Як за 2 місяці перенести багатотисячну подію в онлайн — кейс IT Arena

Степан Веселовський, керівник львівського IT Cluster, розповів у колонці для AIN.UA, як команда IT Arena переносить у онлайн одну з найбільших конференцій України: у чому переваги, складнощі і чому без офлайну все одно не вийде.

Жодної хвилини ми з командою не сумнівалися, що IT Arena 2020 відбудеться. Плануючи цьогорічну подію наприкінці 2019-го ми обрали темою й гаслом конференції «Швидкість змін». На той момент ми думали про стрімку швидкість змін у світі технологій: розвиток штучного інтелекту, біоінженерію тощо. Вже на початку 2020 ми зрозуміли, що тема виявилась пророчою і блискавичні зміни охопили усі без винятку сфери життя людства. 

В березні цього року Львівському ІТ Кластеру, як головному організатору IT Arena, довелось трохи посунути цей проект на другий план через запуск екстреної ініціативи з протидії розповсюдження COVID-19 у Львові United for health. Активна фаза проекту тривала близько 3х місяців. Поки ми працювали над цим проектом, весною та літом ми  прискіпливо спостерігали, як кожен івент один за одним переноситься, або ж переходить в онлайн. Конференції, фестивалі, заходи наших партнерів. Але ми до кінця мали надію на те, що у жовтні все буде гаразд. 

Програмний комітет конференції – люди з індустрії, які займаються запрошенням спікерів на чотири тематичних потоки події, працювали без змін. Починаючи з березня вони вели переговори з потенційними кандидатами, та станом на літо мали вже доволі цікаві пропозиції експертів із кращих компаній світу, які хотіли приїхати в Україну на подію фізично. Проте, саме влітку, коли ми отримували також безліч запитів від учасників події минулих років – «А що з ІТ Arena?», прийшов наш час вирішити що робити із форматом події 2020 року.

Як організатори ми вбачаємо цінність конференції саме у людях, що збиралися у Львові, та їх взаємодії. IT Arena стала дуже потужним майданчиком для нетворкінгу представників технологічного бізнесу  у Східній Європі. Кожного року ми проводимо опитування серед відвідувачів, і з року в рік, поряд з контентом, якісний нетворкінг відзначають близько 90% респондентів. Саме тому нам хотілося повторити цей досвід в офлайні, тож ми фокусувалися на тому,  як зробити це безпечно.

Наша команда радилась, сперечалась, аналізувала, зверталась до досвіду колег з Web Summit, TNW, Collision Conf. Команда Web Summit навіть запропонувала нам використати свою платформу для проведення онлайн-заходу. Після того, як нас покинула надія на проведення події офлайн, хоч і максимум безпечно, ми думали над тим, аби перенести подію на півроку. Проте, в якийсь момент, ми таки вирішили, що IT Arena точно відбудеться восени, і відбудеться онлайн. В серпні ми офіційно про це оголосили і розпочали підготовку нового в формату події в турбо-режимі.

Онлайн платформа, доступ з двох екранів та студії

З самого початку нам було зрозуміло, що ми не можемо зробити простий онлайн-формат з записами відео спікерів чи у форматі відеодзвінків. Наша аудиторія звикла до видовищної подачі контенту, мультимедійності, захопливого шоу-відкриття.

Тож ми візуалізували формат інтерактивного TV-show та двоекранної взаємодії. Для цього нам була потрібна власна потужна онлайн-платформа, якої ми не знайшли серед існуючих рішень, тож постало питання розробки. Ми відмовились від пропозиції скористатись технічним рішенням Web Summit, які по-суті опинились в таких самих умовах й вирішували аналогічну проблему.

• По-перше, вони не розповсюджують свою платформу на комерційних засадах, тому питання кастомізації під наше бачення онлайн-продукту відпадало.
• По-друге, вони не надають послуги оперативної технічної підтримки, оскільки це не є профільним сервісом для Web Summit. Як ви розумієте, саппорт надзвичайно важливий для трьохденної трансляції наживо. 

На цьому етапі ми звернулись до українських розробників – компанії Attendify, яка раніше вже займалась розробкою мобільного додатку для IT Arena. Ми  висловили свої побажання забезпечити інтерактивний експірієнс для відвідувачів: можливість перемикатись між 4 одночасними стрімами конференції, ставити запитання спікерам в реальному часі, а також можливість комунікації між учасниками та B2B-функціонал.

Attendify – стартап українського походження, який розвиває один з найкращих продуктів в індустрії онлайн івентів. Наші бачення онлайн платформи співпали, до того ж вони запропонували втілити стрімінгові потужності з максимальним навантаженням до 10 000 одночасних підключень. В результаті кожен відвідувач IT Arena 2020 отримає змогу підключитись до події з двох девайсів – мобільного і десктопу, перемикатись між потоками (що раніше було логістично складно, враховуючи інфраструктуру стадіону), ставити запитання спікерам та спілкуватись з усіма учасниками онлайн, призначати бізнес-зустрічі. 

Ми дуже переймались потенційною якістю відео, тому обрали стрімінгове рішення від Vimeo професійного рівня, яке буде інтегроване в платформу.

Також наша івент-команда будує 4 офлайн студії, із професійним світловим та звуковим обладнання, ми залучаємо велику медіа-групу та ведучих. На 3 дні IT Arena перетвориться на справжню фабрику контенту. Кожен потік конференції матиме свого ведучого, як це було в офлайні. Хост модеруватиме, ставитиме запитання, запрошуватиме спікерів, заохочуватиме глядачів. Частина спікерів, які фізично знаходяться в Україні, зможуть виступити із студії у Львові. Startup Competition також відбудеться у Львові та транслюватиметься наживо. 

Через юридичні та логістичні обмеження ми не пропонуємо іноземним спікерам виступати у львівських студіях, але деякі з них були зацікавлені приїхати в Україну. Вже після оголошення про перехід події в онлайн, Мет Робертс з Формули 1 все ще хотів приїхати до нас, так само як відомий Річард Столмен, засновник руху вільного програмного забезпечення. Столмен хотів прилетіти зі США до України і навіть переслав нам свій неординарний райдер, але наразі ми домовились про онлайн-доповідь.  

Трохи офлайну

Великою частиною аудиторії конференції є бізнес-сегмент – власники, керівники та фаундери технологічних компаній України та з-за кордону. Для них, знову ж таки, ключовим моментом великої події є зустрічі, налагодження бізнес-зв’язків, нові знайомства, спілкування. Ми думали також багато над тим, що онлайн-подія може запропонувати цьому сегменту відвідувачів?

Ми вирішили залишити віп-афтепаті офлайн та зробити спеціальний matchmaking сервіс. 

У нашому опитуванні відвідувачів конференції, учасники попередніх років, які купували Executive квитки відзначили, що хочуть зберегти Tech Lounge навіть враховуючи новий формат події. Tech Lounge – це нетворкінг подія Еxecutive-рівня поза основною програмою конференції. Цього року Tech Lounge залишиться єдиною офіційною офлайн подією конференції. Безпека на Tech Lounge відповідатиме всім вимогам ВОЗ, Міністерства охорони здоров’я України та стандартам п’ятизіркових готелів.  

Для бізнес-аудиторії ми також розробляємо цього року окремий функціонал по B2B matchmaking – спеціальний чат для тісного спілкування в межах події лише для C-level представників компаній. Ми також готуємо каталог, де акумулюємо всю інформацію про компанії, які візьмуть участь в IT Arena 2020. Усі корпоративні учасники можуть розраховувати на ассістанс з боку організаторів у налагодженні зв’язків із релевантними для них компаніями ще протягом кількох тижнів після події та фасилітацію безпосередньо під час конференції.

Чи є в онлайн-формату переваги?

Загалом, завдяки онлайн-формату нам вдається значно розширити географію конференції цього року. Це стосується і залучення спікерів, компаній-партнерів й індивідуальних відвідувачів. Зміни у форматі позитивно вплинули і на рівень спікерів: нам вдалося залучити світових топів у своїй сфері Сподіваємось, що аудиторія оцінить особливо сильний лайнап технологічного потоку цього року. 

У швидкій адаптації до змін немає нічого нового – це виклик, який постає перед людством всю його історію. Бізнеси, що не змогли адаптуватись – вмирали або поглинались конкурентами, нові технології знищували попередні. Для нас еволюція в онлайн теж стала свого роду питанням виживання. IT Arena не змогла б залишитись провідною технологічною подією країни, якщо б ми відмовились втілювати нові технології та відповідати на виклики сьогодення. Якщо б ми вирішили взагалі відмінити подію, то навряд змогли б зберегти не тільки репутацію, а й свою потужну команду.

Автор: Степан Веселовський, керівник Lviv IT Cluster.