Предприниматель купил и внедрил систему OneBox в свою компанию. Спустя целый год работы с приложением клиент неожиданно делает важное открытие — помимо прочих особенностей система помогает эффективно управлять задачами. Почему на это понадобилось столько времени? Дело в том, что заказчица внедряла OneBox в качестве ERP-системы и спокойно управляла счетами, товарами на складах и финансами. А когда наконец дошло до реального управления задачами, в качестве обратной связи от нее прозвучало: «Вы от меня скрывали бриллиант».
Как это допустили специалисты OneBox и почему «скрывали», стоило разобраться. С одной стороны, было приятно, что клиент спустя время открывает новые горизонты и снова радуется как в день покупки. В то же время в команде чувствовали неловкость за то, что сотрудники, возможно, недостаточно подробно рассказали клиенту обо всех возможностях продукта.
Дмитрий Левошич, руководитель коммерческого отдела OneBox
«То, что компании-разработчику или продавцу кажется совершенно очевидным, может быть недоступно клиенту. В то же время и клиент в своей сфере может продемонстрировать навыки, которые покажутся вам настоящей магией. Это абсолютно нормально»
В динамичной бизнес-среде мало у кого находится время осилить прочесть и понять десятки страниц руководств пользователя, особенно если система проста и интуитивно понятна в использовании. Метод проб и ошибок, радость новых открытий – так мы находим и изучаем большинство незнакомых функций в телефонах, компьютерах или автомобилях. Ведь это гораздо интереснее, чем сидеть и читать скучные инструкции. Но чем более функциональна система, тем больше шансов при таком подходе упустить из внимания действительно полезные возможности и «открыть» их уже спустя некоторое время. А OneBox является именно такой – мультифункциональной системой: в ней более 200 автоматических действий и миллионы вариантов, как настроить процессы и управлять ими.
Что такое OneBox?
Функциональность системы OneBox напоминает знаменитый швейцарский нож: здесь и автоматизация документооборота и товарооборота, управление колл-центром и учет времени и эффективности сотрудников, данные о событиях в виде звонков, писем и SMS-сообщений, уведомления о нарушениях рабочих инструкций. Система ведет учет проведения оплат, закрытия задач и заказов.
Чтобы наиболее полно дать представление о потенциале и упростить освоение продукта, команда OneBox позиционирует его как конструктор бизнес-процессов. Любой процесс складывается из нескольких этапов. Например таких: «звонок от клиента», «оплата», «формирование заказа», «отправка». Графическая расстановка этапов и создание взаимосвязей – это одновременно моделирование и управление бизнес-процессами. Пользователь строит визуальную цепочку этапов, а система воспринимает эту, как команды и последовательно выполняет их.
Как продают OneBox?
Далеко не каждому заказчику под силу освоить описание всех модулей системы автоматизации и разобраться в быстро растущем количестве технических терминов и аббревиатур – CRM, ERP, BPM, GTD и др. Поэтому главной задачей, которую решают sales-менеджеры OneBox – выяснить базовые потребности клиента и его основные цели при внедрении.
К примеру, если систему планируется использовать как инструмент реализации маркетинговой стратегии, основной акцент будет сделан на управлении базой контактов, массовыми рассылками, получении отчетов о рекламных кампаниях и анализе рекламных каналов.
Приоритетной является реализация рабочих сценариев, которые решат бизнес-задачи клиента. В случае с потребностью в ERP-системе для заказчика больше внимания было уделено управлению финансами, документо- и товарообороту, а вопрос менеджмента задач остался в тени.
Закрывая недосказанное: как управляют задачами в OneBox?
Для управления собственными задачами и задачами подчиненных в OneBox список дел Getting Things Done и классический электронный календарь собраны воедино. Благодаря чему над сотрудником не довлеет необходимость избыточного тайм-менеджмента, когда невыполненные в срок задачи приходится из раза в раз переносить, тратя на этот процесс значительную часть рабочего времени. OneBox-календарь позволяет сосредоточиться на выполнении самих задач, обеспечивая максимальную производительность.
В OneBox простое и интуитивное создание задач с заданным сроком выполнения, открыта информация о загрузке каждого сотрудника, система автоматически перенесет незакрытые вопросы. Удобные фишки: drag’n’drop для перетаскивания задач вручную, массовое редактирование задач, а также полная связь записей в календаре с задачами проектного менеджмента внутри системы – так работает календарь в OneBox. После начала использования работа с таким календарем доходит до автоматизма и заказчик осознает все его преимущества по сравнению с другими приложениями.
Детально процесс создания задач в календаре OneBox описан в блоге компании. Стоит отметить, что система фильтров и цветовая маркировка позволяют эффективно организовать работу при достаточно объемном потоке задач и длинной цепочке задействованных сотрудников. Важно, что все производимые действия, включая скорость выполнения задач, прохождение товара, коммуникации с клиентом, собираются системой в статистику доступную для последующего анализа.
Открывая OneBox
Эффективное управление задачами – одна из многих граней функциональности OneBox. Опыт общения с клиентами показывает, что в процессе развития бизнеса и выхода на новые уровни эффективности в управлении, система обеспечивает заказчику потенциал для дальнейшего роста компании и способна еще не раз приятно удивить в процессе эксплуатации.
+380 (44) 390-09-85
[email protected]
