Ольга Виславных, Comarch: «У нас есть секрет. Вирус Petya нас никак не затронул»

Ольга Виславных, руководитель отдела консалтинга по решениям EDI&ECM на украинском рынке Comarch S. A.

На пути внедрения электронного документооборота в Украине вы фактически являетесь первопроходцем и в этом сегменте работаете уже 12 лет?

Да, но еще 10 лет назад это было очень сложно. Иногда для внедрения электронного документооборота компании приходилось специально покупать компьютер. В начале 2000-х доступность и качество интернета были настоящей проблемой, хотя сейчас в это трудно поверить.

Давайте остановимся на сегодняшнем дне и перспективах на будущее. Наверное, многие слышали об электронном документообороте, но что это такое мало кто понимает. Расставим все точки над «і» и расскажем детальнее, что такое EDI, в чем его преимущества и чем он отличается от обычного документооборота.

Электронный документооборот – это прежде всего обмен данными между компаниями и системами компаний. Преимущества от внедрения EDI получаем тогда, когда системы «говорят» друг с другом на одном языке. А для того, чтобы они на нем заговорили, существуют операторы электронного документооборота.

Попытаюсь легко и доступно объяснить, как это происходит на практике: например, я являюсь продавцом, а мой партнер является покупателем. Моя внутренняя учетная система может выгрузить заказ в форме квадрата. А мой покупатель может принять этот заказ только в форме треугольника или ромба. Я не могу настраивать форматы под каждого партнера. Особенно если это касается торговли — торговых сетей, электронной коммерции и так далее, когда речь идет о сотнях партнеров и различных компаниях. Но сейчас оператор электронного документооборота может из квадрата сделать любую фигуру. Мы структурируем процессы, отходим от лишнего труда и помогаем системам партнеров «понимать» друг друга.

В каких сегментах внедрение EDI может принести максимальную пользу?

Наиболее востребованным электронный документооборот является в торговле. Он покрывает весь цикл — от заказа до закрытия сделки. Основное преимущество состоит в том, что он существенно упрощает и оптимизирует процесс купли-продажи. Ведь количество документов в гражданско-правовых договорах огромное. Также к этой системе подключились банковские учреждения, логистика, FMCG. Есть примеры полного отказа от бумажной цепочки. Мы можем доказать, что на сегодняшний день заключение сделки без предоставления бумажных копий абсолютно реально.

Основные этапы документооборота

Благодаря электронному документообороту заказчик уведомлен о всем цикле сделки. Например, если заказано 10 шоколадных конфет, а на складе их оказалось всего 9, то заказчик узнает об этом раньше, чем получит свой заказ, и это не станет для него неприятным сюрпризом. Ведь заказчик рассчитывает заполнить все места на полках своего магазина. Своевременное предупреждение о недостаче какого-либо товара у одного поставщика дает возможность сделать дозаказ у другой компании. Таким образом уровень потерянных продаж значительно падает.

Видны также уведомления о приеме и об отгрузке – это значит, что перед тем как машина приедет на склад, работники уведомлены об объеме поставки. Это не ввод данных вручную, не ожидание в течение нескольких часов, пока машина будет разгружена и оператор внесет в систему необходимую информацию. В среднем процесс приема товара сокращается на 20–30 минут. Более того, благодаря этому можно вычислить и проанализировать, какие процессы в сделке работают некорректно и внедрять в этих направлениях оптимизацию и мониторинг.

Все накладные — налоговая и товарная, акты сверки, акты выполненных работ, регистрация – переходят в юридически значимый электронный документооборот. На бумаге остается только документ, который сопровождает водителя. К сожалению, без этого пока не обойтись.

Вашим клиентом может стать любая компания или есть определенные требования?

Да, любая. А как она это организует — зависит только от нее, от ее желания двигаться в ногу со временем и от понимания, что ей это выгодно. А нам, в свою очередь, выгодно подключать большее количество компаний, чтобы максимально перевести бумажный документооборот в электронный. Это положительно влияет не только на результаты отдельных компаний, но и на эффективность экономики в целом.

Почему для подавляющего большинства компаний этот процесс ограничивается только переходом на специальные приложения?

Все зависит от зрелости компании и количества документов, с которыми мы работает. Мы стараемся вести образовательную работу, интегрировать разные системы. Некоторые опасаются, внедряют только самые легкие элементы и застревают на этом этапе. Многие компании не находят времени, чтобы приложить усилия для рывка, который в дальнейшем значительно облегчит работу сотрудников. Существует некий ментальный страх перед чем-то существенно новым, хотя мы активно работаем на рынке более 12 лет.

Повторюсь — мы проводим активную образовательную работу. В частности, объясняем, что у нас есть логистический оператор, и если нам делают заказ на поставку, то мы сами упаковываем товар. Если присутствует момент дезинтеграции, то нам не нужно звонить для решения проблемы, мы отправляем электронный документ, где указываем логисту: «Возьми товар А, положи на место B, доставь к такому-то времени определенному клиенту». Все это — в электронном виде и четко отслеживается. Максимальная прозрачность, исключающая коррупционные схемы и улучшающая взаимоотношения партнеров. Конфликтных ситуаций становится гораздо меньше, ведь мы можем проконтролировать весь процесс, поднять историю. А если и случается конфликт, то его решение намного проще, чем при бумажной цепочке документооборота.

Как показывает практика, немало времени у сотрудников отнимает поиск конкретного документа и перебирание бумаг. С EDI-технологиями все иначе — можно быстро поднять заархивированный документ.

Какова цена вопроса?

Все зависит от масштабов интеграции. Если мы делаем элементарные соединения, то это абонементские оплаты, которые рассчитываются в зависимости от количества документов.

Минимальную цену можете назвать?

Например, 100 документов в месяц стоят порядка 200 гривен. Это небольшие деньги для компании. С количеством документов растет цена. Также на цену влияет вид пакета.

Вашими клиентами является достаточно много известных украинских компаний, назовите наиболее успешные проекты?

Да, среди наших клиентов около 60 сетей и 3000 поставщиков — как локальные, так и международные представительства.

Самое тесное и длительное сотрудничество у нас состоялось с METRO Cash & Carry. В частности, мы являемся центральным оператором электронного документооборота данного ритейлера, а также сотрудничаем на локальных рынках компании.

В 2005–2006 годах мы начинали образовательный процесс, подключали к EDI поставщиков, объясняли, что это такое и зачем оно нужно. А в 2016 году полностью закрыли цепочку – отказались от бумаги, кроме — как уже говорилось — документа, сопровождающего водителя.

Отметим, что все подлежит системному контролю: регистрация налоговой накладной, соответствие документов и наличие подписей. Таким образом поставщик быстрее получает деньги, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных и креативных задачах.

А теперь о безопасности. Мы уже сталкивались с хакерскими атаками, с вирусами, вспомним только недавний вирус Petya, как действовать в таких ситуациях?

У нас есть секрет. Вирус Petya нас никаким образом не затронул.

Как же вы защищаетесь, ведь за 12 лет через вас прошло немало документов?

Благодаря тому, что часть документации была переведена в электронную форму, она сохранилась в наших системах. Таким образом компании, которые пострадали от вирусной атаки, могли просмотреть свои архивные данные и даже восстановить их. Обеспечение безопасности у нас на самом высоком уровне и является приоритетом номер один. Доверие Comarch — это гарантия вашей безопасности. Наш дата-центр находится в штаб-квартире в Кракове. Уровень защищенности центра — 3–4, мы постоянно проходим сертификацию, у нас налажена охрана здания. На случай, если центральная городская система не справится со своей задачей или будут какие-то перебои, есть своя система энергоснабжения. Также есть система пожарной безопасности.

Мы предоставляем услуги электронного документооборота не только в торговле, но и во всех отраслях экономики: у нас хранятся банковские данные, совершается постоянный аудит. Более того, в качестве сотрудника я не попаду в компанию без специальной карты доступа. Территория наших зданий огорожена и находится под постоянной охраной.

За эти 12 лет было много попыток хакерских атак?

Да, они периодически происходят. У нас в компании есть команда профессионалов, которая специализируются исключительно на системе безопасности, поэтому наши системы надежно защищены и продуманы. Дополнительным элементом безопасности являются резервные планы по защите и резервные дата-центры.

Что посоветуете компаниям, чтобы они могли себя обезопасить в разных ситуациях, например, в случае сбоя системы, поломки компьютеров, сбоя в энергоснабжении?

Внутри компании должна быть элементарная пользовательская грамотность: бывают случаи, когда пароль от аккаунта — это «1, 2, 3, 4», и к тому же он висит у всех на виду. Или весь отдел пользуется одними данными доступа к аккаунту с документацией. Или отсутствие должного подхода к использованию ЭЦП. Думаю, подобных моментов можно перечислить немало. Не допускать такого — уже большой шаг. С точки зрения внедрения электронного документооборота я рекомендую для интеграционных соединений выбирать транспортные протоколы с высоким уровнем безопасности, а в случае использования веб-приложений — следить за доступом к документации и аккаунтам с чувствительными данными, особенно это касается юридически значимых документов.

Для уточнения деталей и подключения обращайтесь в службу поддержки Comarch EDI Service Desk на e-mail [email protected] или по телефону 0 800 300 142. Дополнительную информацию о системе B2B Network и компании Comarch можно найти на сайте.

Узнать больше