«Создавай, подписывай и отправляй»: работа с электронными документами в системах обмена

Решения для обмена электронными документами становятся неотъемлемой частью бизнес-процессов украинских компаний. Компании решительнее переходят на использование электронных документов. Поставщики расширяют функциональные возможности своих решений, предлагают «тест-драйвы» на определенный период и создают все условия, необходимые для быстрого старта.

Создание одного электронного документа путем добавления файла из папки – уже давно не самый привлекательный вариант. Теперь это просто вспомогательная функция, чтобы быстро подписать и отправить контрагенту один срочный документ.

В одной из статей мы рассказывали, как выбрать решение для обмена электронными документами и модель его использования. Сегодня поговорим о том, как облачный сервис «Мой Арт-Офис» позволяет экономить время с помощью различных вариантов массового создания, подписания и отправки электронных документов.

Способ 1. Создание нескольких однотипных документов с отправкой одному контрагенту. 

Это самый простой из способов создать сразу несколько документов. Пользователь выбирает тип документа, одного контрагента и каталог на диске компьютера с заранее созданными документами (или выбирает несколько файлов). Уже неплохо! Ведь не нужно делать одно и тоже, по очереди загружая каждый документ. Но этот способ явно проигрывает всем последующим вариантам, поскольку эту процедуру придется повторять для каждого контрагента. Если контрагентов много, то очевидно, что данный способ не будет оптимальным. Более того, за кадром остался вопрос создания документов. А ведь это тоже часть бизнес-процесса, которая остается неавтоматизированной при таком подходе.

Способ 2. Использование документов с параметрами

Документы с параметрами — это следующий шаг в эволюции способов массового создания документов. Представьте, что Вам необходимо отправить однотипные договора большому числу контрагентов. В шаблоне договора есть позиции, которые должны быть заполнены реквизитами получателя. Например, название организации, код, ФИО директора, адрес, email и т.п. Создание даже 10 документов, заполняя каждое значение вручную, заняло бы не менее получаса. Что говорить, если документов сотни или тысячи. И обязательно найдутся такие документы, в которых будут допущены ошибки из-за человеческого фактора.

Сервис «Мой Арт-Офис» предлагает удобный способ избавиться от этой рутины. Вам будет предложено загрузить шаблон документа, где специальным образом будут отмечены позиции для размещения динамических реквизитов. Вместе с шаблоном документа нужно загрузить Excel или csv файл, в котором будут находиться строки с данными по каждому контрагенту. Нажатие на кнопку «Создать» приведет к тому, что будет создано столько договоров, сколько строк в Excel-файле. Всего за несколько минут тысяча договоров будут доставлены своим адресатам.

Такой подход имеет определенное ограничение. Он применим только для документов с простой структурой, в которых количество динамических атрибутов известно заранее, и оно неизменно. К примеру, для первичного документа типа «Акт выполненных работ», который имеет табличную часть с динамическим количеством строк номенклатур, воспользоваться данным способом не получится.

Способ 3. Создание документов по шаблону

Учитывая ограничения предыдущего способа, сервис «Мой Арт-Офис» расширил свои возможности. Теперь среди функций можно увидеть функцию массового создания документов по шаблону. Давайте рассмотрим, как же это работает на примере создания первичных документов типа «Акт» или «Счет».

Распространенная ситуация, когда компания использует нестандартную печатную форму для актов или счетов. На акте может быть добавлен логотип компании, размещена дополнительная информация или учтены специальные правила форматирования документа. Для автоматизации массового создания таких актов необходимо вовлечь специалистов со стороны сервиса «Мой Арт-Офис». Они на примере одного из актов сформируют шаблон с учетом всех особенностей и требований. Вместе с шаблоном они подготовят структуру Excel (или csv) файла, который должен содержать данные для наполнения актов. Если компания пользуется актами и счетами стандартного вида, то разработка шаблона не понадобится. Достаточно только подготовить Eexcel-файл определенной структуры.

Как правило, компании для формирования Excel используют свои учетные системы. На первый взгляд, процесс кажется несколько громоздким – отдельные Excel-файлы, участие вендора в разработке шаблона. Но результат того стоит — сотня или тысяча актов, созданных и подписанных за считанные минуты, будут быстро доставлены Вашим контрагентам.

Таким образом, сторона, инициирующая создание документов, получает отличный способ сэкономить время. А контрагенты, зайдя на сайте «Мой Арт-Офис» в кабинет своей организации, могут бесплатно подписать в ответ все входящие документы «одним махом» и скачать их себе.

Способ 4. Использование интеграционного модуля для 1С

Среди компаний, использующих учетную систему 1С (а таких очень много!), данный способ будет наиболее оптимальным. При чем, как на стороне отправителя, так и на стороне получателя. Жизненный цикл акта выполненных работ (или расходной накладной) начинается в учетной системе исполнителя. Он создается на основе заказа покупателя и затем проводится. Установив в учетной системе специальный интеграционный модуль «1С-Арт-Офис», компания получает возможность массово загружать первичные документы в сервис обмена для своих контрагентов. Внешний вид «первички» будет полностью соответствовать печатным формам, которые настроены в учетной системе 1C.

Наличие функции подписания с помощью КЭП/ЭЦП в интеграционном модуле полностью избавляет бухгалтера от необходимости покидать интерфейс «любимой» программы. Все делается в привычной для него среде.

Сервис «Мой Арт-Офис» позаботится о том, чтобы доставить документы контрагентам и уведомить их об этом. Нужно лишь убедиться, что в контактных данных указаны актуальные почтовые адреса. Вовлечь контрагента в процесс обмена электронными документами с использованием модуля будет намного проще. Это еще одно преимущество данного способа. Ведь контрагенты получают возможность автоматически импортировать входящую «первичку» в свою учетную систему 1С нажатием нескольких кнопок.

Счета, акты выполненных работ и расходные накладные могут быть переданы по аналогичному сценарию.

Способ 5. Создание документов через программный API

Использование программного API будет интересно компаниям, которые хотят интегрировать сервис обмена электронными документами со своими корпоративными решениями. Это могут быть ERP/CRM системы или корпоративные веб-сайты. Для интеграции привлекаются программисты компании или технические специалисты вендора. В результате пользователи получают возможность работать в привычной для них среде без необходимости авторизации в сервисе обмена «Мой Арт-Офис». При этом процесс обмена электронными документами получается максимально адаптированным под требования компании, поскольку программным образом учитываются все особенности. Это касается и внешнего вида документов, правил их размещения, доставки и подписания. Массовое создание документов может быть настроено по определенному расписанию или инициироваться сотрудником, имеющим определенную роль в компании.

Мы рассмотрели разные способы массового создания электронных документов и отправки их контрагентам с помощью облачного сервиса «Мой Арт-Офис». Подборка видео поможет детальнее разобраться как это работает.

Какой из способов наиболее эффективно подходит Вашей компании?

Если у Вас остались вопросы, поставьте их консультанту сервиса «Мой Арт-Офис» прямо сейчас.