Украинские компании с началом карантина перевели сотрудников на удаленную работу. Редакция AIN.UA обратилась к эксперту по этикету Анне Чаплыгиной с вопросом о том, как поменялись правила делового этикета с поправкой на карантин и работу из дому.
В деловом этикете в основе ничего не изменилось. Но если раньше люди могли пренебречь какими-то правилами: звонки поздним вечером, в выходные дни и т.д., то сейчас лучше так не делать. Ситуация доведена до крайности: впервые в жизни вся страна сидит по домам. И все наконец-то почувствовали, что такое выстраивать личные границы. Если же говорить о конкретных правилах, могу назвать основные:
- Четко выстраивать временные рамки. Допустим, вы и ваши коллеги в 18:00-19:00 заканчиваете работу. На карантине придерживаться этих рамок будет не просто соблюдением делового этикета, а уважением к психическому здоровью людей. Ведь сейчас из-за самоизоляции вторжения в личное пространство вроде неурочных звонков воспринимаются особенно болезненно.
- Проговорить рабочий график. Какой рабочий график был в офисе до карантина, такой по умолчанию сохраняется и при самоизоляции. Если только вы не проговорили отдельные правила на этот счет: к примеру, чтобы с 10:00 до 11:00 утра все были на связи. Понятно, что когда все сидят дома, на голове — дети, рядом — родные, не все могут беспрерывно сидеть за компьютером все 8 часов рабочего дня.
- Если что-то горит, не стоит сразу звонить. Есть простое правило о каналах коммуникации. То, что вы выбираете, чтобы общаться с человеком: почта, мессенджер, телефонный звонок — это дистанция до него, то, насколько быстро вы можете добраться до него и грубо говоря, заставить ответить. Выбор канала коммуникации зависит от времени, уровня вашего знакомства и срочности задачи. Если до этого вы общались по почте, со срочным вопросом можно продвинуться «на шаг вперед» — в мессенджер. Если в мессенджере — можно позвонить. Но если вопрос не горящий, я бы рекомендовала наоборот отступать «на шаг назад». Сейчас все испытывают повышенную тревожность, возможно, устали от постоянного общения с родными. Не заставляйте людей общаться еще и с вами, если вопрос несрочный. Если вы раньше общались в мессенджере — отойдите в почту. Если раньше звонили — напишите в мессенджер. Дайте людям выдохнуть.
- Учитывать, что из-за тревожности и стресса люди могут затягивать сроки. Знаю о реальном случае, когда специалист из-за панических атак не смогла вовремя сдать работу, и не могла сразу объяснить причину, поскольку ей было стыдно и страшно о таком говорить. Если человек затягивает сроки — уточните, что случилось. Если это вы срываете дедлайн, лучше спокойно объяснить, в чем дело, не прятаться и не затягивать с объяснениями.
- Не злоупотреблять видео- и аудиоколлами, особенно без договоренности. Все помнят смешной случай с профессором, к которому в прямом эфире в кабинет ворвались дети. Однако в украинских реалиях не у всех есть такая роскошь, как у него: отдельный кабинет для работы. Помните, что человек может работать в той же комнате, в которой играют дети или живут родители. Если вопрос можно решить в рабочем чате или почте — лучше использовать этот канал.
- Голосовые сообщения уместны, только если вы договорились с коллегами, что так будет удобнее и быстрее всем, а не только вам. Если нет — забудьте о такой опции.
Эксперт отдельно сформулировала несколько правил этикета для видеоколлов:
- На рабочий колл не стоит одевать домашнюю одежду. Лучше деловую, но на два порядка демократичнее, чем в офисе. Самый универсальный вариант — рубашка. Это уже не костюм, но еще и не пижама.
- Если все связываются по видеосвязи, вам тоже лучше присутствовать в видео, а не только голосом. Либо все — голосом, либо все — по видео (если вы до созвона отдельно не проговорили другие условия).
- Вас должно быть хорошо слышно. Понятно, что в семьях дети нынче — на голове, никого не допроситься помолчать. Позаботьтесь о наушниках с микрофоном, чтобы минимизировать слышимость посторонних звуков.
- Если вы не хотите, чтобы коллеги рассматривали, что и как у вас в доме, садитесь поближе к стене. Чем больше за вами пространства, тем больше видно и тем больше убирать:) Чем ближе к стене, тем меньше видно и тем меньше отвлекающей от сути информации.
- Если источник света бьет вам прямо в глаза, учитывайте, что в кадре получится лицо-блинчик (без теней, поэтому лицо будет казаться плоским и широким). Лучший источник света (если нет профессионального освещения) — это свет от окна. К окну (любому другому источнику света) лучше становиться в пол-оборота.
- Сетка кадра может выглядеть вот так. Ваши глаза должны быть на линии, как на фото (снизу 2/3 кадра, над глазами 1/3). Не забудьте оставить над головой «воздух». Если ваша голова визуально будет упираться в край кадра, собеседники будут испытывать дискомфорт. Просто поверьте.
- Задача со звездочкой! Когда мы смотрим собеседнику в глаза, шансы на доверие и расположение выше. Когда перед вами камера, значит, для «прямого взгляда» нужно постараться смотреть в объектив, а не на себя на экране.
- Улыбайтесь. Вы конечно никому ничего не должны, но подумайте: вам было бы приятно долго смотреть на скорбные лица коллег?
Еще раз, чтобы закрепить: видео- и аудиоколлы организовываются не потому, что всем нечем заняться, а для того, чтобы рабочие вопросы можно было решить быстрее. Быстрее — значит, вас должно быть хорошо видно, хорошо слышно и чтобы все участники как можно меньше отвлекались.
Котики, собачки, дети, родные в нижнем белье — все это хорошо, когда времени много, а настроение прекрасное. Если все хотят быстрее собраться и быстрее разбежаться, то постарайтесь сделать так, чтобы отвлекающих моментов во время встречи было как можно меньше.
