Рассказ сотрудников Wired, какие инструменты для повышения продуктивности используются в команде издания. Редакция AIN.UA подготовила сокращенный перевод материала.

Здесь, в Wired, темп наших рабочих дней задается постоянно меняющимся ритмом дедлайнов. Вас всегда кто-то ждет: редакторы ждут авторов, дизайнеры – редакторов, веб-продюсеры – фоторедакторов, видео продюсеры – сюжетов, а наши читатели ждут этого всего. Наша журналистская машина работает лучше всего, когда ожидания сведены к минимуму, а это значит, что каждый из нас должен наилучшим образом использовать свое время. Вот некоторые стратегии и приложения, которые используют сотрудники Wired для оптимизации соотношения работы и времени.

Расширение Tabli Chrome

Вы накапливаете вкладки. Не отрицайте этого. Gmail открывается в трех вкладках, расположенных в нескольких окнах браузера. Окна «Википедии» повсюду — настоящие кроличьи норы. Браузер на самом деле просто шкаф, переполненный обувными коробками, которые содержат газетные вырезки и старые списки дел.

Установите расширение Tabli Chrome и превратите свой браузер из неаккуратного в чистый и хорошо организованный центр обработки данных, чтобы вы могли делать больше и быстрее.

Режим «Не беспокоить»  навсегда

Переведите телефон в режим «Не беспокоить» и никогда не выключайте его. Думайте об этом как о детоксе. Для этого не потребуется никаких медитаций. Всего одно касание в настройках, и вы тоже сможете наслаждаться миром без уведомлений. Я поместил свой iPhone в режим «Не беспокоить» около двух лет назад и не жалею об этом. Хотя я не популярный и не крутой, я получаю примерно 334 уведомления в течение рабочего дня.  Большинство из них — уведомления iMessage из списка нерелевантных групповых чатов, частью которых я являюсь, Slack и Twitter. Жизнь в режиме «Не беспокоить» не стирает эти уведомления — они все еще там, скрываются на домашнем экране. Это просто лишает их способности прерывать мой день.

Таймер iPhone

Есть бесконечное количество приложений для повышения производительности, но тот, который я нахожу наиболее полезным, предустановлен на моем iPhone: часы. Я использую приложение, чтобы устанавливать таймеры по 20 минут, а затем заставляю себя сосредоточиться на одной задаче, пока не сработает сигнал. Потом я позволяю сделать себе пятиминутный перерыв. Этот метод разбивает сложные задачи в моем списке дел на более мелкие и менее болезненные и помогает мне лучше понять, что я могу сделать за определенное время.

Мой метод с таймером вдохновлен техникой «Помидора». Это техника производительности, разработанная Франческо Чирилло в 1980-х годах. Если у вас вдруг возникла идея или вы вспомнили что-то, что вам нужно сделать после запуска таймера, Чирилло рекомендует записать это и вернуться к задаче, которую выполняете сейчас.

Напоминания повсюду

Самое сложно – запомнить все списки своих дел. Поэтому чтобы не держать в голове все, я делаю напоминания: «Утренняя встреча», «Позвони маме», «Отписать другу». Их много, я создаю их по любому поводу. Я использую разные инструменты: «напомнить позже» в Gmail, боты в Slack, напоминания через «Ok, Google». Таким образом, мой «список дел» в сфере трудовой деятельности легко следует за мной, освобождая голову и время, чтобы сосредоточиться на том, что я делаю.

Быстрые клавиши

Вы не представляете, сколько можно экономить времени, используя шорткаты или «горячие клавиши». Каждое действие мышкой – это уйма времени, которое уходит в никуда. Выучите несколько шорткатов, а затем пополняйте свой список – будете быстрее выполнять задачи, не тратя время на ерунду.

Интеграция в Slack

Публикация в Slack может быть забавной, особенно если это сообщение о каком-либо достижении: «Эй, банда, я только что подал историю и она готова к публикации. Вперед, команда!». Но это не так, когда таких сообщений – 400. Это приблизительное количество внутренних дедлайнов в Wired. Мы говорим о значительных проблемах с пропускной способностью, таких как юридические препятствия и их устранение, или перенос фотосессии в Дубаи из-за песчаной бури. Способность Slack интегрировать внешние приложения облегчила этот процесс.  Мы отслеживаем прогресс каждой статьи в гибридном программном обеспечении для электронных таблиц под названием Airtable. Теперь, когда кто-то подает статью в редакцию, все, что ему нужно сделать, это обновить статус в Airtable. Затем Airtable автоматически отправляет сообщение в Slack. Не нужно искать правильный канал, печатать, не нужно даже нажимать клавишу возврата.

Приложения «Прочитать позже»

Я собака для белок в виде новостей, которые бегают вокруг моего корма. Instapaper спасает меня. Вы, возможно, думаете, что это сервис из прошлого века и она не может помочь сэкономить время, но это так. Когда мои глаза останавливаются на истории, которую я действительно хочу прочитать, я просто нажимаю на расширение браузера и сохраняю его на потом, вместо того, чтобы нарушать свой момент продуктивности и отвлекаться на текст.

Приложения, такие как Pocket и Evernote, работают аналогично, в то время как Google Chrome и Apple Safari имеют встроенные инструменты для чтения. Даже Twitter, который соблазняет меня больше всего, теперь имеет функцию добавления в закладки. Это не идеальное решение. Я ложусь спать каждую ночь, неся бремя сотен историй, которые находятся в Instapaper. И в драгоценные минуты перед закрытием глаз я все еще более склонен прокручивать Twitter или Instagram, чем наверстывать то, что нужно прочитать. Но я могу собирать истории и читать их, когда захочу, вместо того, чтобы позволять времени диктовать мне расписание.

«Часы Смерти»

Я использую Death Clock, расширение Chrome, которое вычисляет продолжительность вашей жизни, а затем отображает ваши дни, часы и минуты, которых становится все меньше, каждый раз, когда вы открываете новую вкладку. Учитывая даже быстрый просмотр ленты Facebook. Продолжайте, если вы действительно хотите потратить секунды из 18 245 дней, 7 часов и 47 минут, оставшихся на Земле. Люди будут немного самодовольно рассказывать о том, как они все это делают с помощью цветных списков дел и множества приложений для продуктивности. Это мило. Но ничто не поможет вам сосредоточиться на задании, как осознанность собственной смертности. У всех нас есть ограниченное количество времени, и нет приложения, которое позволяло бы вам отматывать его назад.

Организация вещей

Если вы фотограф или делаете видео – организуйте свою технику так, чтобы все всегда было под рукой или в месте, где вы сможете быстро найти нужный провод или флешку. Чем меньше беспорядка, тем меньше времени тратите на сборы и подготовку. Особенно важно в моменты, когда необходимо быстро собраться на съемку

P.S. В оригинальной версии материала лайфхаков было 10, последний – авто расшифровка интервью. Представленные сервисы не работают для украинского и русского, поэтому мы не стали их вписывать.