С начала карантина многие украинские компании проводят рабочие встречи в Zoom и других сервисах видеосвязи. Program manager Елена Кравченко из Luxoft написала статью о том, как улучшить Daily Scrum и общение рабочих команд по видеосвязи. Эти советы можно использовать не только для метода Daily Scrum, но и в целом для рабочих встреч в онлайне (Daily Scrum — это один из методов проведения рабочих встреч в сжатые сроки, не больше 15 минут).

Можно ли сохранить Scrum эффективным, когда вокруг — карантин и «удаленка»? Из жизни команд в момент пропали кофе-посиделки, удобные митинг-румы, простота и доступность face-to-face коммуникации. И теперь место встречи — Zoom.

Когда дело доходит до удаленной работы, коммуникация оказывается самым уязвимым звеном. Общаясь онлайн, мы находимся далеко друг друга, и огромная часть информации, которая обычно передается с помощью мимики, жестов, тональности, теряется. В результате некоторые важные вещи, такие как эмпатия, ФОКУС и общий контекст, остаются «за кадром».

Что сделать, чтобы улучшить качество удаленной коммуникации — и начать с Daily Scrum?

Мы составили перечень советов, которые помогут сделать ваш онлайн Daily Scrum эффективнее и веселее.

1. Попросите всех включить камеры

Устное общение — так мы передаем всего лишь 35% информации.

Невербальные знаки, такие как выражение лица, жесты, улыбка, зрительный контакт, являются ключом к формированию эмпатии и понимания. 

Проще говоря, когда мы видим друг друга лично, наше вовлечение выше, а процесс и результаты общения более продуктивны.

Чтобы использовать все преимущества невербального общения, попросите команду всегда включать камеры во время общения. 

Вначале вы наверняка услышите возражения: «нам комфортнее общаться без камеры», «моя квартира выглядит не очень, не хочу, чтобы все ее видели» или «мне не удобно, я поздно просыпаюсь и еще в кровати во время звонка». Обсудите эти возражения с каждым из коллег лично. Убедитесь, что вам удалось объяснить, почему включать камеры важно.

2. Не забывайте ограничивать время

На Daily Scrum вас есть 15 минут. Не важно, проходит он в офисе или удаленно. Если все затянется, ваша команда попросту потеряет фокус. Участники команды с самого начала возненавидят эти встречи и сделают все, чтобы пропускать или опаздывать на них.

Установите правило: тратить не более 15 минут на Daily Scrum. Придерживайтесь его. Ваша команда это оценит.

Если вам сложно заканчивать «Дейли» за 15 минут: советы о том, как с этим справиться.

3. Используйте Collaboration Cards, чтобы упростить обмен простыми сообщениями

На онлайн-встречах часто бывает так, что все начинают говорить одновременно (поскольку не видят, кто собирается высказаться), или у кого-то проблемы с интернетом (и человек не замечает, что его звук и видео замерли).

Чтобы структурировать общение и уменьшить количество случаев, когда участники перебивают друг друга, попробуйте Collaboration Cards. Попросите участников встречи показывать карту перед камерой, чтобы выразить свою мысль, вместо того чтобы начинать обсуждение.

Такие карты как «Нет звука», «Пожалуйста, подождите секунду», «Отлично» и другие помогут вашей команде быстро обмениваться наиболее частыми репликами без суеты.

Здесь можно купить набор карт. А можно создать дизайн собственной колоды.

4. Используйте «визуальные радиаторы» (Visual Radiators), чтобы упростить понимание

Человеку легче усваивать информацию, когда она визуализирована. Поэтому убедитесь, что у вас есть картинка, объясняющая содержание встречи. Например, доска в Jira или любой другой системе отслеживания задач. Это простой способ сделать ваши встречи структурированными и краткими.

5. Создайте настроение

Как сделать Daily Scrum веселее, а еще узнать больше о настроении команды и повысить их вовлечение?

Поскольку мы уже обсуждали важность ограничения времени, спросите команду, готовы ли они иметь одну более длинную версию Daily в неделю (например, 5-10 дополнительных минут). Используйте это время, чтобы попробовать:

  • Icebreakers. Используйте специальные вопросы, которые в шутливой форме помогут каждому участнику совещания включится в работу.
  • Mentimeter. Как узнать, все ли ок с настроением у команды? Используйте приложение Mentimeter, которое позволяет делать онлайн-опросы в режиме реального времени.
  • Карта эмоций. Еще один способ «померить температуру» команды. Если вы используете Zoom, у вас есть возможность поделиться White Board и предоставить каждому участнику доступ для совместного редактирования. Нарисуйте 4 эмоции и попросите всех проголосовать за ту, например, которую они испытывают по поводу текущего спринта. Этот инструмент хорош не только для Daily Scrum — он отлично подойдет и для Retrospective.
  • Виртуальные фоны. Все мы сейчас работаем удаленно и вынуждены превращать в офис свое личное пространство. И так как не каждый готов его показать, решением станет замена настоящего фона на виртуальный (или функция «размытия» фона). Таким образом вы по-прежнему можете использовать камеру, не переживая о фоне. (и избегая таких случаев). Крутые фоны — это еще и способ повеселить участников встречи. Для пользователей Zoom инструкция — здесь, для Skype — здесь, для MS Teams — здесь.

6. Спрашивайте об обратной связи, чтобы понимать, что работает, а что нет

Inspect&Adapt: регулярно собирайте обратную связь. Спрашивайте команду, понравилось ли им встреча и что бы они хотели добавить или изменить.

Эти отзывы — ваш ключ к тому, чтобы улучшить ваши ежедневные встречи и сделать их действительно полезными.

Вы можете использовать эти подходы и инструменты не только для Daily Scrum, но и для других онлайн-встреч. Только помните, что каждое изменение — это стресс для команды. Поэтому сосредоточьтесь на одном изменении за раз, помня знаменитую мантру Less Is More.

Автор: Елена Кравченко, Program Manager в Luxoft.