Как создать правильную культуру удаленной работы — опыт BlaBlaCar

На время карантина, большинство компаний перевели своих сотрудников на удаленную работу. В колонке для AIN.UA Юлия Крупенко, менеджер по коммуникациям в «BlaBlaCar Украина», рассказывает, как настроена удалена в BlaBlaCar и делится советами, как создать подходящие условия, чтобы быть продуктивными, найти здоровый баланс между работой и личными делами

Чтобы замедлить распространение нового коронавируса (COVID-19) и сохранить здоровье и безопасность наших людей, мы просили наших сотрудников — 700 человек в разных городах и странах — со второй недели марта работать из дома до дальнейшего уведомления.

Эта ситуация создает целый ряд новых задач для глобальных компаний и менеджеров, чтобы поддержать свои команды, сохранить сильную и культуру и найти некоторую стабильность в этом мире неопределенности.

Один из наших шести принципов в BlaBlaCar — это #ShareMoreLearnMore — идея обмена знаниями и передовым опытом между командами, компаниями и отраслями, чтобы мы все вместе могли двигаться вперед. Поэтому мы хотели бы поделиться некоторыми советами и рекомендациями, созданными нашей People Team и целевой группой #remoteworkers, для всех, кому может понадобиться помощь в переходе на полностью удаленную рабочую среду.

Надеемся, что это поможет вам и вашей команде создать подходящие условия, чтобы быть продуктивными, найти здоровый баланс между работой и личными делами, и максимально использовать эту сложную ситуацию.

Создание условий для работы

• Хорошее интернет соединение.
• Подготовленное рабочее место: удобные стол и стул. Идеально, если получится создать пространство минимализма, чтобы от работы ничего не отвлекало.
• Тихое место для созвонов и онлайн-встреч. Наушники или гарнитура здесь будут не лишними.
• Сервисы и приложения для удаленной работы (Slack, Google Hangouts и т.д.).

Общие рекомендации

Рекомендуем:

• Планируйте ваш день так, как бы вы делали, находясь в офисе.
• Старайтесь разделить ваши рабочие и личные задачи.
• Не забывайте про регулярные перерывы: позаботьтесь о хорошем обеде и перерывах на кофе/чай.
• Перенесите звонки, если у вас проблемы с подключением.
• Помните, что работа из дома не означает работу 24/7. По завершению рабочих часов закрывайте ноутбук и переключайтесь на личные задачи.
• Поговорите с кем-нибудь, если вам одиноко или скучно (например, с командой).
• Говорите с вашим менеджером ежедневно, рассказывайте о своих результатах и планах.
• Говорите «Привет» и «До завтра» своим коллегам онлайн, когда начинаете и заканчиваете рабочий день.

Не рекомендуем:

• Не работайте в пижаме.
• Не ешьте перед ноутбуком, старайтесь разделять рабочую и обеденную зону.
• Не отвлекайте своих коллег, если они указали «Не беспокоить» в статусе.
• Не работайте 24/7 или ночью.
• Не отвлекайтесь на серфинг в интернете или домашние дела во время рабочих встреч.

Если вы работаете в команде

Задачи и результативность:

• Убедитесь, что вы знаете о своих целях, ожидаемых результатах и дедлайнах.
• Планируйте свои задачи на каждый день и следите за их выполнением.
• Если вы не уверены в том, какие задачи стоит делать в ближайшее время, или нуждаетесь в помощи с их реализацией — обратитесь к своему руководителю.

Рабочее пространство:

Постарайтесь найти тихое и спокойное место, где можно сфокусироваться и не отвлекаться. Если у вас трудности с организацией рабочего пространства, поговорите об этом со своим руководителем.

Организованность:

Наша культура базируется на доверии, поэтому мы должны доверять друг другу и помочь правильно организовать рабочее пространство каждому. Переход на удаленный формат работы — это не всегда просто. Каждый сотрудник должен научиться гибкости и эмпатии.

• Не позволяйте себе того, что бы вы не позволили себе, находясь в офисе.
• Придумайте ритуалы, которыми вы будете начинать и заканчивать рабочий день.
• Сделайте список задач, которые необходимо сделать первым делом с самого утра.
• Ведите заметки, чтобы не пропустить ничего важного.

Рабочий ритм:

• Не переусердствуйте, работая из дома. Если вы обычно работаете 8 часов каждый день, постарайтесь сделать то же самое в удаленном формате работы.
• Планируйте день так, как удобно вам. Постарайтесь быть в рабочем режиме в те же временные промежутки, в которые вы работали и раньше в офисе.
• Структурируйте свой день, используйте календарь и не забывайте про перерывы на обед и кофе.
• Постарайтесь максимально разделять рабочие и домашние задачи.

Онлайн-встречи.

• Подготовьте наушники, не всегда удобно пользоваться аудио ноутбука.
• Используйте камеру.
• Не забывайте отключать звук (Mute), когда вы не разговариваете. Так удобнее проводить онлайн встречи, на которых присутствует большое количество людей.
• Подключайте проводное соединение, если видите, что WI-FI или 3G работает с перебоями.
• Добавьте свои аватарки на все онлайн сервисы, которые вы используете.
• Не отвлекайтесь на серфинг в интернете во время встреч.

Если вы — руководитель команды

Рабочее время:

• Всегда говорите «Привет» и «До завтра» своей команде перед началом и завершением рабочего дня.
• Установите общие часы работы для своей команды.
• Убедитесь, что все члены команды готовы начать свой рабочий день.

Онлайн-встречи:

• Начинайте каждую рабочую встречу с краткого обсуждения самочувствия и настроения каждого участника.
• Празднуйте результаты и достижения. В формате удаленной работы это особенно важно.

Проджект-менеджмент:

• Говорите про планы, ожидания, сроки и цели.
• Запланируйте больше встреч 1:1, чтобы в быстром формате узнавать новости от сотрудников.
• Доверяйте своим сотрудникам, не переусердствуйте с количеством трекеров за их продуктивностью.

Share more, learn more:

• Убедитесь, что вся важная информация есть в открытом доступе для всех сотрудников.
• Чаще делитесь устной и письменной обратной связью.
• Поощряйте обратную связь от сотрудников вам.

Баланс:

• Следите за тем, чтобы сотрудники не работали в нерабочее время: напишите им в личные сообщение и напомните, что в это время стоит отдыхать и набираться сил.
• Пропагандируйте здоровые привычки работая из дома, например, количество пройденных шагов за день и т.д.
• Поощряйте здоровое питание дома — спрашивайте о том, что сотрудники едят на завтрак, обед или ужин/
• Убедитесь, что на онлайн встрече присутствуют все — очень легко кого-то «потерять»/

Инфраструктура:

• Старайтесь все записывать, ведите нотатки.
• Создайте информационный хаб.
• Google Docs: организуйте пространство для сотрудников.
• Научите сотрудников пользоваться сервисами для организации встреч, если в этом есть необходимость.

Автор: Юлия Крупенко, менеджер по коммуникациям в «BlaBlaCar Украина»