Как выбрать ПО для автоматизации отчетности + список сервисов

Основатель финансовой компании fuelfinance Алена Мысько рассказывает в своей колонке для AIN.UA, как бизнесу автоматизировать отчетность и приводит советы, как правильно выбрать для этого систему.

Программное обеспечение для ведения финансов позволяет быстро и удобно фиксировать все операции, связанные с деятельностью бизнеса, и формировать на основе этих данных отчетность и аналитику. Например, сотрудники фиксируют все операции по поступлению или расходам средств вашей компании с помощью мобильного приложения. Владелец непрерывно получает актуальную информацию о своем бизнесе из любой точки планеты 24/7.

Он видит, сколько средств сейчас на счетах, сколько единиц товара было продано на прошлой неделе, какого именно и на какую сумму, какие товарные запасы сейчас в наличии, сколько средств должно поступить в следующем месяце и сколько нужно потратить на покрытие расходов. Благодаря полной картине появляется возможность более оперативно принимать решения.

Виды программного обеспечения

Существует масса решений в зависимости от функции, которую они должны выполнять. 

1. Для бухгалтерии и налоговых отчетов

Позволяют формировать и подавать отчетность в государственные органы, в том числе платить налоги. При этом не имеют функционала по формированию полноценной финансовой и управленческой отчетности. 

Например, при помощи ресурса Taxer можно легко вести бухгалтерию для малого бизнеса, формировать и подавать налоговые отчеты, платить налоги, а также формировать первичные бухгалтерские документы. Решение очень простое, эффективное и недорогое. Однако закрывает только вопросы ведения бухгалтерии для малого бизнеса.

Также удобным решением для ведения бухгалтерского учета является чат-бот ReporTax, который запустили в 2019 году. Этот инструмент помогает рассчитывать и уплачивать налоги, а также подавать отчеты в госорган. Бот напоминает даты и указывает на допущенные ошибки.

2. Для сбора данных о деятельности компании

Позволяют формировать отчеты о продажах, движении денежных средств, финансовых результатах. Также помогают собирать аналитику, рассчитывать финансовые показатели, контролировать оплаты, задолженность и делать прогнозы.

Однако эти программы не всегда или вообще не позволяют подавать отчеты в фискальные органы. Например, Finmap, QuickBooks, ZohoBooks, Xero.

Конечно, есть и такие, которые могут формировать как бухгалтерскую так налоговую отчетность, а также финансовую и управленческую. Среди них — 1С или SAP. Однако данные решения более сложны в использовании, что требует наличия в штате бухгалтера или финансиста, который будет вести учет в этих программах (а порой необходима и целая команда финансистов). Кроме того, стоимость данного ПО значительно выше, как и стоимость настройки под нужды конкретного бизнеса.

5 программ для ведения финансового учета

Finmap. Удобный и понятный интерфейс для любого пользователя. Для использования сервиса не обязательно иметь в штате финансиста или бухгалтера. Идеально подходит для малого бизнеса. Единственным недостатком пока можно считать отсутствие интеграции с ПО, позволяющим подавать отчетность в контролирующие органы.

Возможности:

• автоматизированный сбор отчетности и аналитики на основе внесенных операций,
• возможность интеграции с CRM- и ERP-системами, интернет-банкингом и вашим сайтом.

1C. Наиболее подходит для среднего и крупного бизнеса. Использование решения требует наличия в штате бухгалтера или финансиста, дополнительных расходов средств и времени на настройку.

Возможности:

• ведение бухгалтерского и налогового учета,
• формирование отчетности для фискальных органов,
• ведение необходимой управленческой отчетности.

ZohoBooks. Популярная в мире учетная программа для МСБ. Лучше всего подойдет для бизнеса, работающего на международном рынке. В то же время данное решение пока не интегрируется с украинским интернет-банкингом и ПО, позволяющим формировать налоговую отчетность.

Возможности:

• интеграция со многими собственными продуктами (CRM-, ERP-системами),
• использование облачных технологий.

Xero. Отличается более простым процессом настройки, чем ZohoBooks, а также простым интерфейсом. Однако в системе также отсутствует интеграция с украинским интернет-банкингом. 

Microsoft Excel. Не имеет готовых решений по ведению финансовой отчетности, однако позволяет построить любую систему отчетности под требования конкретной компании, учитывая именно ее потребности. Особенно это удобно для малого бизнеса с небольшим объемом транзакций. Это простое решение без дополнительных затрат на операциониста и покупку учетных программ. Для работы требуется навык написания формул. 

Возможности:

• сбор информации о поступлениях и расходах,
• формирование отчета о движении денежных средств, прибылях и убытках, балансе,
• вывод нужных финансовых показателей в виде диаграмм и графиков.

Как правильно выбрать и использовать ПО для ведения финансов

Выбор программного решения для ведения финансов диктуется потребностями и возможностями бизнеса. Поэтому обратите внимание на следующее.

1. Определите, какие данные вам нужно контролировать, какие показатели для вас важны. Среди них должен быть такой минимум: денежный поток, прибыль, размер кредиторской и дебиторской задолженностей. Остальные показатели вы должны выбрать для себя самостоятельно, определив, что для вас является важным для контроля.

2. Проанализируйте ресурсы, которые вам понадобятся для эффективного использования того или иного ПО. Так как большинство подобных сервисов платны, выберите тот, который вам финансово выгоден.

3. Ответственно подойдите к настройке работы сервиса. Найдите время, чтобы разобраться, как все работает, перед переходом на новую систему. Если нет возможности настроить самостоятельно, обратитесь в службу поддержки или к специалистам, которые занимаются внедрением автоматизированного учета на основе выбранной вами программы. От качества настройки зависят качество отчетности, которую будет выдавать учетная система, и простота ее использования.

Успех использования учетной системы для ведения финансов зависит не только от выбора ПО и настройки, а также от дальнейшего использования. Поэтому правильно постройте и опишите процесс ведения отчетности в выбранном ПО, кто и с какой периодичностью должен вносить данные, кто будет проверять и согласовывать показатели.

Большинство из программ имеют бесплатные тестовые периоды, в течение которых вы можете проверить, соответствует ли решение вашим требованиям. Обратите внимание на защиту данных и наличие дополнительных сервисов или возможностей, например, мобильной версии.

Может случиться, что какое-то из решений закрывает только часть потребностей, для полноты требуется использование дополнительных сервисов. Поэтому проанализируйте возможность интеграции выбранного ПО с другими сервисами и с теми, которые в вашей компании уже используются.

Сколько понадобится времени и средств 

По нашему опыту, настройка и внедрение длится от месяца до полугода: все зависит от процессов внутри компании и выбранного ПО. Большинство облачных решений имеют формат подписки, которая обойдется в сумму от $8 в месяц. Если говорить о более сложных программах, таких как 1С или SAP, то добавляются расходы на штатного бухгалтера или финансиста, который будет вести учет в таких системах.

Автор: Алена Мысько, fuelfinance