Почему формат «открытого» офиса убивает вашу продуктивность

Вы вероятно слышали про недавнее расширение кампуса Facebook в Менло Парке. Новое здание, спроектированное канадским архитектором Фрэнком Генри, является квинтесенцией современных трендов в организации офисного пространства.

Годами формат открытого офиса провозглашали новым улучшенным решением для организации рабочего пространства. Поздние 90-е принесли нам офисный стиль с гнетущими кабинками, обрамленными безжизненными и пустыми бежевыми стенами. Но 21 век все изменил, открыв двери в светлые офисы с большим открытым пространством.

Как и бесплатные закуски или кофемашина, открытые офисы казались революцией, призванной повысить качество жизни офисного планктона. Помимо эстетики, работодатели надеялись, что открытые офисы подстегнут общение между коллегами, а следовательно, их сотрудничество между собой, что усилит общую продуктивность.

Глава по персоналу Facebook так высказывался о старом офисе, который также построен Генри в «открытом» формате:

«Он поистине создает окружающую среду, в которой люди могут работать сообща, создавать инновации вместе. Очень много спонтанности в том, как они сталкиваются друг с другом, и это на самом деле веселое совместное творческое пространство».

И хотя хайп, созданный вокруг открытых офисов, создает иллюзию более счастливой работы, реальность глазами самих сотрудников, которые в них работают, с точки зрения их продуктивности гораздо менее очевидна.

Больше сотрудничества или отвлекающих факторов?

• Очень громкий человек за третьим по счету столом от вас.
• Кто-то постоянно чего-то хочет.
• Парень, бесяще щелкающий ручкой.
• Барышня, которая каждый вечер поедает «ароматный» сэндвич с тунцом.

Многие считают, что в открытых офисах больше отвлекают, чем помогают.

С момента основания JotForm в 2006 году мы баловались самыми разными дизайнами офисов. И когда мы выросли до более чем 130 сотрудников, мы поняли, что ни один другой офисный формат не напоминает так сильно лавирование по минному полю — между возможностями и отвлекающими факторами — как открытые офисы.

Многие поспорят, что взаимодействие между сотрудниками в открытых офисах нивелирует негативные последствия для продуктивности в виде множества отвлекающих факторов. Но действительно ли сотрудничество и командная работа процветают в офисах открытого типа?

Профессор Гарвардской бизнес-школы Итан Берштейн в 2018 году опубликовал первое в своем роде эмпирическое исследование на тему коллаборации в открытых офисах. И оно показало, что на деле после перехода в формат открытого офиса сотрудники общаются лицом к лицу даже меньше, чем раньше. Вместо того, чтобы подстегнуть живое общение между сотрудниками, открытая архитектура, похоже, включает в них механизм социальной защиты от окружающих коллег, в результате чего люди стали общаться преимущественно в email и мессенджерах.

«Сидя в океане людей, ты стараешься работать больше, чтобы избежать контакта (например, надев большие наушники), потому что постоянное наличие аудитории создает давление и потребность выглядеть все время очень занятым», — прокомментировал Бернштейн.

Исследование показало, что сотрудники открытых офисов также демонстрируют меньшую продуктивность и снижение качества работы.

Какая есть тому альтернатива

В нашей компании сотрудники объединяются в маленькие кросс-функциональные команды по 5-6 человек. В каждую команду входит: главный дизайнер, который работает бок-о-бок с UI и CSS разработчиками, фулстак-разработчиками, UX-специалистами, аналитиками данных и исполнителями других важных функций. Мы заметили, что команды, в которых есть представитель каждой отдельной роли, намного более эффективны. И каждой такой команде мы выделяем отдельное помещение.

Каждый кабинет полностью оборудован под мини-офис: своя доска для заметок, столы, достаточно места, чтобы люди не чувствовали себя в тесноте, оборудование, а главное, двери, которые можно закрыть изнутри. Такие закрывающиеся комнаты позволяют нашим командам сосредоточиться, не отвлекаясь на толпы шумных коллег. И наушники им для этого не нужны.

В исследовании Сиднейского университета говорится, что шум — это то, что больше всего беспокоит работников в офисах. Результат проявляется в снижении продуктивности и посещаемости. По оценкам Information Overload Research Group, это обходится американским компаниям в миллиард долларов ежегодно.

Наши же сотрудники в своих мини-офисах, вместо того, чтобы бороться с отвлекающими факторами, могут спокойно углубиться в работу, при этом оставаясь в тесном контакте с коллегами — с которыми этот контакт действительно целесообразен.

Даже в хваленых оупен-спейсах Facebook есть специальные комнатки для уединения. Думаю, многие сотрудники компании из них не вылазят, особенно когда подходят дедлайны по сложным проектам.

Насколько маленькой должна быть команда

В 2014 году исследователи Альберт Као и Ийен Коузин опубликовали работу, которая наглядно демонстрировала следующее:

Работа в маленьких группах может во много позитивно повлиять на правильность принятых решений. Потому что маленькие группы одновременно представляют собой коллективную мудрость и в то же время исключают разрозненность толпы.

Что касается размера команды, тут мнения разнятся. В одной книге от Harvard Business Press автор настаивает на том, что 7 — это магическое число в плане эффективности принятия командных решений. Каждый член команды сверх этого числа снижает эффективность на 10%.

Я считаю, что каждая организация уникальна и зависит от сферы, типов решений и проектов, которые выполняет. Для нас семь человек в командах — это многовато. Но каждая компания должна решать, как будет лучше для нее и при каких обстоятельствах.

Точно так же, не существует единого офисного формата, который бы подходил всем — размер и конфигурация рабочего пространства зависит от компании. И хотя на сегодня имеется предостаточно свидетельств тому, что открытый офис — не лучшее решение с точки зрения продуктивности, руководство может выбирать этот формат с точки зрения затрат. При этом кабинки, которые казались мрачными, по части продуктивности труда могут быть ничем не хуже оупен-спейсов.

Для JotForm небольшие приватные командные офисы стали золотой серединой. И хотя не всем это может подойти, я настоятельно рекомендую организовать для сотрудников хотя бы комнаты для уединения. Такие инвестиции сторицей вам окупятся.