Украинская Reprezent дает сотрудникам коины за изучение новых скилов. Они тратят их на свои нужды — книги, еду или выходной

Сооснователь и руководитель компании по дизайну презентаций Reprezent Александр Томилин подготовил для AIN.UA колонку о том, как получилось геймифицировать процесс обучения команды. 

Мы занимаемся дизайном презентаций с 2014 года, за это время Reprezent поработала с 500+ клиентами, среди которых Dyckerhoff, UNIQA, ABInBev, SalesForce, BAT и другие.

Мы начинали компанию еще будучи студентами КПИ. У нас не было предпринимательского опыта, знаний и навыков в маркетинге, продажах, налаживании бизнес-процессов и управлении командой. 

Цель: обучение команды

Меня с самого начала сильно волновало обучение команды: чтение книг по дизайну, менеджменту, изучение инструментов для работы (Photoshop, Illustrator) и т.д.

Я хотел инициировать процесс обучения и сделал несколько попыток. Сначала я просто говорил всем: давайте больше читать, давайте изучать что-то новое и т.д. Когда появились первые деньги, добровольно-принудительно отправлял людей на разные воркшопы, лекции. Прописывал индивидуальные планы обучения команды исходя из того, что хотел изучить сотрудник. За счет компании оплачивали онлайн- и офлайн-курсы.

Препятствия

Мы столкнулись со следующими проблемами. Во-первых, когда была большая загруженность по текущим проектам, желания изучать новые скиллы ни у кого не было.

Ивенты, на которые мы отправляли ребят, чаще всего были бесполезными. Если на ивентах попадалась полезная информация, то ее было сложно адаптировать к нашей операционной деятельности.

То, что сотрудники хотели бы изучить самостоятельно, отличалось от моего видения полезных знаний. Например, дизайнеры хотели углубляться в дизайн или изучать анимацию, а я бы хотел, чтобы они уделяли дополнительное время анализу информации и работе с контентом.

За пару лет мы потратили порядка 50 000 грн на обучающие курсы и мероприятия, а сотрудники забивали на них — в какой-то момент переставали делать домашние задания или пропускали занятия.

Компания тратила деньги на обучение и это не приносило желаемого эффекта. Со временем мы решили, что дополнительное обучение — это личное дело каждого сотрудника, но компания всегда готова поддержать инициативу. 

Геймификация обучения

Полгода назад ситуация изменилась: мы внедрили систему обучения, которая дала хорошие результаты. Мы геймифицировали процесс: теперь сотрудники получают коины (валюту внутри компании) за изучение новых скиллов. А потом эти коины могут тратить во внутреннем магазине компании. 

На мой взгляд, такая система отлично подойдет для небольших команд, как наша. Хотя ее можно масштабировать и на команды побольше. 

Как пришла идея

К системе геймификации обучения меня подтолкнул интерес к компьютерным играм. Еще в школе я мог целые дни проводить за Warcraft, CS 1.6, Dota и т.д. Во время учебы в университете желание играть пропало. А недавно появились игры battle royal, которые меня затянули. Сейчас люблю провести вечер за Apex Legends. 

Умеренное времяпровождение за играми я не считаю злом (точно так же, как сериалы, соцсети и т.д.). Но проблема игр и всех аналогичных «убийц времени» — это то, что мозг отключается и просто получает удовольствие. Исходя из этого, не так просто заставить себя почитать книгу или послушать подкаст после тяжелого рабочего дня. 

Как меньше играть и больше читать, развиваться? Мне в голову пришла простая идея: за каждую минуту чтения я буду получать игровую минуту. И в теории, если у меня вечером есть 4 свободных часа, то мне придется 2 часа читать, и потом только 2 часа поиграть. Получается неплохой компромисс. 

Основная сложность, которая могла возникнуть — это трекинг времени чтения и игры. Пришлось бы вести сложную таблицу, где записывать временные промежутки и контролировать, сколько у меня остается игровых минут. Я постарался сразу решить эту проблему и нашел подходящее приложение — Mastery. Оно идеально подходило под мои нужды. 

В приложении можно добавить скил, который ты хотел бы развивать. Я добавил себе несколько скиллов, которым бы хотел уделить больше внимания (чтение, прослушивание подкастов, спорт и т.д.).

За каждую минуту работы над скиллом, я получал коины по коэффициенту. За 1 минуту чтения — 1 коин. А за 1 минуту занятия спортом — 2 коина. 

В приложении был сразу предусмотрен магазин, где я покупал игровые минуты. Кроме игровых минут, я включил в магазин то, что хотел ограничить в употреблении — это кофе, алкоголь. 

Система заработала очень хорошо. Я начал активно читать, заниматься спортом, делать всякие интересные штуки и продолжал играть в игры, только меньше. Когда я играл, то уже не чувствовал, что теряю время в пустую — а я знал, что заработал эти игровые минуты. 

Мои результаты

За 9 месяцев работы этой системы, я уже начитал 102 часа и в общем прочитал 10 книг (до этого я в среднем прочитывал 2-3 книги в год). Зимой достаточно регулярно ходил в спортзал и выделил время на личные проекты, на которые раньше времени и желания не находилось.

Я сформулировал несколько принципов, почему это система сработала для меня.

1. Я получал коины не за результат, а за время, которое я тратил на изучение скилов. За один день я мог заработать коины и потом сразу их потратить на то, что принесет удовольствие.
2. В моем магазине были вещи, которые действительно приносили мне удовольствие (игры, кофе и алкоголь).
3. Благодаря приложению, мне было удобно вести всю эту систему (трекать время, получать и тратить коины). 

Как мы масштабировали систему обучения на команду

Я провел интервью с каждым из сотрудников и узнал, какие скилы они хотели бы изучать. Каждому скилу я присвоил коэффициент в зависимости от того, насколько он полезен для компании. 

Например, некоторые ребята добавили в скилы занятия спортом или йогой. Для компании от них прямой пользы нет. Но косвенная польза есть, т.к. сотрудники будут продуктивнее и здоровее. На такие скилы стоят коэффициенты 0,2 или 0,33.

Для многих скилов нужны дополнительные книги, поэтому за последние полгода мы пополнили корпоративную библиотеку. 

Сейчас у нас 105 книг и вся библиотека оформлена в цифровом варианте, где указано кто взял книгу и можно оставить отзыв о книге для коллег. 

Зарабатывая коины, у ребят формируется баланс коинов. 

Заработанные коины можно тратить в магазине. Мы добавили в магазин не только материальные вещи (гранола, питательные батончики, орехи и т.д.), но и нематериальные (например, выходной или урок вождения от креативного директора). 

В магазин каждый может добавить что-то свое, например, «билет на лекцию» или «электронная шахматная доска». Главное, чтобы это мотивировало изучать что-то новое. 

Результаты команды

В самом начале систему все приняли с энтузиазмом, а дальше активность пошла на спад и в последние 3 месяца зафиксировалась на определенном уровне. Но в целом нам нравятся результаты — люди точно начали больше учиться и читать. 

За 6 месяцев работы системы, команда в сумме заработала 11 710 коинов. Сотрудники потратили суммарно 250 часов на изучение новых скилов. За этот период расходы компании на обучение составили порядка 15 000 грн (это включает закупку книг и позиций для внутреннего магазина). 

Положительные стороны системы:

1. Люди изучают то, что им интересно. А компания поощряет их за это, в зависимости от того, насколько скилл полезен для работы. 
2. Руководство не тратит силы на покупку тренингов, поиск курсов, полезных ивентов и т.д. Каждый сам подбирает материалы для изучения и ищет нужные уроки (с помощью внутренней базы знаний и проплаченных ресурсов, например, Skillshare).
3. Вся система интегрирована с нашей системой Project Management — Podio. Поэтому сотрудникам комфортно ею пользоваться. 

Такая система геймификации — альтернатива корпоративным планам обучения. И, наверное, главную проблему, которая она решает, — люди мотивированы изучать что-то новое и могут сразу себя поощрять, благодаря позициям в магазине. Например, если мы ждем обратную связь по проекту и у сотрудника появилось свободное время, то можно потратить эти пару часов на изучение нового скилла, а потом сразу купить что-то вкусненькое в магазине и поехать домой на такси за счет компании. 

Автор: Александр Томилин, сооснователь и СЕО Reprezent