Мовчання принтера, або як заощадити 120 000 гривень на рік на паперових документах

Є три види бізнес-активів: гроші, нерухомість і «цінні папери». В реальності здається, що останні – це саме ті невизнані паперові версії документів, що нагромаджуються біля принтера і ніяк не зникнуть. Гра слів, звичайно. Втім про цінність є більше інформації.

Якщо компанія перейде на цифровий документообіг, то зможе заощадити понад 128 000 гривень на рік. Це вартість місячної оренди офісу на Печерську чи меншого офісу у прицентрових районах столиці. Ця ж сума покриває приватний офіс у коворкінгу на рік місткістю від 1 до 25 людей. 

Вартість онлайн-сервісу цифрового документообігу Document.Online буде становити ледве не у 15 разів меншу суму на рік, а погодження та відправка одного документу в такому разі обійдеться у 0,9 грн.

Цифровий документообіг часто згадують, коли компанії потрібно отримати враження від власної програми корпоративної соціальної відповідальності чи «проїхатися» на гребні екологічного хайпу. Натомість найлогічніша причина запровадження електронного документообігу – це безкомпромісна ефективність, автоматизація рутинних задач та простота процесів. Десь на рівні ускладнених процедур, погоджень, правок і затяжних очікувань помирає мотивація, ініціативи, якість процесів і народжується апатія, яка має прямий стосунок до KPI команди. 

Якщо підрахувати у скільки обійдеться нейтралізація інертності, послуги тренерів-мотиваторів і пошук свіжих думок на аутсорсі, то цифри стають ще виразнішими.

Протягом двох минулих років ряд законодавчих ініціатив дійшли до фінальної точки. Закон «Про електронні довірчі послуги» легітимізував MobileID як спосіб ідентифікації особи і ввів поняття кваліфікованого цифрового підпису, що прирівнюється до підпису власноруч.

Все це посилило впевненість бізнесу у намірах трансформувати процеси і процедури. На сьогодні електронні документи юридично рівносильні паперовим версіям.

Як зрозуміти, що настав час задуматись над запровадженням електронного документообігу?

1. Процеси гальмуються в силу документальних процесів у юридичному чи фінансовому відділі. Команда працює у режимі очікування.
2. Підробка підписів: уже траплялися випадки, коли затвердженням документів маніпулювали і бізнес мав драматичні наслідки.
3. Швидкий ріст компанії: команда масштабується дуже швидко, а відповідно поруч все більше і більше нових людей, або ж навпаки часта ротація змушує вас постійно думати про безпеку документообігу.
4. Висока мобільність працівників: процеси стають масивними і протяжними через відсутність відповідальних осіб у офісі, отже, потрібна гнучкість. Наприклад, доступ до документів та можливість їх повноцінного підписання з мобільного. В тому числі і на випадок закордонних відряджень. 
5. Накопичення напруження команди і неможливість реагувати на повсякденні виклики швидкими рішення. В очах партнерів ви перетворюється на неповоротких та складних співрозмовників.

Document.Online – найкращий хмарний сервіс електронного документообігу 

Наприкінці 2019 року міжнародний фестиваль-конкурс «Вибір року» в Україні за участю експертного та високого журі визначив перелік товарів та послуг №1 в Україні. Одна із номінацій, за перемогу у якій змагались українські розробники за статус №1, – «Кращий хмарний сервіс електронного документообігу». Ним став Document.Online.

Їм довірили свій документообіг гіганти рітейлу, бренди світового масштабу, торгівельні мережі, державні підприємства та найбільші аграрні підприємства в Україні. Фактично перемога означає статус №1 на ринку. Клієнтами сервісу вже стали Kernel, Novus, Bosch, «Велика Кишеня», «Агро-Регіон», Puma, Helsi та багато інших.

Усього в формуванні списку переможців у 50 номінаціях взяли участь близько 90 експертів. Але найбільший відсоток впливу на фінальний список переможців мали клієнти. Відтепер онлайн-сервіс – чи не єдиний власник медалі-відзнаки на ринку технологій. Понад 50% українців звертають увагу на цю відзнаку і беруть її до уваги, приймаючи рішення про покупку.

Document.Online – це хмарний сервіс електронного документообігу. Це не програма на офісному комп’ютері, яку потрібно оновлювати чи за кожною дрібницею бігти у офіс, щоб виконати просту, але важливу дію.

Хмарний сервіс простою мовою – це онлайн-сервіс, де за допомогою логіну та паролю чи облікового запису Google або Facebook працівник компанії може потрапляти у власний персональний кабінет, завантажувати туди документи та налаштовувати процедуру його підпису, анульовувати, редагувати. Словом, виконувати всі ті дії, які ви можете виконувати із документом на комп’ютері. Однак, окрім усього цього, ви можете підписати його за допомогою КЕП чи MobileID, і відтак документ матиме юридичну силу.

Доступ до можливостей хмарного сервісу є з будь-якого гаджету та місця. В Україні чи на пляжі Балі, в аеропорту, прямуючи у відрядження, чи просто вдома. Потрібен лише доступ до мережі. 

Документи зберігаються на серверах Microsoft Azure, а доступ до них гарантується на рівні 99,98%. Це означає, що лише 5 хвилин на місяць може не бути доступу до документів. Це набагато краща перспектива, ніж «пекельні кола Данте»: втрачені оригінали і поновлення процедури підписання. 

Document.Online підтримує роботу з усіма акредитованими центрами сертифікації ключів України. Цифровий підпис неможливо підробити. Завдяки функціям Document.Online ви бачите, хто і коли підписав документ.

Але чи не найцінніший спосіб ідентифікації — це MobileID. Умовно і просто це – кваліфікований електронний цифровий підпис, який зберігається на SIM-карті. Таким чином, наявність телефону та доступу до мережі стає повноцінною та вичерпною умовою підписання документу.

Завдяки можливості налаштування маршрутів підписання відправник документа може вказати у послідовності всіх, чиїх підписів потребує документ. Задати часові рамки підписання, отримати миттєве сповіщення про завершення маршруту. Таким чином, ніяких контрольних дзвінків, нагадувань, листів на пошту, роздратованих реплік по ту сторону кабінету.

На що варто звернути увагу, коли обираєте рішення для цифрового документообігу?

Буває, що сервіси електронного документообігу навіть при високій необхідності не приживаються в компанії. Минає кілька днів спроб і вуаля: принтер знову в ділі. Так буває з огляду на три базові причини, що стосуються розробників сервісів.

1. Громіздкий інтерфейс сервісу: у ньому важко розібратися інтуїтивно, і фахівець втрачає час. 

Для проектування Document.Online обрали стратегію «звичного інтерфейсу». Зібрали експертів, вивчили системи, з якими щодня працюють користувачі (електронна пошта, бухгалтерські системи, CRM та інше), та розробили дизайн сервісу, який відповідає зоні комфорту. Тестували його в цільових групах до 500 учасників. Сервіс постійно вдосконалюється, але вже сьогодні Document.Online має дуже простий вигляд. Якщо ви без проблем користуєтесь поштою Gmail, сервіс не зможе ускладнити життя. Інтуїтивний рубрикатор, лише необхідні функції спрощують роботу, а необхідні поля при завантаженні тримають в суворій дисципліні документи. Онлайн-сервіс доступний українською, англійською, азербайджанською та російською мовами.

2. Невідповідність функціоналу потребам бізнесу та слабка адаптованість до реальних потреб, відсутність тестового періоду використання сервісу.

Більшість учасників команди Document.Online раніше працювала у великих компаніях і досконально уявляє, як виглядає сервіс по ту сторону монітору. Компаніям потрібне не програмне забезпечення, а вирішення проблеми. Вони точно знають, як виглядає найкращий результат. Саме тому Document.Online спроектований як конструктор і адаптується під бізнес-процеси. Ми не вимагаємо і не чекаємо від клієнта технічного завдання, а пропонуємо варіант самостійно.

3. Відсутність техпідтримки, що ефективно вирішує проблему користувача у момент потреби.

Технічна підтримка Document.Online — це не просто люди, які приймають дзвінки. Це експерти у питаннях юридично значущого документообігу, які беруть участь у постановці задач з розвитку сервісу, та проходять навчання з юридичних питань.

Потреба в оптимізації завжди інтуїтивно відчутна, однак кожен із українських бізнесів перебуває на своєму індивідуальному етапі розвитку культури, персоналу, ефективності та результативності. Тут, як у мистецтві.

Це – як «Чорний квадрат» Малевича. Хтось його розуміє і високо цінує, а для інших це просто – квадрат і привід ще раз звести плечима. Все залежить від цифрової культури і цілеспрямованості топ-менеджменту. Хтось із останніх сил витискає ефективність із недосконалого паперового документообігу, а хтось ще на початку масштабування бізнесу запроваджує цифрові звички і культивує компетенції персоналу. 

«Спочатку видається, що найважливіше – технічні характеристики. Але при спілкуванні стає очевидним, що найбільше клієнтів хвилює процес інтеграції та навчання персоналу. Як тільки з цим наступає ясність, рішення приймається швидко. З цим немає проблем: цифровий документообіг демонструє свої переваги вже з першого дня, а користувачі «видихають», розуміючи, що це полегшення і зменшення кількості роботи. Адаптація проходить у дуже стислі терміни, а сервіс стає повсякденним інструментом роботи з документами», – коментує керуючий партнер Document.Online.

На сьогодні Document.Online – єдиний хмарний сервіс, що отримав медаль-відзнаку міжнародного фестивалю-конкурсу «Вибір року» в Україні. 

«Технологічні бізнеси вкрай перспективні. Вони готові отримувати масовий відгук та оцінку користувача. Якщо формати змагань ідей, стартапів чи проектів на ранніх стадіях розвитку досить популярні, то для впевнених технологічних бізнесів-форматів змагання за лідерство в очах споживача не так багато. Однак маркетингове дослідження споживчих уподобань фестивалю-конкурсу – один з таких інструментів. Він дозволяє за виваженою методикою та при підтримці кваліфікованих фахівців оцінити власну позицію на ринку. Для команди Document.Online це завершилось більше, ніж надихаюче», — зазначає Анна Руденко, національний координатор фестивалю.