Как выставлять счета и акты за 30 секунд, а также ускорить продажи: кейс от «Бюро Бумажкин»

Мы в «Бюро Бумажкин» занимаемся реформированием финансового управления и уже четвертый год помогаем руководителям остановить свои рыдания над ворохами бумаг, счетов и актов. Другими словами — предоставляем бухгалтерское сопровождение бизнеса. Информация кейса будет полезна тем, кто стремится эффективно управлять, быстро решать и наконец-то наладить. Это только малая часть и один из примеров, как можно автоматизировать бухгалтерию и другие операционные процессы компании.

Этот текст актуальный для:

• руководителей малого или среднего бизнеса;
• предпринимателей;
• собственников интернет-магазинов;
• тех, кто занимается ивентами, образованием, онлайн-СМИ.

Посмотрите: управление может быть другим

Львиную долю времени у бухгалтера отнимает формирование счетов и актов в ручном режиме. Это можно делать иначе — без ущерба временным и кадровым ресурсам, без ущерба вашим денежным ресурсам в том числе.

Клиент, на примере которого мы покажем, как все работает, обратился с запросом: «Мне нужно побыстрее принять оплату от клиента за мероприятие». Как это сделать? До того, как мы автоматизировали клиенту выставление счетов, его бухгалтер работал по стандартному сценарию. Чтобы сформировать счет, он запрашивал данные у клиента; ждал, пока первый их предоставит; вносил данные в «1С»; вручную формировал счет и отправлял. Один рабочий день прошел.

Не секрет, что не каждый клиент сразу оплачивает счета, иногда приходится долго ждать или даже напоминать. Тем временем, бухгалтер контролировал, проверял оплату и даже немного волновался, только потом мог формировать акты. Эти акты клиент подписывал, возвращал, а бухгалтер смиренно ждал свой второй экземпляр. Минус второй рабочий день. Представьте: двое суток, пока будет закрыт один цикл заказа. При этом бухгалтера никто не освобождал от других обязанностей.

Чувствуете эту боль? А можно помочь своему сотруднику справиться с задачами, оставить довольным клиента и вывести финансовое управление бизнесом на совершенно новый уровень. Инструментом для этого служит система управления коллективной работой — PlanFix.

Сейчас наш клиент отправляет своему клиенту счета даже ночью

Весь процесс работы как на ладони: какой счет отправлен, какой уже оплачен, где сформированы акты выполненных работ и какая задача завершена.

Вот так теперь выглядит канбан-доска бухгалтера

После формирования актов и договоров у бухгалтера теперь есть возможность из PlanFix отправить их в сервис «Вчасно» (сервис для электронного документооборота) на подпись контрагенту в электронной форме. Клиент подписывает их при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — так обмен документами в цепочке бухгалтер-клиент происходит мгновенно.

По законодательству бухгалтер должен отправить акты выполненных работ заказным письмом контрагенту. После проверки и подписания клиент направляет их почтой во втором экземпляре обратно бухгалтеру. Это неудобно, долго и затратно. Сервис «Вчасно» решает этот вопрос. Больше не нужно ничего отправлять почтой, ждать возврат или дублировать деловые бумаги, если заказное письмо где-то затерялось. ProcessFather интегрировали в PlanFix возможность отправлять документы во «Вчасно» напрямую. Это соответствует законодательству, а также снимает вопрос о затрате времени и средств на пересылку. Если вы клиент «Вчасно» — вам придет уведомление на электронную почту о том, что поступил документ на подпись; если нет — приглашение, которое позволяет быстро присоединиться к сервису и отреагировать на новый документ.

Программа создает счет автоматически, независимо от того, есть бухгалтер на рабочем месте или нет. Клиент заполняет поля на сайте, данные его анкеты переносятся в общий шаблон счета и отправляются в систему. Бухгалтер больше не принимает участие в формировании счета, теперь его задача — проверить оплату и нажать кнопку «Оплачено». А PlanFix автоматически по шаблону создает акт для клиента. Важно правильно создать шаблон счета и акта. Посмотрите видео, как все сейчас легко и быстро:

Как видите, платформа, на которой мы работаем, может подстроиться под любой бизнес с любым количеством участников, позволяя в дальнейшем самостоятельно вносить изменения. Для налаживания процесса иногда требуется всего лишь 9–12 часов.

Скорее всего, платформа не на слуху, потому что компания избрала тактику продвижения «по рекомендации», что ни капли не умаляет достоинства и не уменьшает функциональность сервиса. Это закрытый клуб, в котором людей объединяет общее стремление решать бизнес-вопросы быстро, легко и без лишних движений. Попасть сюда можно только по совету от действующего участника. 

Николай Малый, руководитель ProcessFather:

«Вам важно не потеряться на фоне множества лиц, личностей, фирм, бизнесов или лучше идти под копирку и по шаблону? PlanFix напоминает мне конструктор LEGO с его мелкими и разобранными деталями, из которых можно соорудить что угодно. Конечно, проще зайти в любой магазин игрушек и взять собранную модель из частей, которые очень просто соединить. Но вы же получаете слитные, ригидные и громоздкие детали — без возможности их разобрать и переделать под себя. С лего-PlanFix вы построите разные типы машин и моделей, даже самостоятельно сконструируете работу всей системы, адаптируете ее под особенности своего бизнеса, не прибегая каждый раз к услугам внедренческой компании или программистов. Организовать совместную работу всех сотрудников и управлять ею гораздо легче, когда система подстраивается под человека, а не человек под систему. Для любой группы, в любом количественном составе, просто работая над общим проектом. Все упирается только в вашу фантазию, предпочтения и запросы».

Борис Батуринец, руководитель «Бюро Бумажкин»:

«Со своей стороны отметим, что это прекрасный продукт, который нам полюбился не просто так. Вместо половины дня на формирование счета можно потратить 15 секунд. Ушло в небытие стандартное понимание бухгалтерского сопровождения. Бухгалтерия теперь — не просто ведение бухгалтерского и налогового учетов, это уже бизнес-анализ; именно так мы пришли к новому этапу обслуживания финансовых процессов. Клиенты к нам приходят не просто с запросом, как закрыть бухгалтерские вопросы, а как наладить функционирование бухгалтерии и сделать это на высоком уровне. Мы помогаем вести клиентские бизнес-процессы легко, быстро и автоматизированно».

Маленькие и большие «плюшки»:

• не требуется обязательное ТЗ для внедрения;
• быстрота: если завтра нужны счета — сейчас нужно начать настройку процессов;
• большая функциональность, которая подстроится под любой бизнес;
• визуальное программирование — бухгалтер может наладить работу под себя;
• погружение в бизнес, отстройка коммуникации и полное налаживание финансовых процессов;
• интеграция чат-ботов в CRM, что позволяет принимать заказы, бронировать и принимать оплату в больших объемах.

Бизнес-анализ, сервис-дизайн, автоматизация — это составляющие современного бухгалтерского сервиса. Когда под рукой простой и гибкий инструмент, с помощью которого автоматизируется рутинная работа и ваш сотрудник или сотрудник клиента экономят несколько часов в день — успех для бизнеса гарантирован.

Автоматизация решает ряд задач, возникающих у каждого, кто начал бизнес или давно ищет возможность его улучшить. Быстрый документооборот позволяет ускорить продажи и значительно облегчает работу бухгалтера. С «Бюро Бумажкин» выстроить грамотное финансовое управление легко.

Узнать больше