры, и портативные колонки, и повербанки, и съедобная продукция. Главное, чтобы подарок был интересным и полезным для партнера и его коллег по офису.

Подвести итоги

После конференции обязательно нужно определить, насколько полезным оказалось ее посещение, достигли ли вы поставленных целей.

Соберите контакты тех, с кем вам удалось пообщаться, и отправьте им персонализированный follow-up в течение недели после окончания мероприятия. Напомните, о чем вы говорили и предложите продолжить сотрудничество. Таким образом, общение в ходе конференции перейдет в работу вне ее.

Подсчитайте ROMI и количество конверсий, произошедших по результатам посещения конференции, на всех этапах воронки продаж. В Clickky, мы считаем ROMI спустя три месяца после конференции, а потом еще раз, подводя итоги года.

В нашей CRM системе мы всегда отмечаем, с какой конференции пришла сделка, к ней автоматически подтягивается сумма Revenue с таким партнером. В итоге, остается только внести все затраты на поездку, билеты, проживание, промо-материалы, и можно автоматически получить ROMI.

Стоит посещать только те мероприятия, которые соответствуют ожиданиям и помогают достичь поставленных целей, таких как ROMI больше 100%. Если конференция себя не окупила, надо разобраться, в чем причина. Иногда это означает, что стоит и вовсе отказаться от поездок на такое мероприятие. Но иногда даже конференции одного и того же организатора окупаются по-разному, и значит нужно выбрать то мероприятие, участие в котором более выгодно. Для нас, к примеру, Affiliate Summit West в Лас-Вегасе намного прибыльнее, чем Affiliate Summit East в Нью-Йорке.

В итоге, если четко понимать зачем приходить на конференции, что они могут дать и как это использовать в будущем, можно превратить этот вид профессиональной активности в полноценный источник роста для компании.

Автор: Сергей Корнеев, Chief Business Development Officer в компании Clickky