Как правильно проводить встречи с сотрудниками один на один на удаленке

Елена Кравченко, Program Manager Luxoft, в своей колонке рассказывает, о чем говорить и какие вопросы задавать сотруднику, когда проводите с ним удаленную 1-on-1-встречу (то есть, общаетесь один на один).

Возможно ли построить и поддерживать сильную культуру коммуникации на удаленке? Это может оказаться сложной задачей — ведь вы видите команду намного реже, чем в офисе, и как правило, ваши встречи нацелены на решение рабочих вопросов. Все общение — больше про бизнес, меньше про людей. Один из способов, который помогает мне поддерживать отношения с командой — это правильный набор вопросов для встреч 1-on-1.

В этой статье я расскажу о базовых правилах 1-on-1 в наших командах, а также поделюсь чек-листом с вопросами для удаленных встреч, которые помогут сделать их эффективными и уменьшить влияние удаленной работы на работу команды.

Особенность встреч 1-on-1 — свободная форма и фокус внимания на сотруднике. Важно, чтобы эти встречи не превратились в банальный отчет по статусу рабочих задач, на самом деле – это ваш «контейнер» для поддержания отношений, выявления проблем, обмена обратной связью и новостями.

«Чтобы стать хорошим боссом — нужно уметь строить отношения», — Ким Скотт, Radical Candor

Подготовка

Для успешного проведения встречи 1-on-1 удаленно:

Включите видео и попросите собеседника также сделать это. Большую часть информации мы передаем невербально. Мимика, улыбка, взгляд, жестикуляция и выражение лица помогут вам лучше понять друг друга.
Не занимайтесь мультитаскингом. Не отвечайте на письма, сообщения в мессенджерах (никаких «я быстро отвечу, никто и не заметит» или «это очень срочный имейл, я слушаю и пишу одновременно, я так умею»). Сфокусируйте внимание на собеседнике.
Заранее подготовьте план встречи. Если на предыдущем 1-on-1 вы определили action items — просмотрите их, возможно, какое-то действие «подвисло» на вашей стороне и нужно его проработать.
Будьте готовы дать и попросить фидбек. Регулярная обратная связь — территория для роста как сотрудника, так и менеджера.
Встречайтесь чаще. Если раньше мы встречались с лидами раз в 2 недели и дополнительную информацию получали на других встречах в офисе, за кофе, во время совместных обедов, то теперь наши 1-on-1 — еженедельно.
Не проводите 1-on-1 по остаточному принципу. Это — одна из важнейших встреч (часто недооцененная). Не переносите ее, не прерывайте и проводите регулярно.

О чем поговорим?

На встречах 1-on-1 мы задаем вопросы по 5 направлениям.

Личное внимание и забота. Как дела? Как жизнь вне работы? Как здоровье? Этими вопросами мы показываем внимание и заботу о жизни друг друга.
Поддержание рабочих связей. Сотрудникам бывает сложно игнорировать чувство изолированности при удаленной работе. Этот блок вопросов поможет вам как менеджеру понять, не разорваны ли связи в команде, оценить влияние удаленки на коммуникацию и решить, где нужно ваше вовлечение для устранения рисков и проблем.
Поддержание продуктивности. Поддержание высокой продуктивности команд и выполнение коммитов перед клиентами — одна из наших основных задач. При помощи вопросов из этого блока помогите коллегам управлять своей продуктивностью и разобраться с возможными блокерами.
Обмен фидбеками и синхронизация. Будьте готовы поделиться фидбеком о работе сотрудника, а также обязательно попросите фидбек о своей работе, это всегда возможность роста для вас.
Удаленная работа. Вопросы из этого блока помогут вам убедиться, что у сотрудников есть все необходимое для работы.

Рассмотрим более конкретно

Не старайтесь задать все вопросы за одну встречу. Выбирайте вопросы из каждого направления, которые соответствуют ситуации. Это поможет сделать ваши 1-on-1 полезными не только для сотрудника, но и для менеджера.

1: Личное внимание и забота

Как ты, как жизнь вне работы?
Как удаленная работа повлияла на жизнь семьи?
Как тебе работается удаленно: скучно и одиноко, или эффективно и комфортно?
По твоему опыту, что больше всего тебе нравится в удаленке, а что — нет?
Получается ли у тебя поддерживать work/life баланс? Есть ли время на хобби/саморазвитие? Возможно, порекомендуешь фильм/курс/подкаст?
Не забываешь ли заботиться о здоровье? У тебя есть информация о том, куда и как обратиться за помощью в случае необходимости? (контакты страховой, порядок предоставления помощи)

2: Поддержание рабочих связей

Как дела в команде?
По твоим ощущениям, повлияла ли удаленная работа на коммуникацию и культуру в команде?
Достаточно ли возможностей для эффективной коммуникации с коллегами?
С кем из коллег общаешься больше всего?
Корпоративная коммуникация от компании (например, новости об удаленной работе) — получаешь ли ты рассылку, достаточно ли информации в ней? Нужно ли больше/меньше?
Если бы мы организовали онлайн кофе-посиделки/тим-билдинг, тебе понравилась бы такая идея?

3: Поддержание продуктивности

Какие цели стоят перед тобой на эту неделю/месяц?
Есть ли блокеры, которые мешают тебе достичь этой цели?
Какова твоя загрузка сейчас? Как по ощущениям — как раз достаточная/можно больше/меньше?
В чем твое главное достижение за предыдущий спринт/неделю/месяц? Если бы что-то можно было сделать иначе, что бы это было?
Достаточно ли у тебя автономии для работы над поставленной целью? Возможно, ты хотел бы больше вовлечения с моей стороны, или от лида?
В прошлый раз мы говорили, что [причина X] вызывала проблемы в работе. Изменилось ли что-то на сегодня?
Что бы ты хотел улучшить в нашем ежедневном рабочем процессе?

4: Обмен фидбеками и синхронизация

Что я мог(ла) бы сделать, чтобы лучше поддерживать нашу распределенную команду?
Полезны ли наши 1-on-1 встречи? Как я могу сделать их лучше?
Ты получаешь достаточно обратной связи от меня и коллег?
Чем я могу помочь тебе между этой и следующей встречей? (например, обсудили, что в команде есть конфликт и нужна медиация)
Есть ли тема, которую мы не затронули сейчас, но ты хотел(а) бы обсудить на нашей следующей встрече?
Подходит ли тебе время и частота наших 1-on-1?

5: Удаленная работа

Какие сложности возникли с работой удаленно, которых не было в офисе?
Хорошо ли настроены процессы для удаленной работы?
Повлияла ли удаленная работа на командную динамику – если да, позитивно или негативно?
Есть ли у тебя все необходимое для работы из дома (оборудование, VPN, интернет)?
Соблюдаешь ли ты карантин? Если есть семья, можно спросить о том, как в семье справляются с карантином и заботятся о безопасности и здоровье.

На одном из наших воркшопов по People Management (результатом которого и стал этот чеклист) прозвучал вопрос о том, нужно ли делать карьерное планирование частью 1-on-1. Ответ: нет. У вас должно быть 2-4 встречи в год, посвященные карьерному планированию, целям и трекингу прогресса.

1-on-1 — одна из важнейших встреч, с ее помощью мы закладываем основы доверия и продуктивных рабочих отношений в команде и в компании в целом. Я надеюсь, эти вопросы и рекомендации будут вам полезны. Желаю продуктивных и нескучных 1-on-1!