Денис Жаданов, вице-президент по маркетингу в Readdle, рассказывает, как компания перешла на ремоут и организовала весь рабочий процесс. А также поделился инструментами, которые в Readdle используют для удаленной работы.

В Readdle сейчас работает 182 человека. Из-за пандемии COVID-19 весь мир закрыт на карантин и все сидят дома. Мы в Readdle тоже перешли на удаленку. Несмотря на это, компания продолжает полноценную работу, наши ежедневные задачи и цели — все те же, что и до начала пандемии. Но изменилось то, как мы общаемся, взаимодействуем и достигаем результатов.

Мы в Readdle разделяем общие ценности и принципы во всем, что касается командной работы и взаимодействия. Но при этом каждая команда внутри компании сама решает, какими инструментами пользоваться, как часто созваниваться, какие процессы внедрять и т.д.

Наши цели при работе из дома:

  • Оставаться бодрыми, здоровыми и мотивированными
  • Достигать еще лучших результатов как одна сильная команда
  • Научиться эффективной удаленной работе
  • Воплощать в жизнь нашу стратегию
  • Наслаждаться процессом

Принципы общения при удаленной работе

При удаленной работе чаще всего возникают трудности с коммуникацией. Поэтому наша команда руководствуется следующими принципами:

Подробно все проговаривайте и отвечайте на сообщения

Работая удаленно, люди имеют возможность сосредоточиться на задачах и ни на что не отвлекаться. Но при этом скорость коммуникации очень важна для работы в команде.

Мы в команде договорились о том, как быстро следует отвечать друг другу в зависимости от канала коммуникации. Это не какие-то строгие правила, а скорее наши ожидания друг от друга и наш профессионализм:

  • Slack – до 30-60 минут в рабочее время.
  • Почта – до 3-4 часов. Если не успеваете, напишите, что видели письмо и вам нужно больше времени для ответа. 
  • Телефон. Только на крайний случай. Мы звоним друг другу, только если это что-то срочное или человек нигде не отвечает в рабочее время.

Я всегда прошу команду активнее общаться друг с другом во время работы из дома. Если человек не отвечает, совершенно нормально написать ему еще раз.

Не знаете, что делать? Застряли? Спросите!

Такое случается с каждым. Ты можешь долго ждать ответа от коллеги, не знать, что делать, или задача может казаться слишком сложной. Какой бы ни была причина, очень важно обратиться к нужному человеку и попросить о помощи. Мы как команда сильнее вместе.

Фиксируйте основные решения

При удаленной работе очень легко оказаться не в курсе важных решений, принятых твоей командой. Поэтому жизненно необходимо письменно фиксировать основные решения, чтобы вся команда имела к ним доступ. Мы пока учимся этому и планируем использовать Confluence как базу знаний, Jira — для всего, что связано с разработкой продуктов, Abstract — для дизайнов и т.д.

Координация внутри команды и управление проектами (на примере отдела маркетинга)

Задачи нашей команды остались прежними. Но с учетом нынешней ситуации нам пришлось пересмотреть, как мы работаем.

В качестве примера я расскажу, как все устроено в нашем отделе маркетинга. Как я уже упоминал, другие команды внутри Readdle могут работать несколько иначе. Каждый отдел обладает достаточной гибкостью, чтобы выбирать собственные процессы и инструменты. Главное — конечный результат, и каждая команда лучше знает, как его достичь.

Weekly Snippets — план на неделю

Я позаимствовал это название из книги Radical Candor, которую очень всем рекомендую. Как работают Weekly Snippets? У нас есть общая Google-таблица, в которую каждый записывает свои главные цели на неделю. Важно ФОКУСироваться на результатах, а не просто процессах или действиях. Например, вместо «Работа над email-рассылкой» мы пишем: «Сверстать и запустить семь писем к четвергу».

Такие планы на неделю помогают команде расставить приоритеты и сосредоточиться на важных задачах. Кроме того, так лучше видно общее положение дел и взаимодействий в команде.

Ежедневные созвоны

Каждое утро мы всей командой созваниваемся на 15 минут, чтобы поделиться своими планами на день. Если кто-то нуждается в помощи или столкнулся с трудностями в работе, он может рассказать об этом во время звонка.

Управление проектами в Asana

После того, как мы определили главные задачи на неделю, все заносят их в Asana — наше приложение для управления задачами. В Asana у нас есть отдельные проекты, связанные с релизами и обновлениями приложений (например, темный режим в почтовом клиенте Spark) и другими задачами (создание обучающих видео, поиск новых партнеров и т.д.)

Я уверен, что это единственный способ оставаться организованными. Кроме того, Asana позволяет мне эффективно делегировать задачи, потому что я могу быстро увидеть, насколько загружен каждый сотрудник.

Еженедельные митинги

Каждый понедельник мы проводим 30-60-минутный митинг, где каждый рассказывает, чего он достиг и чему научился за прошлую неделю, а также делится планами на текущую неделю.

После перехода на удаленку мы проводим такие митинги в Zoom и всегда делаем это с включенными веб-камерами. Я читал много статей и исследований о том, почему видеосвязь лучше обычных звонков. Если коротко, видеозвонки получаются более теплыми, личными и эмоциональными.

В Zoom нам больше всего нравится возможность выбирать собственные фоны для видеозвонков. Фоны некоторых моих коллег становятся все интереснее с каждым днем 🙂 

Маркетинговый пульс

Маркетинговый пульс — это короткое ежедневное сообщение от каждого члена команды в нашем Slack-канале. Каждый из нас просто подводит итоги дня в формате «Сегодня я сделал…» Это помогает всей команде видеть общий прогресс и поддерживать друг друга.

Двухнедельные отчеты и итоги

Каждую вторую пятницу мы проводим часовой митинг, чтобы вместе обсудить, чему мы научились и каких результатов добились за прошедшие две недели. Перед звонком мы готовим общий отчет обо всех маркетинговых активностях за две недели.

Совещания и звонки

Мы привыкли проводить много личных встреч в офисе, поэтому нам пришлось научиться так же эффективно обсуждать идеи в удаленном режиме.

Дам несколько советов, как сделать звонки более продуктивными:

  1. Подключайтесь к приложению для видеосвязи за 2-3 минуты до звонка. Так у вас будет достаточно времени проверить звук и микрофон, и встреча начнется вовремя.
  2. Отключайте микрофон, когда не говорите, чтобы уменьшить фоновой шум. Но не забудьте включить его, когда собираетесь что-то сказать.
  3. Убедитесь, что у вас хорошая связь. Во время нашего первого звонка у меня был довольно посредственный интернет, и это послужило мне хорошим уроком.

Вот список сервисов, которые мы используем для удаленных совещаний:

  • Планирование и организация совещаний —  Doodle.com. Doodle сэкономит вам уйму времени на планировании митингов.
  • Совещания до 20 человек — Google Meet. При создании митинга вы можете добавить ссылку на звонок прямо из Google Calendars.
  • Совещания более 20 участников или звонки с людьми не из Readdle – Zoom.us. Этот сервис лучше работает для больших групп. Кроме того, прямо из встроенного календаря в нашем почтовом клиенте Spark можно быстро позвонить на Zoom или Google Meet.
  • Проработка идей и брейнштормы — Miro.com

Я использую этот инструмент для визуализации новых идей.

Инструменты и сервисы

Поделюсь списком приложений и сервисов, которыми пользуется вся команда Readdle.

Управление паролями – 1Password. Мы используем этот сервис для создания безопасных паролей. У нас также есть группы и папки, с помощью которых удобно делиться общими паролями, логинами и заметками.

Ежедневная коммуникация — Slack. Это главное приложение для общения внутри компании. Здесь мы обмениваемся информацией, обсуждаем все рабочие вопросы и получаем обновления от нескольких подключенных сервисов. Slack также удобен, когда нужно что-то быстро спросить у человека или проверить, на связи ли он.

При этом я советую своей команде избегать длинных дискуссий в Slack и переносить подобные обсуждения в Discourse, о котором я расскажу ниже.

Почта – Spark. Мы разрабатываем Spark и, разумеется, сами им много пользуемся. Когда для обсуждения какой-либо темы не ограничиться коротким сообщением в чате, мы пишем письма в Spark. Это особенно удобно для общения между командами. Spark позволяет обсуждать письма в комментариях, делегировать письма коллегам и даже писать ответы вместе в режиме реального времени. 

Так как многие компании переходят на удаленку, мы написали статью о том, как Spark помогает командам работать из дома (доступна на английском языке).

Виртуальный офис — Tandem.chat. При переходе на удаленку очень важно чувствовать тот командный дух и ту связь с коллегами, которая была у вас в офисе. С этим может помочь виртуальный офис, и Tandem.chat — один из лучших подобных инструментов. В этой инструкции хорошо описано, как им пользоваться. Tandem.chat позволяет нам работать вместе на одном экране, видеть, кто над чем работает, или быстро обсудить что-то по голосовой связи.

Продолжительные дискуссии — Discourse. Это сервис для официальных объявлений и длинных обсуждений, которые неудобно проводить в чате. В Discourse мы делимся новостями компании, основными решениями по продуктами, результатами исследований и т.д. Еще это приложение хорошо подходит для ситуаций, когда вам нужно попросить у команды подробную обратную связь о вашей работе.

Продуктовый бэклог — Jira. Это наш сервис для управления бэклогом всех приложений. Продуктовые и инженерные команды также используют Канбан-доски для недельных итераций.

База знаний – Confluence. Мы используем Confluence для документации всех наших процессов, процедур, инструкций и т.д. У каждой команды здесь есть своя страница.

Отпуска и больничные — BambooHR.com. С помощью этого сервиса сотрудники могут запросить отпуск или больничный. Перед тем, как взять отпуск, человек должен предупредить команду и позаботиться о том, что кто-то  возьмет себе на это время его задачи и проекты.

Совещания и звонки с клиентами — Zoom. Мы используем Zoom для больших совещаний вроде еженедельных демо и итогов месяца. Сотрудники службы поддержки и маркетологи используют Zoom для вебинаров, звонков и демо с клиентами. В целом, у этого приложения намного больше функций, чем у Hangouts. Например, с помощью Zoom можно записывать звонки.

Шпаргалка: какое приложение использовать для общения

Я сделал эту таблицу для всех сотрудников Readdle, кто не уверен, какое приложение лучше использовать в различных ситуациях. Вы можете создать похожую шпаргалку и для своей команды.

ПриложениеКогда использоватьХуже подходит для
SlackЧто-то срочное или быстрая переписка.Сообщения длиннее пары предложений или несрочная информация, которая не требует быстрого ответа.
SparkКоммуникация, направленная на небольшую избранную аудиторию. Требует развернутого ответа или длительного времени на усвоение.Не подходит для чего-то срочного или сообщений, которыми вы хотите поделиться с широким кругом людей.
DiscourseПисьменная коммуникация и дискуссии, которые можно будет легко найти в будущем.Личная коммуникация. Также не подходит для хранения готовой документации.
ConfluenceДокументирование процессов, процедур и FAQ.Анонсы и дискуссии (но вы можете комментировать записи, сделанные на этой платформе)
MeetГолосовые и видеозвонки, демонстрация экрана для 20 и менее участников. Лучше подходит для внутреннего использования.Общение вне компании (например, демо или звонки с клиентами). Meet также не поддерживает звонки для более чем 25 участников. 
ZoomГолосовые и видеозвонки, демонстрация экрана для 20 и более участников. Лучше подходит для внешнего использования.Этот сервис несколько громоздкий и неудобный для звонков 1 на 1, Scrum или внутренних обсуждений для нескольких человек.

Советы по удаленной работе

Работать из дома бывает непросто, и это точно подходит не всем. Мы все устаем, мы все отвлекаемся. Находить баланс между работой и личной жизнью иногда становится сложно или даже невозможно.

Вот несколько советов, которыми мои коллеги поделились из личного опыта. Помните, что то, что подходит одному человеку, не всегда подходит всем нам. Это касается и удаленной работы как таковой.

  • Ознакомьтесь с этой статьей: «19 советов, которые помогают удаленной команде Hotjar быть продуктивными».
  • Заставляйте себя делать регулярные перерывы (например, используя метод помидора).
  • Не проводите перерыв за компьютером. Встаньте, сделайте зарядку, прогуляйтесь, займитесь чем-то другим.
  • Уходите в офлайн на несколько часов в день.
  • Составьте расписание. Вы можете добавлять задачи в календарь — это поможет сосредоточиться. Помните, что расписание может быть гибким.
  • Бронируйте время в календаре для встреч с друзьями или ужина с семьей.
  • Награждайте себя за выполненные задачи.
  • Если вы не можете сосредоточиться, сделайте паузу и выйдите на улицу, чтобы немного развеяться. Пока вы не за компьютером, к вам точно придут новые идеи и решения.
  • Используйте приложения для тайм-менеджмента, чтобы проверить, насколько вы продуктивны, и определить, что вас больше всего отвлекает от работы.

Общие принципы нашей компании

Доверие. C первых дней появления компании мы строим отношения на открытости и доверии. Это работает на всех уровнях: сверху донизу и наоборот. Доверие помогает людям брать на себя ответственность. Каждый из нас знает, что если у него что-то не получится, его поддержат коллеги, которым можно доверять.

Очень важно открыто коммуницировать внутри компании. Поэтому мы иногда проводим встречи с основателями Readdle в формате «вопрос-ответ». Любой сотрудник может задать основателям вопросы о нашем бизнесе, целях, организации работы и т.д. Я уверен, что это помогает установить доверие на всех уровнях компании.

Менторство. Каждый день я учусь чему-то новому у своей команды и всегда уважаю их решения. При этом лидер должен быть на пару шагов впереди и мыслить долгосрочно. Руководитель должен уметь направлять команду, при необходимости предлагать лучшие решения и помогать каждому члену команды достигать лучших результатов.

Уважение. Это даже не обсуждается. Мы в Readdle всегда уважаем друг друга, мнения, экспертизу и личные убеждения каждого из нас. Все дело не в эго или том, кто прав. Главное  — принимать правильные для бизнеса и наших клиентов решения.

Зрелость. При удаленной работе очень важна готовность брать на себя ответственность. Каждый менеджер в Readdle должен полагаться на зрелость своей команды и не мешать людям делать работу, для которой их и нанимали. Очень важно открыто дать сотрудникам понять, что их самостоятельность очень приветствуется, и не на словах, а на деле.

Совет: никогда не беритесь за незаконченную работу коллеги, потому что считаете, что сами сделаете лучше. Ваша цель — направлять сотрудников и помогать им расти. Лучше просто предлагайте идеи, объясняйте что и почему стоит исправить и работайте вместе, пока вы оба не будете довольны результатом.

Хорошие отношения и веселье. Мы всегда поддерживаем друг друга и веселимся в процессе. Иногда мы просто звоним друг другу, чтобы узнать, что у кого нового или обсудить совместные интересы.

Автор: Денис Жаданов, вице-президент по маркетингу в Readdle