Издание Quartz опубликовало текст о том, как эффективно проводить корпоративные встречи. Этот вопрос изучили американские ученые из Университета Небраски и Университета Клемсона, основываясь более чем на 200 исследованиях.
Редакция AIN.UA приводит адаптированный перевод материала.
Что делать до встречи
Общие рекомендации:
- Созывайте собрание только при необходимости.
- Укажите временные рамки; избегайте долгих собраний.
- Приглашайте только тех людей, чей опыт и знания необходимы.
- Подберите технику. Используйте мультимедийные технологии и видеосвязь.
Обязанности руководителя и участников:
- Установите четкие цели встречи.
- Подготовьте повестку дня, распространите ее заранее.
- Убедитесь, что встреча актуальна для всех приглашенных.
- Подготовьтесь к собранию, просмотрите повестку дня.
- Убедитесь, что техника готова к работе до начала собрания.
Как вести себя во время встречи
Обязанности участника:
- Не опаздывайте.
- Избегайте жалоб, властного тона и неуместных замечаний.
- Участвуйте в обсуждениях. Не занимайтесь посторонними делами.
Обязанности руководителя:
- Следуйте повестке дня, в которой изложены желаемые результаты встречи.
- Начните вовремя.
- Не отвлекайтесь.
- Позвольте подчиненным участвовать в процессе принятия решений. Если решение уже принято, об этом должны узнать все.
- Призывайте к активному обсуждению.
- Вмешайтесь в дискуссию, если она двигается в неправильное русло.
Как поступать после совещаний
Восприятие встреч зависит от того, какие решения принимаются после них. Вот что советуют исследования.
В краткосрочной перспективе:
- Отправьте отчет о проведенной встрече и пункты дальнейших действий.
- Оцените эффективность встречи, чтобы сообщить о формате проведения следующей.
В долгосрочной перспективе:
- Удовлетворенность участников встречи — важный показатель того, что они довольны своей работой. Возьмите это за цель, которую нужно достигнуть.
- Предложите лидерам критически изучить повседневные встречи, чтобы определить их необходимость и ценность.
