Что такое Notion и как его используют украинские предприниматели

Сервис Notion запустился в 2016 году. Первым успехом стало признание на Product Hunt — там Notion заработал свыше 4600 голосов, стал лучшим продуктом дня, недели и месяца, а по итогам года получил статуэтку Golden Kitty Award в категории «Десктопный продукт».

За три года Notion обзавелся новыми функциями, мобильными клиентами и нарастил пользовательскую базу, став одним из самых обсуждаемых приложений в IT-среде. AIN.UA рассказывает, что умеет сервис и как его используют украинские предприниматели.

Что такое Notion

Это смесь всех популярных форматов, которые используют для организации работы: заметочника, канбан-доски, to-do списка, таблиц и текстовых документов. Как указывают основатели Notion, они хотели облегчить работу людям, которые самостоятельно «склеивают» несколько сервисов. Сервис подходит как для командного, так и личного использования — в нем удобно вести учет задач, создавать базу знаний, простую CRM или работать с массивом документов.

В Notion своя система иерархии. Верхний уровень — страницы. Далее все распределено по древовидной структуре: можно создавать вложенные страницы, таблицы и другие элементы. Также для страниц можно выбрать формат отображения. Например, задачи можно показывать и в виде списка, и в виде канбан-доски.

Изображения здесь и далее — Notion

Взаимодействие на странице начинается с белого листа. Каждый элемент (абзац текста, заголовок карточка или табличная ячейка) считается блоком. Сравнение почти буквальное — как и в реальном конструкторе, блоки переставлять местами. Их также можно перетягивать по странице и заносить в другие, дублировать, задавать им свойства, добавлять в избранные.

Все это упаковано в минималистичный интерфейс с поддержкой светлой и темной темы. Вместо строки инструментов (как в Word или Google Docs), в Notion варианты для блоков можно посмотреть, напечатав «/». Этот символ вызывает список всех доступных форматов: от to-do до вложенной страницы.

Сколько это стоит

В бесплатной версии приложения можно создать до 1000 блоков и нет возможности командного редактирования, приглашенные пользователи могут только просматривать материалы. Ограничен и объем загруженных файлов — не более 5 МБ/документ. Тариф для личного пользования ($4/месяц) снимает ограничение по количеству блоков, объему загрузок, подключает детальную историю правок и позволяет управлять настройками шеринга. Командный тариф — $8/месяц на пользователя — позволяет назначать админа и совместно работать над документами.

Почему это удобно

Notion позволяет организовать практически что угодно. Создавая новую страницу, ее можно адаптировать под разные задачи: от списка покупок до управления собственным бизнесом. Это доказывает и встроенная библиотека шаблонов: можно вести как контент-план в календаре, так и собственную вики-библиотеку с рекомендациями по написанию кода. Свои шаблоны публикуют и другие пользователи: можно копировать и адаптировать их решения.

Основной аргумент в пользу Notion совпадает с изначальным посылом его создателей — сервис позволяет заменить другие инструменты. Возможность вести заметки — подножка стагнирующему Evernote, канбан-функциональность — удар по Trello, а таблицы, импорт документов загрузка файлов — прямая конкуренция облачным хранилищам вроде Dropbox и Google Drive.

На соперничество намекают и функции по импорту: в Notion даже выдают «кредит» на оплату премиум-подписки за перенос данных из Evernote. Импортировать данные также можно из Asana, Trello, Google Docs и Dropbox Paper, Quip, Workflowly. С недавних пор работает веб-клиппер — он позволяет сохранить содержимое страниц в отформатированном виде.

У Notion есть клиенты под Mac и Windows, версии для iOS и Android. Они не идеальны — это адаптированные веб-приложения, а не полностью нативные решения. Тем не менее, Notion не зависим от интернета и работает офлайн с последующей синхронизацией прогресса. 

Как это работает

В отличие от других приложений, составить впечатление о Notion исключительно по описанию функций достаточно сложно. Их слишком много, а реализованы они слишком непохоже. Легче всего рассказать о сценариях работы с приложением.

Например, вам нужно создать контент-план для блога. Выделив под это страницу, можно организовать материалы на канбан-доске, создав несколько колонок со статусом материалов (начато, в работе, сделано). В каждой карточке можно отдельную страницу под текст, его структуру или импорт материалов из другого приложения. Notion опирается на упрощенный язык разметки Markdown — это удобно при экспорте, поскольку текст выводится без форматирования.

При этом, каждый блок в Notion легко транспортируется. Так, пункт в to-do списке можно превратить в карточку, а строчку — в отдельную страницу. При первом знакомстве в этой функциональности легко запутаться. Легче всего освоить Notion, понимая, какую задачу нужно решить. Сервис закрывает несколько направлений: заметки и документы, базы знаний, проектный менеджмент, таблицы и базы данных. В этом его главная сила: проекты можно организовать сразу в несколько способов, а на дела можно посмотреть под новым углом. Если привыкли прописывать заметки — попробуйте канбан. Если привыкли к карточкам — протестируйте календарный вид. 

Как Notion используют украинские предприниматели

Дмитрий Гадомский, партнер юридической компании Axon Partners

Я использую Notion для планирования всего медиаконтента в Axon Partners и сообщества Dead Lawyers Society. Поначалу хотел использовать Trello, однако Notion функциональнее — по идее, он также сможет заменить Evernote.

Оттуда я перенес заметки, которые нужно двигать по стадиям. Например, это статьи — сначала они находятся в статусе черновика, потом на редактировании и публикации. Заметки с конференция пока храню в Evernote. В Notion особенно нравится то, что можно соединить несколько досок на одной странице.

Роман Севастьянов, сооснователь Doge Codes

Редко применяю кастомные шаблоны. Использую в основном для заметок с лекций, вебинаров, книг и курсов. Это такая википедия своих знаний. Мне этот продукт нравится больше, чем Notes в iOS и Apple именно тем, что все можно удобно и гибко сортировать знания. В бизнесе, после переговоров с партнером, решили не использовать потому что на Google Docs завязано ряд интеграций. Держать данные в двух местах не хотелось.

Андрей Удовиченко, CPO юридической компании Bot&Partners

Мы активно используем Notion в компании. Там оформлены:

• база знаний (внутреннего пользования и клиентов);
• шаблоны договоров;
• шаблоны отдельных положений;
• библиотека полезных ссылок;
• гайдлайны;
• база полезных контактов;
• шаблоны дашбордов/предложений для клиентов.

Также мы ведем в приложении учет задач. Есть такие таск-трекеры:

• для рабочих задач для клиентов и внутренних задач;
• для исследований;
• для организации ивентов;
• для создания контента;
• для заметок по итогам встреч.

Продолжаем настраивать простой учет денег. Пока что учитываем:

• сколько мы берем за задачу;
• оцениваем потраченное время;
• процент, который отдаем за рекомендацию клиента;
• сумму и период, за который должны заплатить сотрудникам.

Также я делаю в Notion личные и клиентские дашборды по задачам.

Например:

• что назначено на меня со сроком выполнения на сегодня-завтра;
• незакрытые задачи по рисерчам, в которых я указан как проверяющий;
• свежие статьи, которые добавили в базу знаний;
• статьи, которые нужно дописать.

То же самое мы можем делать для клиентов. Это особенно удобно, когда у нас много проектов с одним клиентом и ему нужно видеть статусы по все задачам, над которыми мы сейчас работаем. Так, когда заходит новый клиент, мы обычно делаем для него персональную страничку, где описываем суть проекта, цены, процесс работы, порядок оплаты и другую информацию.

Мы передаем эту страницу клиенту и даем время ее изучить. После этого назначаем звонок и проходимся по задачам в формате таблички. Размечаем, какие из них будем делать, а какие нет и фиксируем цену.

Если услуг много, существующую табличку превращаем в канбан-доску и календарь, чтобы порядок задач и статусы по их выполнению было удобно смотреть.

Если клиенту работа с Notion понравилась, то туда же потом подгружаем информацию или ссылки на готовые работы. 

Еще на Notion мы делали обучающие курсы по PR и по чат-ботам. В сервисе собрали описание курса, задачи для студентов, полезные ссылки и там же обсуждали их выполнение задач и результаты.

Вместе с Notion продолжаем использовать Google Docs для драфтинга договоров и Miro для схем.

Плюсы и минусы Notion

Нравится, что обновления выходят сравнительно быстро, команда хорошо реагирует на фидбек и превращает его в фичи. Есть отличное комьюнити, а разработчики активно поддерживает его развитие во всем мире. Это гарантирует новые шаблоны, юзкейсы, возможность поделиться опытом. Для такого сложного продукта — очень важно.

Не нравится отсутствие API, баги с экспортом контента. Офлайн и мобильные версии пока оставляют желать лучшего. Не всегда понятно, в какую сторону движется компания — то ли ближе к бизнесу и командной работе, то ли к пользователям, повернутым на личной самоорганизации.