Как дизайнеру работать в распределенной команде — колонка

Распределенные команды становятся все популярнее. На них уже перешли InVision, Automattic, Zapier и Basecamp. Причины прагматичны. С одной стороны — удешевление стоимости ресурсов, с другой — возможность привлечь лучшие кадры со всего мира.

Дизайнер американского стартапа Unstoppable Domains Алексей Попов написал для AIN.UA колонку о том, как освоиться и эффективно работать в таком коллективе.

Я — продуктовый дизайнер в стартапе Unstoppable Domains, и последний год работаю удаленно в распределенной команде. Мы создаем децентрализованный интернет, в котором не будет цензуры, а также необходимости в обслуживающих компаниях, контролирующих ваши домены.

Мой ФОКУС в роли продуктового дизайнера — улучшение пользовательского опыта и разработка интерфейсов по продаже и настройке блокчейн-доменов, а также дизайн внутренних продуктов компании.

У Unstoppable Domains есть офисы в Сан-Франциско и Киеве. Но большинство коллег находятся в разных уголках мира и работают удаленно. В тексте я расскажу, как мы организовали процессы, с какими плюсами и минусами столкнулись.

Для начала стоит заметить очевидное — такая концепция подходит не каждому бизнесу, и не каждому сотруднику. Иногда невозможно перестроить процессы, а кто-то хочет работать именно из офиса. В переходе на распределенную модель есть плюсы, минусы и вызовы.

Корпоративные и личные преимущества

Плюсы для компании:

• Можно привлечь лучших специалистов из разных стран без необходимости их переезда или открытия физических офисов.
• Экономическая эффективность — компания урезает затраты на содержание офисов, при этом может нанимать сотрудников из стран, где стоимость труда ниже.
• Дополнительная мотивация при найме. Опросы показывают, что гибкий график поколение миллениалов ценит выше, чем уровень компенсации.

Плюсы для сотрудника:

• Возможность работы из любой точки мира.
• Возможность проводить больше времени с семьей.
• Работа на результат — ты сам подбираешь оптимальный график, чтобы достичь поставленных целей.

Среди твоих KPI не числится «отсидеть в офисе 8 часов».

Командные вызовы

• Скорость и качество коммуникации.
  Задачи нужно описывать детальнее, а ответы или реакции могут задерживаться. У ваших коллег зачастую не будет возможности подойти друг к другу, и похлопав по плечу, задать вопросы по задаче. Поэтому формировать свои мысли и идеи нужно максимально понятно.
• Планировать нужно с учетом разных часовых поясов. Иногда — идти на компромиссы.
• Выстраивания доверия между сотрудниками.
  Когда люди никогда не встречались лично, им сложнее найти подход друг к другу и наладить личную коммуникацию. Для распределенных команд важно решить проблему личного доверия и признания компетенций между коллегами.
  
  Наилучший способ — это личное общение. Можно организовывать время, когда команда проекта может поработать несколько дней вместе или провести совместные мотивационные и развлекательные мероприятия.
  
  А при появлении нового сотрудника важно, чтобы руководитель отдела сделал личное представление для коллег, рассказав, чем новый человек будет заниматься в компании и познакомил его с командой.
• Языковые барьеры.
  Если команда интернациональна, готовьтесь понимать разные акценты и будьте терпимы к разному уровню знания языка.
• Различия культур и менталитетов.
  Сотрудники могут не только общаться на разных языках, но и иметь разные традиции, культурные и религиозные особенности. Их тоже нужно учитывать.

Личные вызовы

• Стирается граница между рабочим и личным временем.
  Для меня это самый весомый вызов. Трудно провести четкую границу между личным и рабочим. К счастью, мне нравится то, чем я занимаюсь и я не испытываю неудобств даже «находясь постоянно на работе». Мое утро начинается с автоматического открытия вкладок с почтой и календарем (я пользуюсь расширением Snooze this tab для Chrome).

Календарь в деле построения границ — ваш главный инструмент. Планируйте время для досуга и семьи так же, как планируете задачи и совещания.

• Асинхронная коммуникация.
  Задержка во времени между вопросом и ответом вначале непривычна. Со временем к этому привыкаешь, и со своей стороны стараешься реагировать как можно оперативнее.
• Отсутствие ощущения заботы коллег.
  Для многих важно ощущение сопереживания и наличия хорошего окружения как дома, так и на работе. «Удаленщики» зачастую обделены вторым пунктом. Для тех, кому это действительно важно, можно посоветовать работать из коворкинга, и обзавестись там друзьями.

Требования к себе

Удаленная работа, кроме плюсов и вызовов, требует более высокого уровня самоорганизации и дисциплины. Над вами не будет постоянно стоять менеджер.

Вы сами должны устанавливать приоритеты задач на каждый день.

Кроме того, работа в распределенной команде потребует владения иностранным языком — в большинстве случаев это английский. Поэтому, если с этим у вас не все хорошо, самое время начать его учить.

Как все улучшить в команде

• Знание «кто чем занимается?».
  Очень важно поддерживать общее понимание того, куда движется компания, кто над чем работает, и какая у каждого зона ответственности. Точное делегирование поможет быстро находить тех, с кем можно обсудить конкретную задачу, а также повысит уровень мотивации.
  
  Добиться этого можно, имея четкую и понятную каждому структуризацию по направлениям и внутренним проектам, а также прозрачную систему постановки задач.

Мы используем небольшой лайфхак — в описании каналов в Slack каждую неделю указываем «дежурных». Например — ответственного за техническую поддержку.

• Единая среда знаний.
  Храните данные о проекте в единой системе, чтобы каждый знал и умел быстро находить нужную информацию по работе. Это можно делать в wiki-системах или на Google Drive. Для удобства, ссылки на документацию и формы, в которых можно описать найденные ошибки или идеи, можно продублировать в профильных каналах в Slack.
• Регулярная коммуникация и 1-1 совещания.
  Кроме плановых групповых совещаний, установите время, когда можно задать вопросы друг другу лично и сделайте подобные «встречи» регулярными. Совещания в режиме 1-1 обязательны между менеджером и подчиненными, а также могут быть полезны между коллегами из разных отделов. В моем случае, раз в неделю у меня запланирован звонок с дизайнером из бизнес-команды. Мы можем обсудить точки соприкосновения продукта и маркетинга, а также просто пообщаться.
• Пространство для личного.
  Пусть в вашем корпоративном мессенджере будет канал с шутками и личными историями — это позволяет помнить, что вы распределенная, но все же команда.
• Периодические сборы команды.
  Личное общение трудно заменить звонками в Zoom или Skype. Один из важных инструментов, помогающий сплотить команду — возможность собраться вместе в одном из уголков планеты и обсудить общие цели. В конце прошлого года мы собирались в офисе с Сан-Франциско, а перед этим был Лас-Вегас.

Почему распределенная команда — не значит ленивая

Главной проблемой удаленных команд считают низкую производительность труда. Но в большинстве случаев это не так.

При правильной мотивации результативность будет выше, поскольку сотрудники сами планируют рабочие часы и работают на результат. Самое сложное — это построение коммуникаций и рабочих процессов между сотрудниками.

P.S.

Советы для тех, собирается путешествовать при работе в распределенной команде:

• При планировании поездки, сверьте календарь с учетом временных зон и предупредите заранее коллег о ваших планах. В случае задержки или переноса рейса, для них не будет большим сюрпризом появление у вас непредвиденных обстоятельств.
• Выбирая место проживания, проверьте наличие доступа в интернет. Желательно, чтобы у вас был рабочий стол или в доступности удобное место для работы и звонков.
• Позаботьтесь о мобильном интернете в качестве резервного канала связи.
• И не забывайте о страховке.

Автор: Алексей Попов, продуктовый дизайнер Unstoppable Domains