Chief Process Officer Bot&Partners Андрей Удовиченко рассказал о сложностях организации и проведения хакатона в онлайне. Не в Zoom.
У нас было 100 участников, немного скуки и много жажды автоматизации.
Мы преодолели плохой интернет, неудобный Zoom и тысячи вопросов. Мы научились быть на связи 24/7, всегда отвечать вежливо-доброжелательным тоном и даже стали немного тамадами, которые проводят конкурсы и развлекают онлайн.
Notion и Discord стали нашим спасением и нашей карой одновременно.
Исповедь организатора онлайн хакатона. О том, как собрать 13 команд в онлайне, провести вместе два дня и как в будущем не допускать ошибок.
Выбор платформы
Нам было важно организовать удобный и бесперебойный стрим экрана, сбор всех участников вместе, текстовые каналы.
И еще организовать комнаты: в одних должны быть только менторы и организаторы, в других — поток для всех участников, и еще нужны комнаты для каждой отдельной команды — у нас они были. При этом между некоторыми комнатами участники должны были свободно переходить, а некоторые оставались доступными только для членов команд.
От идеи использовать Zoom мы сразу же отказались. Для большого количества участников Zoom не подходит: он постоянно выбивает, пропадает звук, видеосвязь, все глючит. В Zoom технически можно создавать комнаты, но на практике это очень неудобно — комнаты долго создаются и долго исчезают — это бесит… Для этого нужно подключать отдельные инструменты.
Microsoft Teams тоже сразу отбросили. Во-первых, там все платно. Во-вторых, там все тяжелое, сложное, запускать долго, аккаунт заводить долго. По моим ощущениям, с Microsoft Teams половина бы не справилась, и организаторов, в том числе.
Zoom не справляется, Microsoft Teams неудобен…
Поэтому мы выбрали Discord.
Там все решается в один клик. Кликнул на комнату и ты уже в ней, регистрация простая и тоже в один клик, клик — и ты уже показываешь экран.
Там удобно одновременно запускать и голосовые, и текстовые каналы. А еще можно разделить чаты по тематикам, количеству участников, доступам и т.д. Тогда как в Zoom текстовый канал — единое полотно, в которое кидают все подряд.
Главным аргументом за Discord были отдельные, закрытые комнаты. Благодаря им команды смогли спокойно работать, не боясь вмешательства других участников. А мы, как менторы, периодически заходили и помогали, поддерживали, коммуницировали. Доступы для около 50 человек в дюжине разных комнат настроили относительно быстро. Очень понравилось ощущение от визуального перехода из канала в канал.
Еще одна классная функция, которая есть в Discord, но мы ею не воспользовались — «перекрикивание». Это когда голос одного человека в чате звучит громче всех. Она помогает менторам и организаторам быстро наводить порядок в чатах, но у нас было не очень шумно, поэтому перекрикивать никого не пришлось.
Из минусов, которые относятся именно к Discord, — нет записи по дефолту, ее нужно настраивать отдельно. Проблемой мог стать еще и английский интерфейс, некоторые поначалу шарахались и не понимали, куда, зачем и как им клацать, но со временем и это прошло.
Остальные минусы — это скорее технические, которые присущи всегда: плохой интернет и как результат плохая аудио и видеосвязь, иногда люди «отваливались», иногда без особой причины исчезал звук.
Познакомить и собрать команды
Третья важная задача — познакомить и сформировать команды. На хакатон пришли как уже готовые команды, так и отдельные участники. Нам было важно всех между собой познакомить, чтобы те, кто пришли сами нашли себе команду.
В офлайне формирование команд легко обустроить при помощи правильно расставленной мебели, флажка, доски или поднятой руки. В онлайне все это не работает. Поэтому комнаты заменили отдельными каналами, вместо мебели эмодзи, вместе бейдждей — роли участников сервера типа админ, ментор, член команды.
Отчасти мы решали задачу по созданию команд, организовав несколько предварительных тусовок-знакомств онлайн. За неделю до хакатона мы запустили онлайн-бар в Discord и по вечерам общались с людьми на предварительные темы. Все, кто не смог за неделю найти команду, оставляли информацию о себе в Notion. Так участники могли больше узнать друг о друге и объединиться.
Непосредственно утром, перед хакатоном, мы сделали «Утренний кофе» — встречу, куда каждый мог прийти с кофе, пообщаться. Здесь и произошло заключительное знакомство и объединение команд.
Как не терять участников
Была еще одна проблема — нужно было понимать, кто из участников в какой команде. В оффлайне понять, кто, где находится очень легко — отдельные команды сидят за отдельными столами. А вот удаленно сделать это максимально тяжело.
В результате ты ожидаешь увидеть Ивана Петровича, а видишь к примеру некого isizukuri. Это сильно сбивает участников.
Чтоб решить этот вопрос, мы создали спейс в Notion. Там люди писали и свои ники, и настоящие имена, кратко рассказывали о себе, своих навыках и целях.
В день хакатона мы изучили всю эту информацию и распределили участников по командам. Далее для каждой команды сделали приватный спейс уже в Discord и прикрепляли к ним ментора. В каждой комнате справа вверху было окошечко, в котором видно, кто организатор и ментор. Это значительно упростило общение организаторов и участников, в случае чего команды могли писать нам, не выходя из своих комнат.
И онлайн-бар и утренний кофе дали свои результаты. Единственное, в будущем мы бы составили команды за пару дней, а не в день хакатона.
Правила и инструкции
Вторая важная задача — донести и четко разъяснить правила проведения хакатона и оценки.
Всю полезную и необходимую для участников информацию мы собрали в Notion. Создали публичные спейсы и расписали:
- задания,
- основные правила оценивания,
- программу,
- тайминг,
- информацию об участниках и командах.
Все могли оставлять комментарии и задавать вопросы. По ходу того как возникали типичные вопросы, мы публиковали ответы и обновляли правила.
Здесь мы допустили две ошибки: дали маловато информации с самого начала и отправили ее участникам слишком поздно. На будущее я бы все готовил заранее и отправлял примерно за неделю. Чтобы запустить процесс обсуждения до начала самого хакатона.
Еще по каждому пункту я бы давал максимально развернутую информацию. Чувствовалась нехватка вводных данных, поэтому было очень много вопросов и пришлось быть на связи чуть ли не 24/7.
Но даже несмотря на то, что мы сами постоянно писали участникам, все правила висели в Notion и постоянно обновлялись, на нас сыпались тоннами одни и те же вопросы. Кстати, участники, которые задают больше вопросов лучше справляются. Стоит помнить об этом, сохранять спокойствие и отвечать даже немного гипер доброжелательно и эмоционально.
Роли организаторов
В онлайне очень легко теряться. У кого-то из организаторов может пропасть связь, наступить внезапная депрессия, случится еще 1001 неожиданность.
Еще на этапе запуска хакатона нужно решить, кто и за какие оргвопросы будет отвечать и, кто в какое время будет доступен и кто в какой временной промежуток принимает решение, если связи нет. Также нужно дать запасной аккаунт (например, Telegram), куда писать, если вдруг менторы и организаторы недоступны в Discord. Всю эту информацию также стоит заранее опубликовать вместе со всеми остальными правилами в Notion.
Чек-поинты, выпивка и громкие приветствия
На обычных хакатонах очень важно все время проводить дополнительные активности и держать контакт с участниками. Наш хакатон проходил два дня. Два дня в онлайне, Карл! Все время поддерживать живой диалог с командами было не просто важно, а жизненно необходимо. Без этого участники начали бы сваливать примерно после утреннего кофе и до конца дожили бы только организаторы.
Поэтому мы все время давали людям вводные: что мы от них ожидаем; что и на каком этапе они должны нам показать. Мы проводили постоянные срезы статусов, чтобы понять, как, у кого, что двигается. Часто приходили к командам в комнаты и спрашивали, как у них дела, все ли понятно, нужна ли помощь и заставляли перестать думать и начать что-то делать руками. Периодически проводили мелкие голосовалки, на которые люди могли отвлечься и немного выдохнуть.
Спецификой нашего хакатона было то, что в нем принимали участие юристы. А это такие люди, которые любят поговорить, но не любят делать. Обратная связь помогала нам все время контролировать их прогресс и не разрешать заниматься философией.
Что же касается презентации результата, то здесь все просто: участники отправляли описание в чаты команд, мы давали обратную связь, а в конце команды презентовали проект через функцию стрима в Discord. Там же проходило и объявление победителей.
Автор: Андрей Удовиченко, Chief Process Officer Bot&Partners, лаборант в «Юридична лабораторія»
