Как провести хакатон и не облажаться — большой гайд по подготовке

Павел Педенко на MHW 2016. Фото тут и далее — предоставлено автором колонки.

За последние несколько лет у меня получилось поучаствовать в организации нескольких отличных оффлайн мероприятий:  Media Hack Weekend 2016, Product Camp by ProductTank Kyiv, серии ProductHunt и ProductTank митапов. Делать хакатоны (как и любые ивенты, в принципе) – это такой особый вид мазохизма. Всегда что-то идет не так. Всегда нервно. Что главное — практически негде подсмотреть, как это делать правильно. Я хочу рассказать об основных вещах, о которых нужно помнить, организовывая такое событие для себя или для других.

Перед организацией любого хакатона нужно дать ответ на пять вопросов:

• Сколько стоит провести хакатон?
• С кем делать хакатон? Кто должен войти в команду?
• Где провести хакатон? Как выбрать локацию?
• Зачем людям в этом участвовать?
• Как выбрать победителя?

Начнем с денег

Делать хакатоны дорого. При чем, неважно о каком масштабе идет речь. Если бы не спонсоры, мы бы никогда не смогли сделать событие уровня Global Hack Weekend (несколько сотен человек участников): с продажи билетов такое просто не отбивается. При стоимости билетов в 300-400 гривен, реальные расходы на одного участника порядка 1500 гривен (без учета призового фонда). А студентам вход и вовсе бесплатен.

Global Hack Weekend 2018 стоит несколько миллионов гривен. В этом году основными спонсорами стали «Приватбанк» и Mastercard. Если вы не можете найти спонсоров, провести подобное событие практически невозможно.

Что нужно для проведения хакатона:

1. Обеспечить рабочее место в локации, которая не всегда для этого пригодна. Мы делаем наш хакатон в концертном павильоне. Там нет отопления, мебели, интернета, нормальных туалетов и даже розеток. Помню, когда мы делали Media Hack Weekend в 2015 мы решили положить 1500 розеток. Нужно было видеть глаза Вити Виноградова, нашего технического партнера, который услышал этот запрос.
2. Чтобы отопить павильон, в котором мы будем проводить Global Hack Weekend в течение трех дней, нужно около 1000 литров солярки. Не экологично, зато тепло. С отоплением больших помещений всегда возникают трудности. Как-то раз я делал хакатон в «шайбе» на последнем этаже офиса Ciklum на Амосова. Это был январь. Сначала там перестало работать отопление, потом мы снесли туда масляные обогреватели и в результате этого выключилось электричество. Пришлось рассаживать участников хакатона по офису.
3. Обеспечить участников едой, водой, кофе и энергетиками. И все это минимум шесть раз. А еще у вас на событии точно будет несколько веганов, для которых нужна другая еда. Даже если вы не покрываете расходы на еду, а участники решают этот вопрос самостоятельно, просто договориться со всеми подрядчиками — это уже дорого по времени.
4. Интернет — также один из важных вопросов. Мы нашли партнеров и договорились о сотрудничестве. Но если партнера нет, на это закладывается также очень большая сумма. В наших масштабах, это $15 000 — $20 000.
5. Зарплаты или бонусы команде. Проект масштаба Global Hack Weekend 2018 готовится где-то 3-4 месяца, последние два месяца 2 человека работают условно full time, чтобы сделать это реальностью. Еще несколько людей задействованы part time. В корпоративных хакатонах этих расходов обычно нет — делают внутренние команды, у которых есть зарплата.
6. Охрана, контроль входов и выходов. Когда делаешь хакатон на 50-100 человек, то о таких вещах не задумываешься. Но когда количество участников переваливает за несколько сотен, то на площадке появляются разные люди. Охрана должна контролировать вход и выход, занос и вынос техники, помочь вывести людей, если они будут не в себе. Это также стоит денег.

Команда

В 2015 году мы готовили Media Hack Weekend, можно сказать, вдвоем. После успеха 2015-го года пришло понимание, что масштабировать команду под проект нужно, потому что два человека просто не могут подготовить 50-ти часовое событие на 600 человек качественно и без вреда собственному здоровью.

Роли, которые нужно предусмотреть при подготовке любого хакатона, вне зависимости от его масштаба:

1. Ивент-менеджер (держит в голове полную картину события, следит за графиком, имеет контакты всех людей на локации, знает, где и что может пойти не так).
2. Ведущий хакатона (говорит в микрофон со сцены, озвучивает то, что должно быть озвучено, создает настроение).
3. Менеджер технического обеспечения (отвечает за все экраны, звук, свет, электричество на локации, умеет ругаться с техниками и электриками).
4. IT-поддержка (знает, почему перестал работать интернет и имеет идеи, как это можно починить).
5. SMM-поддержка (знает, что сфоткать и куда запостить до и во время события).
6. Координатор менторов, если они у вас есть (на Global Hack Weekend будет около 50 менторов, поэтому мы выделили отдельного человека, который отвечает за то, чтобы им на локации было хорошо и понятно).
7. Координатор волонтеров (отвечает за то, чтобы волонтеры понимали, что делать и делали это).

Разумеется, во время работы на локации в зависимости от масштаба хакатона будет задействовано гораздо больше людей. Но это необходимый минимум ролей, которые нужны, чтобы подготовить средней величины хакатон.

Локация:

1. На локации должно быть комфортно работать. Не жарко и не холодно. Помню, как в 2015 году мы приехали в съемочный павильон в ночь перед хакатоном и поняли, что система кондиционирования не может нагреть помещение до приемлемой температуры. Это был первый и единственный раз в моей жизни, когда ночью пришлось искать 1000 литров солярки для отопления.
2. Розеток должно быть достаточно. Мы всегда закладываем с расчетом две розетки на одного человека. Теперь вспомните, что Global Hack Weekend — это событие на 1000 человек и представьте, как выглядит разводка 2000 розеток.
3. На локации должен быть работающий Wi-Fi. Это так просто и так сложно одновременно. Когда мы делали первый Media Hack Weekend в 2015 году и собрали около 600 человек, на локации 18 часов в сутки находился админ, который следил, чтобы никто не качал торренты и не укладывал сеть.
4. Врач. Для гламурных корпоративных хакатонов это не нужно, но если делаете настоящий экстрим, в рамках которого выпивается несколько тысяч банок энергетиков, то нужно учитывать, что с людьми, которые 48 часов не спят, может что-то произойти. На локации должен быть человек, который сможет быстро помочь.
5. Туалеты, рабочие места, печеньки и другие базовые потребности должны быть удовлетворены. На Media Hack Weekend в 2016 мы специально заказывали вагончик с туалетами, которые используются на киносъемках.

Не важно, делаете вы хакатон внутри своей компании или же это открытое событие. Люди должны понимать, почему они должны прийти к вам и потратить 48 часов своей жизни на участие в этой авантюре.

Поэтому должна быть мотивация для посещения хакатона:

1. Нетворкинг. Если вы можете гарантировать, что на хакатоне будут признанные эксперты в своих доменах, то участники придут просто, чтобы с ними познакомиться. Поэтому на Global Hack Weekend мы так много уделяем внимания менторам. Важный момент — эксперты должны понимать свою роль на хакатоне и зачем их пригласили. Поэтому уделить время в процессе подготовки, чтобы объяснить им их роль.
2. Быстрый прогресс в результате дедлайна, который навязан извне. Особенность хакатона – сжатые сроки. Это как раз тот момент, когда done is better than perfect. За время организации хакатонов, я видел несколько десятков команд, которые приходили просто, чтобы эффективно поработать и сделать большой рывок в своих проектах.
3. Призы. Несмотря на то, что основная аудитория хакатонов – это люди относительно обеспеченные, «плюшки» важны. Это кажется очевидным, но я видел несколько хакатонов, где команде из 8 человек дарили один планшет. Поэтому призовой фонд должен всегда планироваться так, чтобы каждый человек в победившей команде мог получить его часть. Например, мы команде-победителю подготовили поездку на Web Summit 2019 в Лиссабон.

В хакатоне не побеждает дружба

Выбрать победителя иногда бывает сложно: кто-то пришел с полу-готовым решением и отполировал его до идеала, кто-то пришел с идеей и собрал дряблый, но работающий прототип. Мы для себя определили несколько критериев, на которые жюри должно обращать внимание:

1. Прогресс, который команда сделала за 48 часов. Таким образом, мы ставим команды в равные условия. Победить может как команда, собравшаяся на хакатоне, так и команда, которая пришла уже с идеей или прототипом.
2. Оценивается только работающий прототип. Никаких «паверпоинтов» – только живое демо.
3. Оценивается бизнес-составляющая. Наша миссия – дать максимальному количеству людей опыт создания продуктов с нуля. Поэтому недостаточно сделать так, чтобы «оно работало». Нужно убедить жюри, что это может стать бизнесом.

Автор: Павел Педенко, проджект-менеджер компании MacPaw и организатор Global Hack Weekend.