Финансовый консультант, основатель Finbase Андрей Пивненко в своей статье рассказывает, как IT-компании могут использовать бенчмаркинг, чтобы сравнивать свои финансы с другими игроками рынка.
Что такое бенчмаркинг?
Бенчмаркинг был придуман в США в 1972 году компанией Xerox. Этот инструмент был создан, чтобы разные компании из одной сферы могли себя оценить, сопоставив с лучшими и средними игроками рынка, и понять, в какую сторону необходимо двигаться, чтобы улучшить свои показатели.
Если кратко, то основная цель бенчмаркинга: сравнение с другими, чтобы улучшить собственные результаты.
Когда я только стал CFO, у меня постоянно возникал вопрос: нормально ли эту сумму тратить на определенное направление, или ровно столько на одного человека в офисе? Мы слишком много тратим или недовкладываем, и не получаем нужный результат?
Обычно компании работают сами по себе, поэтому CEO и финансовым директорам очень сложно достать какие-либо управленческие цифры. Логично, что каждая компания со своей стороны боится разглашать управленческие цифры, и по итогу никто не распространяет такие данные.
Цифрами готовы делиться только, если я как CFO поделюсь своими: но у меня NDA и у них — NDA. Иногда удавалось получить какие-то общие данные, но без уточнения деталей компаний и уверенности в их достоверности. Сбор таких данных — очень сложный процесс, для одного человека — почти нереальный: собрать 10 подобных компаний, чтобы сравнить себя с ними и понять, где ты находишься на этом рынке. Этот инструмент классно работает, но собрать данные сложно.
Я увидел уникальную возможность собрать релевантные данные на курсе по финансовому менеджменту в закрытом клубе собственников IT-компаний Growth Factory, который я провел пару месяцев назад для IT-компаний.
Как мы собирали информацию: принципы внесения данных
Мы пообщались со студентами курса, выбрав группу с 20-400 сотрудниками, и запросили у них данные для бенчмаркинга. Всего данные предоставили 35 человек, из них для анализа взяли данные 25 компаний. В основном, это — аутсорс/аутстафф-бизнес.
Полученными данными мы поделились с участниками, чтобы они понимали как и по какому принципу их оценивали, чему стоит уделить внимание. По итогу компании самостоятельно находили себя среди бенчмарков.
Например, я показываю бенчмарки без уточнения названий компаний, они находят себя и понимают свое положение среди других, так как знают свои цифры. «Я — оранжевая точка, я вот здесь нахожусь на рынке».
Благодаря бенчмаркам каждый нашел свое положение относительно других, сохранив анонимность.
Как мы собирали данные?
Мы попросили данные у лояльных компаний, которые были настроены дать нам сырые и честные цифры для нормальной статистики. Их цель: улучшить свое финансовое состояние и грамотность бизнеса. Поэтому у меня к этим данным больше доверия, чем просто к данным с рынка.
Кроме того, за время курса участники прокачали свою финансовую грамотность, и вопросов вроде «Что такое и как корректно считать GPM, Net Profit или Total Overhead Expenses?» не возникало.
Что делали компании?
Мы выслали всем компаниям таблицы и попросили заполнить их. Предварительно четко проговорив с компаниями, что относится к каждой категории, чтобы никто ничего не перепутал.
Далее мы убрали имена, фамилии и собрали статистику в одну таблицу для дальнейшего построения графика данных.
Остановлюсь на нескольких важных моментах:
- Мы просили компании разместить зарплаты бэк-офиса по направлениям. Чтобы у нас не было статьи, где находилась анонимная зарплата. То есть, каждая зарплата в своей нише: зарплата сисадминов – в IT expenses, зарплата работников HR – в HR… Это было сделано, чтобы понять: сколько процентов каждая компания тратит от дохода (Revenue) на конкретное направление затрат.
- Мы просили все налоги на зарплаты и на ФОП/ЧП добавлять к зарплатам.
- Также мы собрали данные о том, сколько компания тратит на сотрудника. В таблице мы привели наглядные примеры и пояснения, что подразумевает каждый пункт, чтобы не оставить права на ошибку.
Как пользоваться бенчмарками как инструментом?
Итак, у вас есть инсайдерская информация от компаний вашего размера с вашего рынка. Что делать дальше?
- Посмотреть, насколько ваши косты больше/меньше бенчмарка. Это можно увидеть на графике относительно других компаний: выше или ниже них вы находитесь в каждой конкретной категории.
- Разобраться, насколько такие показатели целесообразны и ценны для бизнес-модели. Например, если вы клиенту продаете какой-то крутой сервис по быстрому подбору команды, то, скорее всего, у вас затраты на рекрутинг — больше рынка. Если это — часть вашей бизнес-модели, это круто и стоит делать. Но если вы находите специалистов, не идеально подходящих вакансии и за два месяца, и при этом у вас рекрутинг в 3 раза дороже рынка — это странно. Так нужно пройтись по каждому направлению.
- Если объяснений завышения показателя относительно бенчмарка нет — понять с командой, как можно довести свой показатель до бенчмарка. Вырабатывайте план действий, режьте издержки, либо повышайте. Сделайте все, чтобы выйти на рыночные показатели и стать эффективней.
- Если объяснений занижения показателя относительно бенчмарка нет — пересмотреть риски, которые вы на себе несете. Вы вполне можете не осознавать этих рисков. Пересмотрите результаты, которые вы получаете от конкретной функции. Например, кто-то не вкладывается в юридические затраты, кто-то не тратит на IT-поддержку. Но отсутствие этих затрат — риски, которые несет компания.
- Если у вас показатели — лучше бенчмарка и все ОК с рисками и результатами каждого направления вы довольны, порадуйтесь за эффективность своего бизнеса. И не забудьте поделиться с рынком вашими достижениями.
На что тратятся компании размером 80–200 сотрудников?
Я разделил все бизнесы по размеру на 20-80 и 80-200 сотрудников. Есть еще группа до 20 человек, но у них очень мало статистики. В небольших компаниях множество функций закрывает сам СЕО. Их данные тяжело сопоставимы с другими компаниями.
Итого у нас две группы: 20-80 и 80-200 человек.
Мы посчитали средние показатели и расположили компании 80-200 по убыванию маржинальности:
На графике можно увидеть показатели:
- GPM (сколько компания зарабатывает маржи, gross project margin);
- Overhead (сколько у компании уходит на все другие операционные затраты: офис, печеньки, команда бек офиса, маркетинг…);
- Net Profit (сколько компания получает чистой прибыли).
Первая (синяя точка) — сама маржинальная, около 57%. Супер-бизнес у кого-то из участников. Последняя (оранжевая точка) — с самой низкой маржой. Компания, у которой наибольший GPM, как видим из графика, тратит средние по рынку суммы, логично, что при этом Net Profit у них самый высокий.
Хочу уточнить по поводу чистой прибыли: это не самый точный показатель, так как все по-разному реинвестируют в бизнес. Некоторые покупают компьютеры и их сразу ставят на затраты, а другие — амортизируют в течении нескольких лет. Также и с помещением: кто-то купил офис, а кто-то — нет. И еще много подобных неоднозначных моментов типа инвестиций в биздев и т.д.. Поэтому я не делаю акцент на Net Profit. Все остальные показатели достаточно точны, чтобы по ним делать выводы и что-то менять в компании.
Глобально график показывает такой тренд: средний GPM у крупных компаний (80-200 программистов) — около 41%, средний Overhead — 30% и средний Net Profit — 11%.
Для большей четкости сравнения я добавил в сравнение IT-гигантов EPAM и Luxoft. Из графика видно, что они более эффективно справляются со своими костами (издержками), но и GPM немного — ниже нашей средней.
То есть, чем больше компания, тем более эффективно она должна работать со своими затратами.
Бизнес и административные затраты
На этом графике отражены административные затраты компаний. Какая часть дохода тратится на зарплату бэк-офиса, аренду, офис, рекрутинг, юридическую поддержку, налоги и другое.
Явно видно, что кто-то (оранжевая метка) тратит очень мало на зарплату бэк-офиса, хотя в среднем по рынку показатель равен 6,8%. Также и с офисом, кто-то тратит больше 8%, а другие — только 3%, а средний по рынку показатель равен 4,9%.
Офисные затраты у всех участников — более менее одинаковые, выбивается компания (синяя метка), с самой высокой маржинальностью на предыдущем графике. Средний по рынку показатель — 0,7%.
По IT-затратам все — приблизительно в одинаковом положении, оптимально держаться в пределах 2%.
На HR кто-то тратит в полтора раза больше среднего, кто-то — значительно меньше остальных.
С рекрутингом — похожая ситуация: кто-то на него ничего не тратит (желтая метка), другие тратят много, вероятно, активно растут.
Принцип, я думаю, вы поняли и можете сами считать данные с графика.
Высчитывая среднее значение, я не учитывал сильные отклонения (экстремумы). В расчет попали те, кто не выбивается из средней массы. С помощью бенчмарков можно увидеть как среднюю ситуацию рынка, так и лидеров с их затратами. Для других компаний эти показатели могут стать целью: тратить меньше, а зарабатывать больше, ведь кто-то это уже делает.
На что тратят компании 20-80 сотрудников?
Во второй группе компаний (от 20 до 80 сотрудников) набралось почти 17. Для бенчмарков я взял в работу 12 компаний. Отслеживали те же показатели, что и у крупных компаний.
Средний GPM по рынку — уже не 41%, как в компаниях 80-200 программистов, а 52%. Больше затраты на Overhead — не так эффективно работают, как более крупные компании.
Средний Net Profit компаний 20-80 программистов — больше, у одной достигает аж 18% (красная метка). Не удивляйтесь цифре 50%, скорее всего, в этой компании несколько собственников и выводят не зарплатой, а дивидендами Net Profit.
Ниже черты есть несколько компаний, которые работают в убыток. Компании с самыми высокими затратами на Overhead (синяя и бледно-оранжевая метка) по итогу ушли в минус. По бенчмарку можно четко увидеть, при каких показателях невозможно выходить в прибыль. Наглядно видно, какие затраты — это ОК, а какие — нет.
На графике административных затрат видно, что разброс вверх и вниз от среднего по рынку значительно больше, чем в компаниях 80-200. В компаниях 80-200 есть CFO (или аналогичная роль) и они внимательно следят за эффективностью каждого направления.
Для компаний 20-80 без CFO это была очень ценная информация, которая помогла понять, какие отделы в компании отстают и к чему стремиться. Для меня было удивительно, что в компаниях 20-80 затраты на биздев были настолько разные: у кого-то — 18%, у кого-то — почти 0.
При сравнении бенчмарков компаний 80-200 и 20-80 я специально расположил графики так, чтобы отметки 10% на них совпадали. Благодаря этому стало хорошо видно, например, то, что средняя зарплата по бэк-офису очень разная и у компаний 20-80 она выше, чем у компаний 80-200.
Чем отличаются большие компании от малых
Следующий шаг в работе с бенчмарками — свести все средние данные по рынку в одну таблицу, где я после сравнивал данные компаний 20-80 и 80-200. Выделяю цветом самые сильные, на мой взгляд, отклонения.
Как итог, видим, что самые сильные отклонения были в зарплатах, в аренде, в IT-затрах (крупный бизнес меньше тратит на IT) и в финансах.
В последнем крупный бизнес тратит почти в 2 раза больше и это неспроста: скорее всего, эти компании уже упирались в потолок роста. Потому теперь стали уделять больше анализу решений и более точно понимают, какие цели ставить каждому отделу.
Сколько IT-компании тратят на одного сотрудника
Дальше мы сравнили данные компаний по затратам на сотрудников. Еще когда я был финансовым директором, меня часто спрашивали: «А сколько нам нужно тратить?». Мы начинали искать, спрашивать другие бизнесы, и все давали разные оценки, которые было очень сложно привести к единому знаменателю, так как каждый считает по-своему. Поэтому мы продумали структуру и сделали стандартизированную оценку по всем компаниям.
В таблице мы четко видим, сколько IT-компании тратят на IT-поддержку, сколько уходит на офис и сколько съедают коммунальные на одного сотрудника (это мы подсчитали детально, учли площадь).
Удивительно, что кто-то выделяет на одного сотрудника площадь 24 кв.м. — это почти маленькая квартира, а кто-то выделяет 6,9 кв.м. В среднем, в IT-компаниях на одного сотрудника выделяется около 10 кв.м.
Далее мы отсортировали компании по уменьшению затрат. Например, компания в Бердянске тратит на офис и коммуналку на одного человека около $25, а в Одессе — $258. То есть между Одессой и Бердянском разница в тратах на офис — в 10 раз.
Отдельным пунктом в таблице указывался город, с помощью этого мы пытались понять, дороже ли Киев как столица, и насколько. Оказалось, что не факт. В Одессе, Львове есть офисы дороже, чем в Киеве.
Также мы посчитали стоимость затрат компаний на рекрутинг одного сотрудника. Что нам показалось удивительным, в Киеве компании тратят меньше, чем в других городах. А некоторые студенты курса поняли, что тратят на найм в два раза больше, чем в среднем по рынку.
Проанализировав данные, можно сделать вывод, что стоимость инфраструктуры на одного сотрудника в среднем равна $49, но кто-то может тратить и все $132. Стремитесь автоматизировать максимум процессов и тратить не выше рыночных $49.
Стоимость офиса в Киеве равна $176 на одного сотрудника, в остальных городах Украины — около $120. Данные компаний очень различаются, но понятно, что если на офис тратишь $300 — это скорее невыгодно, а если $120 — это скорее хорошо.
Такая же ситуация со стоимостью рекрутинга. Если кто-то тратит на поиск сотрудника более $2000 – это очень много, тут вообще тяжело построить прибыльный бизнес. Это ж сколько месяцев должен работать сотрудник, чтобы отбить эти деньги?!
Если же ваш результат $82 при средней длительности поиска сотрудника в один месяц — вам можно читать лекции, как достичь таких результатов. А если на поиски ушло полгода-год, то эффективность слишком низкая, при этом невозможно расти. Средний результат по рынку — $800 за 1го проектного сотрудника в IT компании.
Выводы по бенчмаркам
Для подведения итогов предоставлю слово участникам этого исследования. После составления бенчмарка и обсуждения его с участниками я кратко опросил их о выводах, которые они сделали.
Какие инсайты вы видите, исходя из сравнения своих цифр с бенчмарками?
- потребность в эффективном контроле Bizdev+маркетинг;
- большой Net Profit (42%) — вероятно, недостаточно вкладываем в бизнес;
- получили ответ на вопрос, возможен ли больший Net Profit;
- Net Profit заметно меньше рынка при нормальных остальных показателях — значит дешево продаем. С понедельника повышаем рейты.
За счет чего у вас получается держать показатели эффективнее средних показателей рынка?
- пересмотрена зарплатная политика и расходы на биздев и маркетинг;
- убедились, что ремоут — это правильное направление;
- поддерживаем долгие и хорошие отношения с ключевым клиентом;
- работа с фрилансерами с хорошей маржинальностью;
- нет бенча вообще;
- один специалист закрывает несколько направлений;
- постоянно мониторим цены на аренду и сервисы, выбираем лучшие варианты.
Что вы можете сделать в будущем, чтобы добиться лучших показателей?
- пересмотреть все показатели и оптимизировать;
- просчитывать GPM проектов до старта;
- поняли, что можно и нужно больше тратить на рекрутмент, HR, Bizdev;
- пересмотреть зарплаты сейлзов, убирать бенч всеми доступными способами;
- искать клиентов, которые платят дольше.
И мой любимый отзыв: «Я бы очень жестко следила за биздевом. Только КРI, только хардкор».
Словарь
GPM% (синонимы: маржа проекта, маржинальность проекта, прибыльность проекта, гросс-маржинальность проекта) — соотношение GPM к Revenue в %. Характеризует эффективность использования ресурсов на проекте и добавленную стоимость для клиента.
Overheads (синонимы: OPEX, админ-косты, административные затраты, оверхеды, непроектные расходы, накладные расходы) — все непроектные расходы в компании (без учета инвестиций и финансовой деятельности).
= Administrative gross salary
+Rent and utilites
+Office expenses
+IT expenses
+Business trips, representative expenses
+HR
+Recruiting
+Marketing
+Legal and finance consulting
+Bank Charges
+Taxes
+Depreciation
Net Profit (Loss) (синонимы: чистая прибыль, очищенная прибыльность, нераспределенная прибыль) — денежный результат всей деятельности компании, который реинвестируется в компанию, либо выводится в виде дивидендов.
Автор: Андрей Пивненко, основатель Finbase
