Как выбрать решение для обмена электронными документами и модель его использования?

Мы уже писали о том, как электронный документооборот оптимизирует бизнес-процессы в компаниях. Сегодня поговорим о возможных моделях использования систем обмена электронными документами.

То, что раньше считалось конкурентным преимуществом для систем документооборота, в настоящее время считается обязательными критериями, без которых вендоры уже не могут предлагать свои решения на рынке. Речь идет, например, о поддержке ключей КЕП всех АЦСК, гибкой настройке прав доступа и правил подписания, возможности интеграции с учетными системами, юридической значимости подписанных документов, безопасности системы, быстром поиске документов, кроссплатформенности и др.

Компании, планирующие перейти на использование электронных документов, при выборе опираются не только на функциональные возможности решения. Поднимаются ряд других важных вопросов:

• Где хранить документы – в облаке или в своей инфраструктуре? Использовать SaaS или self-hosted решение?
• Подключаться к сервису, ориентированному на массовый рынок (обмен между всеми организациями Украины), или использовать изолированную среду в виде корпоративной системы, в которой охватывать основные процессы обмена документами со своими контрагентами?
• Как долго хранить документы в системе? Т.е. задачу постоянного хранения переложить на систему обмена или после полного подписания документов скачивать их и сохранять в своей учетной системе (рассматривать систему только как инструмент подписания документов и их доставки/логистики контрагентам)?
• Иметь индивидуальную оперативную техподдержку или рассчитывать на классический call-center с определенным уровнем SLA?
• Иметь программный API, гибко сконфигурированный под бизнес процессы компании, или ограничиться стандартным API, которое предлагается по умолчанию?

В связи с различными требованиями по безопасности, наличием или отсутствием необходимой аппаратной инфраструктуры, организациям, в случае выбора корпоративной системы, нужна альтернатива в модели ее использования: либо использовать «корпоративное облако» либо разворачивать self-hosted решение на своих мощностях.

Какая бы модель ни была выбрана при использовании корпоративной системы, можно выделить следующие преимущества для компании:

• Управляемый список контрагентов (подрядчиков, дилеров, ФОП и т.п.). Т.е. отдельная площадка с возможностью предоставления доступа только для определенных контрагентов для обмена с ними электронными документами.
• Изолированная среда хранения и обработки документов. Производительные мощности системы в полной мере выделены только для решения задач компании.
• Возможность гибкой конфигурации системы в соответствии с требованиями компании (поставщики решений, ориентированных на массовый сектор, крайне осмотрительно относятся к доработкам по требованию клиента). Например, может понадобиться настройка определенных правил подписания, конфигурация шаблонов документов согласно корпоративным стандартам или программного API, удовлетворяющего всем требованиям по автоматизации процессов обмена документами.
• Индивидуальная приоритетная поддержка. Как правило с компанией работает выделенный менеджер, который оперативно решает организационные и технические вопросы.
• Возможность взять на себя все финансовые затраты, чтобы контрагенты могли подключаться к корпоративной площадке и бесплатно работать не только с входящими, но и исходящими документами (в сервисах, ориентированных на массовый рынок, бесплатными для контрагента являются только входящие документы).
• При использовании «корпоративного облака» можно в приемлемые сроки перейти к модели использования корпоративного self-hosted решения (например, в случае изменений требований безопасности).

Поставщики корпоративных решений, как правило, на пробный период бесплатно предоставляют доступ к демонстрационным площадкам. Это позволяет клиентам сначала «обкатать» свои процессы обмена документами и определить степень соответствия всем требованиям. В случае использования корпоративной системы клиенты также заинтересованы в том, чтобы иметь на постоянной основе специальную тестовую площадку, на которой можно обучать сотрудников, проверять обновления и экспериментировать не замусоривая рабочую площадку тестовыми документами.

Какую систему обмена электронными документами внедрила группа компаний PSA Group?

Основываясь на выше перечисленных требованиях и задачах, группа компаний Group PSA провела анализ рынка и выбрала для себя одну из наиболее подходящих систем обмена электронными документами, представленных на рынке Украины, остановившись на модели использования «корпоративного облака». Это система «Арт-Офис» — авторская разработка, принадлежащая украинской компании ООО «ДИСИЭНСИ».

О критериях выбора и опыте эксплуатации корпоративного сервиса «Арт-Офис» рассказывает Олег Пикарь, директор департамента качества «Евразия» в PSA Group:

«Решение «Арт-Офис» позволило нам автоматизировать процесс обмена документами между компанией и дилерами.

Мы руководствовались тем, что решение должно быть облачным, с возможностью авторизоваться в кабинет по ключу КЕП, правила подписания документов и программный API должны быть кастомизированы под наши процессы. При этом, наши дилеры не должны нести какой-либо финансовой нагрузки. Т.е. подключение к системе, подписании входящих и исходящих документов для них должно быть бесплатным.

«Корпоративное облако» «Арт-Офис» наиболее точно соответствовало нашим требованиям, поэтому свой выбор мы сделали в пользу такой модели использования. Мы не приобретали «кота в мешке», поскольку имели возможность поработать с демо-площадкой достаточно времени, чтобы принять окончательное решение.

Внедрение длилось приблизительно 2-3 недели, и уже очень скоро мы смогли ощутить преимущества использования корпоративного решения. Мы постепенно уходим от бумаги во всех сферах нашего бизнеса. Переводим в электронный вид разные виды документов с разными правилами подписания. С каждым новым обновлением система соответствует нашим ожиданиям. Мы видим дальнейшие этапы развития.

С учетом относительно небольшого количества документов, выполнены все требования безопасности по размещению системы в инфраструктуре вендора и долгосрочного хранения документов благодаря использованию специального формата расширенной подписи CAdES-X Long.

Отдельно хотим отметить возможность массовой подписи, так как этот функционал существенно сократил время на подписание документов директором компании. За 2,5 года эксплуатации было создано и подписано более 40 000 документов. В процесс вовлечены 60 контрагентов (юридические лица).

Техническая и консультационная поддержка осуществляется своевременно. В случае каких-либо изменений в инфраструктуре PKI (например, смена корневых сертификатов АЦСК, изменение адресов онлайн-сервисов АЦСК, изменение форматов ключей в некоторых АЦСК и т.п.) команда-разработчик сервиса «Арт-Офис» быстро реагирует и в кратчайшие сроки делает обновление системы».

Если вы уже смирились с неизбежным и выбираете сервис документооборота, вам необходимо определить для себя основные требования к системе документооборота, которые важны именно для вашего бизнеса, а также задачу, которую вы хотите решить.

Требования могут быть организационными, функциональными и техническими. Мы выделили некоторые ключевые вопросы, которые помогут вам при выборе системы обмена электронными документами.

Задайте свои вопросы консультанту «Арт-Офис» прямо сейчас!