Удаленная работа стала новым мировым трендом, который успешно прижился и в Украине. Согласно опросу Work.ua, большая часть украинцев выбирает для себя удаленную работу: утвердительно ответили 75% респондентов. За последние годы количество фрилансеров в Украине перевалило за 200 000 человек. Прогнозируемая экономия работодателей должна составить более 3 млрд грн в год.
На первом месте среди удаленных профессий – программисты. Далее топ- 5 составляют такие специалисты:
- Менеджер проектов;
- Копирайтер;
- SMM-менеджер;
- Web-дизайнер;
- Переводчик.
Первыми оценили преимущества внештатных сотрудников IT-компании. Именно они содержат в штате представителей всех топовых профессий.
Наш опыт
Поначалу мы не рассматривали возможность настолько широко применять этот опыт в своей компании. Все отделы работали в офисе, система работы была налажена и глобальных перемен не планировалось. Началось все с привлечения внештатных копирайтеров. Как маркетплейс, мы очень много работаем с контентом, в том числе текстовым. Был опыт работы с биржами, но, в борьбе за качество мы решили попробовать сотрудничать с авторами напрямую. Мы разместили вакансии копирайтеров, подготовили ТЗ и начали отбор. На рынке копирайтинга предложение явно превышает спрос, потому что мы получили сотни откликов. На формирование команды постоянных авторов у нас ушло около двух месяцев.
Итог:
- мы отобрали авторов, тексты которых нас устроили по всем критериям;
- сейчас мы постоянно сотрудничаем с 6 авторами;
- количество текстов, отправляемых нами на доработку из-за претензий к качеству снизилось почти в 3 раза.
Мы прописали единую инструкцию для наших авторов, ознакомившись с ней, им стало намного проще давать нам именно тот продукт, который мы от них ожидаем. Работая с биржей такой возможности просто нет, т.к. авторы постоянно меняются и совсем не заинтересованы подстраиваться под заказчика.
Что же касается выгоды – да, пусть тексты с биржи обходились нам дешевле, но, работая с авторами напрямую мы получили
- более высокое качество;
- минимальное количество доработок;
- оптимальный срок готовности продукта.
Результат не разочаровал и мы стали прощупывать почву дальше.
Дальше были контент-менеджеры. Работа для специалистов этого профиля у нас есть всегда – в каталоге товаров необходимо постоянно добавлять информацию (фото, видео, технические характеристики), чтобы товары были привлекательными для покупателей.
С этой работой легко может справиться как офисный, так и удаленный сотрудник, она не требует специальных знаний и для ее выполнения достаточно минимального обучения. Поэтому мы решили попробовать, получится ли у нас провести дистанционное обучение, поставить нужные задачи и проконтролировать их выполнение. Все это у нас получилось.
В общем, как оказалось, в этом деле главное начать. Как говорится, тяжело с тремя, а когда трех научишься организовывать – количество уже не имеет значения. Так и есть. Если вы нашли оптимальный способ коммуникации и контроля для работы с одним удаленным сотрудником, их количество перестает играть роль.
Сейчас в нашей компании соотношение офис / удаленка составляет 30 / 70 и не исключено, что цифры еще изменятся. Эта модель имеет свои плюсы и минусы. И с этого момента поподробнее.
Плюсы и выгоды
Для нас преимущества очевидны, расскажем об основных:
- Экономия бюджета – главный плюс. Сейчас экономика переживает не лучшие времена, поэтому стремление сократить расходы есть у всех работодателей. И, представьте, это работает!
Немного цифр:
Зарплата сотрудника это лишь 60 – 70 % от расходов на его содержание. Оставшиеся 30 – 40% – это аренда рабочего места, его оснащение и обеспечение (оргтехника, расходники, канцтовары, чай/кофе и многое другое).
И вот, волшебным образом получается, что сотрудник с зарплатой 8 000 грн обходится компании 11 000 -12 000 ежемесячно. А ведь целый ряд задач может выполняться и без этих расходов: компьютер и интернет сейчас есть у каждого, а обучение и контроль требуются всегда, независимо от типа занятости сотрудника.
- Свобода выбора. Есть целый список специальностей, когда совершенно не важно, где находится сотрудник и его рабочее место – главное, чтобы на одной планете с вами. Экономист, бухгалтер, юрист, программист – все они могут выполнять свою работу из любой точки мира.
Подбирая сотрудника в офис, ваш выбор ограничен предложениями рынка вакансий вашего города. И далеко не факт, что уровень компетентности соискателей соответствует вашим ожиданиям. И здесь очень на руку возможность подбирать сотрудника, не оглядываясь на его местоположение.
Например, у нас был опыт сотрудничества с программистом из Болгарии. Причем, мы не задавались целью настолько расширять область поиска. Наша вакансия была размещена на сервисе HeadHunter и специалист сам прислал свое резюме, мы провели собеседование и сотрудничество состоялось. С коммуникацией сложностей не возникало абсолютно – интернет и технологии в помощь. При этом, вы получаете возможность выбрать специалиста того уровня, который устроит вас как работодателя и получить на выходе максимально качественный продукт.
И снова фактор экономии – заработная плата у специалистов может отличаться в зависимости от региона проживания, поэтому есть шанс заполучить нужного специалиста, проживающего не в самом крупном городе, или вообще, в другой стране, при этом сэкономив.
О преимуществах можно говорить и дальше, но даже этих двух уже достаточно, чтобы попробовать систему удаленной работы на деле!
Минусы и риски
Их не так много и они решаемы, но поговорить о них стоит. Мы расскажем, с какими сложностями столкнулись сами и как их преодолевали. Итак, основные проблемы:
- Информационная безопасность;
- Сложность контроля;
- Проблема с коммуникацией.
Мы, как и все работодатели, столкнулись с этими аспектами удаленной работы и сделали для себя определенные выводы.
По порядку:
- Риск утечки информации для компаний, практикующих удалённую работу, действительно есть, ведь если честно, фрилансер не особо заинтересован в соблюдении корпоративных секретов нанимателя.
Технически это решается так:
- Документы о неразглашении. При приеме на работу сотрудник должен подписать их или, как минимум, получить для ознакомления – подсознательно это в какой-то степени обязывает человека выполнять прописанные в них пункты.
- Детализированный учет. Используйте программы детализированного учета рабочего времени. Это также является сдерживающим фактором плюс у вас больше возможностей своевременно выявить нарушения.
- Ограничение доступа. Для разных групп сотрудников лучше предусмотреть разный уровень доступа к базам данных, админ.панелям, документам и т.д. Например, при постановке задачи в Мегаплане, мы добавляем в нее только тех участников, которые непосредственно будут ее выполнять. Также, в работе с документами (в основном мы используем Google Диск) предусмотрены проекты и папки с возможностью персонализированных или групповых доступов.
Это минимизирует возможность попадания информации не по назначению.
- Система контроля работы удаленных сотрудников отличается от той, к которой мы привыкли, работая в офисе. Тем не менее, наладить ее легче, чем кажется. Тот же детализированный учет, о котором сказано выше, дает четкое представление о том, что, когда и насколько продуктивно, делает сотрудник в рабочее время. Кроме этого важно максимально точно и детально ставить задачи, тогда легче будет на разных этапах контролировать их выполнение.
- Сложности с коммуникацией. Это не миф, а реальность – действительно, гораздо проще, когда можно сказать Маше, сидящей за соседним столом, что нужно сделать, а также быстро ответить на вопрос Маши, если ей задача не ясна, а при необходимости, еще и показать пальцем куда нужно. С удаленными сотрудниками сложнее, но, методом проб вы неизбежно найдете для себя оптимальный способ наладить коммуникацию и расстояние не будет помехой.
Инструменты:
1. Используйте один из множества современных таск-менеджеров – это поможет вам оперативно работать с проектами и задачами, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, анализировать времязатраты и т. д. Для себя мы выбрали CRM-систему «Мегаплан». С ее помощью мы:
- визуализируем структуру компании;
- планируем рабочий процесс;
- обозначаем приоритеты;
- ведем учет времени;
- ставим задачи и структурируем их в тематические проекты;
- назначаем ответственных и ставим дедлайны;
- анализируем все этапы бизнес-процессов.
2. Для оперативной коммуникации – срочных вопросов, уточнений, организационных моментов сгодится любой мессенджер. Skype, Slack – что привычнее и удобнее для вашей компании. Мы используем Skype и Hangouts.
- Skype – для оперативного обмена информацией, собеседований, групповых аудиозвонков.
- Hangouts удобен для проведения совещаний, презентаций и т.д. Выбрав оптимальный для себя мессенджер, вы всегда сможете общаться как в чате, так и в формате конференции, это удобно и держит сотрудников в тонусе.
Но это лишь технические аспекты. Контроль, информационная безопасность – все это важно, но всегда есть человеческий фактор. Не стоит думать, что работая дома человек отвлекается больше, чем в офисе. Конечно, дома может работать телевизор, шуметь соседи по квартире, отвлекать маленький ребенок, но и в офисе, при желании отвлечься, можно найти множество поводов – от перекуров, посиделок за чаем до самого невинного обсуждения с коллегами чего угодно – фильмов, других коллег, прошедших выходных и т.д – все это поглощает рабочее время. Согласитесь, если человек не хочет работать – он и в офисе будет создавать только видимость работы. И наоборот – добросовестный и организованный сотрудник будет таковым и дома.
Мы для себя сделали вывод, что по-настоящему эффективно и действенно работает только метод вовлеченности – сотрудник должен чувствовали себя частью компании. Поэтому корпоративная культура и постоянный Team building – основа основ. У нас это одно из приоритетных направлений в работе HR отдела, с удовольствием поделимся опытом.
Социализация
Почаще проводите мероприятия, направленные на сплочение команды. Вариантов много, как затратных, так и тех, которые не будут стоить вам ни копейки
- Корпоративы, на которых можно собрать всех – затратно, сложно в реализации, но отнюдь не недостижимо.
- Газета о жизни компании (у нас это еженедельные публикации новостей о работе и жизни каждого отдела) – публиковать можно абсолютно все: от профессиональных достижений до личных перемен, поверьте, это интересно для всех сотрудников!
- Тематические вебинары и онлайн тренинги (используем и точно знаем, что это работает – сначала сотрудники скованы, но потом напряжение спадает и каждый раскрывается по-своему, в дальнейшем это очень облегчает коммуникацию).
- Лайфхак – интервью с сотрудником. У нас этот проект очень популярен. Сотрудники с удовольствием рассказывают о себе, делятся фотографиями. Этих публикаций с нетерпением ждут остальные, задают вопросы. В каком формате вы это реализуете – неважно, важно, что сотрудники реально становятся ближе друг другу.
Праздники – это не только корпоративы, в целом это отличный повод для сплочения коллектива. Запишите короткие видео-поздравления от начальников подразделений, линейных сотрудников – офисных и удаленных. Смонтируйте и у вас получится позитивный ролик. Презентуйте его на корпоративе, опубликуйте в корпоративных новостях – эффект вас не разочарует! Мы попробовали – прошло «на ура», мы получили море очень трогательных и искренних откликов.
Ну и конечно важен сам рабочий процесс, много зависит от того, как строятся отношения и общение в компании / отделе / подразделении. Если общение дружеское (не путать с фамильярным), если каждый уверен, что ему помогут в работе, поддержат и выслушают предложения, если сотрудники ощущают себя частью проекта и верят, что от их работы зависит общий результат – считайте, что у вас все получилось и помимо экономии средств вы получили дружную команду.
Вот над поддержанием и улучшением этих факторов мы работаем постоянно и, поверьте, это дает результат. Будем рады, если наш опыт, окажется полезным и поможет вам избежать возможных ошибок и трудностей на начальном этапе. Мы уверены, что ваши лучшие кадры уже ждут вас.
Автор: Виктория Шаманская, руководитель техподдержки Zakupka.com
