4 совета, как повысить свою эффективность при использовании таск-менеджеров

Освободите свой мозг от информации

«Ваш мозг не предназначен для того, чтобы помнить и упорядочивать более четырех вещей», — говорит Дэвид Аллен, создатель метода повышения личной эффективности Getting Things Done и автор нескольких книг по продуктивности. «Мозг генерирует идеи, а не хранит их. Поэтому фиксируйте все мысли, а не только какую-то часть. В ином случае вы не будете доверять ни своему мозгу, ни списку задач», — уверен Аллен. 

Для таких случаев отлично подходит приложение Things 3. У этого сервиса есть «ящик», который предназначен именно для такой «разгрузки» мозга. Записывайте там свои идеи и задачи — это можно даже сделать с помощью Siri. Затем вы сможете упорядочить эти записи — создать списки, а также назначить дедлайн для каждой задачи. 

Детализируйте задачи

«Большинство людей используют приложения для отслеживания задач неправильно», — говорит Аллен. Причина в том, что пользователи не детализируют свои записи. Аллен советует создавать такие задачи, которые изначально предполагают действие: «Забронировать ресторан на день рождения мамы» вместо «День рождения мамы». 

Trello — сервис, который позволяет визуализировать все задачи и упорядочивать их в списках. С его помощью можно охватить взглядом все записи, а также посмотреть детали каждой из них. 

Определите дедлайн 

Соавтор книги о планировании И Джей Масикампо говорит, что одна из главных ошибок людей, которые используют таск-менеджеры, заключается в том, что они не устанавливают дедлайны. «Если вы хотите время от времени возвращаться к списку задач с намерением что-то сделать, он превратится в кладбище невыполненных дел», — говорит Масикампо. 

В этом случае приложения лучше, чем ручка и бумага. Сантьяго Мереа, генеральный директор компании Raised Real, говорит, что одна из его любимых функций Google Keep — это возможность устанавливать напоминание на основе геолокации. Например, когда Мереа приехал на конференцию, посвященную процессу упаковки товаров, Google Keep напомнил ему о том, что предприниматель сделал несколько заметок о реакции клиентов на упаковки его компании. 

«Я ставлю напоминания на определенное время или место, поэтому мне не нужно заходить в приложение и видеть огромное количество задач», — отмечает Мереа. 

Не бойтесь удалить приложение

Ранее в этом году я брал интервью и Стива Балмера и вспомнил, что он один из людей, которые призывают избавиться от бумаги в работе. Во время нашей беседы, я записывал некоторые моменты в свой блокнот. «Вас раздражает, что я использую ручку и бумагу?», — спросил я у Балмера и получил утвердительный ответ. 

Но я не готов расставаться с записями на бумаге, и в отличие от Балмера Дэвид Аллен говорит, что это нормально. «Я знаю много людей из технологической отрасли, которые до сих пор используют бумажные блокноты, просто потому что это быстрее. Человеку не нужно сильно замедлять свой темп работы, чтобы записать что-то в блокноте», — подчеркивает Аллен. 

Напомним, ранее AIN.UA публиковал материал о том, почему стоит подниматься в 5 утра каждый день.