Как украинскому фрилансеру получать платежи в валюте: шаблон инвойса и обязательная продажа выручки

C тех пор, как украинский парламент принял закон «об инвойсах», фрилансеры-ФОПы могут использовать электронные инвойсы вместо договоров и актов выполненных работ с печатями, чтобы получать валюту на счет за оказанные услуги. Специалисты биржи фриланса Upwork подготовили некоторые советы для тех украинских фрилансеров, которые хотят работать с зарубежными заказчиками и получать платежи в валюте. Здесь, в том числе, есть уже готовый шаблон инвойса, а также примеры расчеты для обязательной продажи части валютной выручки.

Как теперь работает валютный контроль для фрилансеров?

Раньше, когда украинский банк получал на имя фрилансера валютный платеж, он должен был его проверить (договор между заказчиком и исполнителем, а также акт выполненных работ). Деньги зачислялись только после такой проверки.

• После заработавшего в 2016 году закона №4496 фрилансеру-частному предпринимателю достаточно предъявить банку инвойс на имя иностранного заказчика, в котором содержатся условия и цена заказа. Инвойс − это счет на имя иностранного заказчика. Он приравнивается к внешнеэкономическому договору. Подпись заказчика не требуется.
• Эти документы более не нужно переводить с английского на украинский.
• Если фрилансеры экспортируют товары и свою работу, валютный контроль за такими платежами не осуществляется. Единственное ограничение: клиент должен заплатить за работу в течение 180 дней со дня выполнения.

Как оформить инвойс (есть готовый шаблон)?

В Upwork составили готовый шаблон такого инвойса. Однако некоторые поля нужно заполнить самостоятельно, к примеру:

• Номер инвойса. Эта нумерация зависит полностью от пользователя. К примеру, для первого документа можно использовать дату и затем менять ее каждый раз: 2301/1, 2301/2 и т.д.
• Дата инвойса. Это должна быть дата за 1-3 дня до даты платежа.
• Поставщик. Нужно указать, что фрилансер является частным предпринимателем, написать фамилию, имя и отчество, регистрационный адрес и налоговый номер.
• Данные о плательщике. В случае, когда фрилансер работает с Upwork, это будут данные Upwork Global Inc. и Upwork Escrow Inc.
• Название услуг, которые предоставил фрилансер (тестирование софта, дизайн и т.д.).
• Цена услуг.
• Банковские реквизиты фрилансера.
• Описание предоставленных услуг (к примеру, альфа-тестирование такого-то мобильного приложения). Описание услуг должно совпадать с КВЭДами, которые фрилансер указал как свой вид деятельности при регистрации физлицом-предпринимателем.
• Общая сумма платежа.

Шаблон, который подготовили в Upwork, есть в английской и украинской версиях (хотя украинская версия как правило не требуется). Его можно скачать здесь. Поля, которые фрилансер должен заполнять самостоятельно, выделены желтым.

Как расчитывать продажу валютной выручки?

С 1 марта этого года НБУ снизил лимит валютной выручки, которую нужно обязательно продавать при поступлении, с 50% до 30%. В Upwork приводят в пример расчет обязательных платежей на примере, когда заказчик заплатил фрилансеру $1000:

1. 10 января 2019 года фрилансеру-ФОПу на 3 группе единого налога поступил платеж в $1000. Этот платеж поступает на распределительный счет №2603… (транзитный счет, управляется банком, фактически деньги до фрилансера еще не дошли).
2. Банк обязательно продает 30% валюты по межбанковскому курсу (к примеру, по 26,9 грн/$1). На следующий рабочий день на счет предпринимателя поступает сумма в гривнах: 8 070 грн.
3. 10 января 2019 года остальные 70% суммы ($700) поступают на валютный счет предпринимателя (№ 2600…).
4. 16 января 2019 года предприниматель, к примеру, решает продать оставшиеся 70% суммы. На основании заявки предпринимателя банк продает валюту. Например, продажа состоялась по курсу 26,8 грн/1 доллар США. На гривневый счет предпринимателя поступают 18 760 грн.

Как указывать этот платеж в книге доходов и в декларации?

Согласно Налоговому кодексу, «доход, выраженный в иностранной валюте, пересчитывается в гривну по официальному курсу НБУ на дату получения такого дохода» (ст. 292.5). Для платежа из примера выше это будет выгядеть так:

• На 10 января 2019 года в книгу доходов и налоговой декларации учитывается поступление в 27 040 грн. Эта сумма состоит из 8 070 грн (полученных от продажи 30% выручки. «В долларах эту сумму предприниматель себе на счет не получал, деньги находятся на распределительном счету № 2603… Нет оснований учитывать 30% валютной выручки по курсу НБУ», − пишут в Upwork.
• 18 970 гривен = 700 Х 27,1 (27,1 — это курс гривна/доллар по курсу НБУ на 10.01.2019,
  когда фактически поступили 70% валютной выручки на счет предпринимателя). Фактический курс продажи валюты предпринимателем не имеет значения.
• Курсовая разница не учитывается. Если фрилансер продал 70% выручки дороже, чем курс НБУ на дату поступления средств на счет, эта разница не будет учитываться предпринимателем в качестве дохода.

Также стоит учитывать, что плательщики единого налога должны хранить первичные документы более 3-х лет и предъявлять их в случае проверки. Инвойсы попадают под определение первичного документа. Но их можно хранить в электронном виде (для этого есть программы, которые позволяют хранить документы, подписанные с помощью электронной цифровой подписи, те же программы для отчетности).