Как оставаться продуктивным на протяжении всей недели. Советы от CEO Evernote

У меня более 10 000 заметок в Evernote, включая списки дел, целей, тексты для совещаний и даже рисунки моих детей. Это может звучать ужасно, но я разобрался, как сделать так, чтобы это все работало на меня. 

Присваивайте каждому дню недели тематику

Легко втянуться в бесконечный цикл электронных писем и обязательств. Чтобы не попасть в эту ловушку, я назначаю «тему», над которой ФОКУСируюсь каждый день.

Например, в понедельник я уделяю время бизнесу Evernote. Это, как правило, еженедельные встречи руководителей и индивидуальное общение с сотрудниками, где я помогаю решать проблемы и обсуждаю, как внедрять инновации и двигаться быстрее. Вторники заняты общением со всей компанией, включая международные офисы. Мы отмечаем прогресс сотрудников, а также убеждаемся, что все двигаются в одном направлении. 

Среду я уделяю маркетингу и работой с аудиторией. Обычно я думаю над тем, как усовершенствовать наши продукты с учетом отзывов пользователей. Например, в прошлом году наши пользователи с Android-смартфонами активно просили нас внедрить функцию сканирования отпечатков пальцев, поэтому мы сделали ее приоритетной и работали над этим. Это было как раз в среду. 

В четверг я занимаюсь продуктом и наймом. Я погружаюсь в наши планы и изучаю прогресс. Мы активно нанимаем людей, поэтому в четверг я занят встречами с кандидатами. И, наконец, по пятницам я делаю все, что не успел выполнить в течение недели.

Планируйте наперед и выставляйте приоритеты

Я веду девять разных Google-календарей (они, конечно же, интегрированы в Evernote), которые отражают разные сферы в моей жизни: работа, путешествия, дети. Я сделал так, чтобы они показывали квартальные цели, чтобы отслеживать мой прогресс и прогресс моей команды. 

Не позволяйте письмам занимать вас

У меня есть правило — я не проверяю почту первым делом утром. Вместо этого, я начинаю день с задач, которые выписал себе накануне вечером. Главное, чтобы первой в списке была самая сложная задача — чтобы хватило сил ее решить. 

Я отчасти согласен, что почтовый ящик — это список дел. Я стараюсь проверять его всего два раза в день и использую модифицированную версию метода Getting Things Done (GTD), чтобы придерживаться такого подхода. Я также настроил автоматические фильтры, чтобы перенаправлять электронные письма в соответствующие папки.

У меня есть два простых правила при работе с почтой:

• Отвечать сразу же, если это займет не более двух минут;
• Все остальное — направлять в папки или сохранять в Evernote.

Я понял, что переписка в течение дня привносит хаос в мою работу. 

Сведите встречи до минимума

Раньше моя команда встречалась раз в две недели. На такие встречи приходили десятки людей, поэтому они не имели смысла. Сейчас я свел все встречи к двум правилам: присутствовать должно не больше восьми человек, а каждое совещание должно иметь список обсуждаемых вопросов. На встречах я также назначаю конкретному человеку вести конспект беседы, чтобы потом поделиться со всеми. 

Я не верю, что есть продуктивные или непродуктивные от рождения люди. Вся суть в методах. Главное — найти то, что подходит конкретно вам. 

Напомним, ранее AIN.UA приводил материал о том, как биоритмы влияют на продуктивность в течение дня.