Александр Дятлов, General Manager Ukraine в компании Very Good Security, в колонке для AIN.UA рассказывает как компания запускает и развивает инновации, работая удаленно.
В докоронавирусные времена мы в Very Good Security думали, что эффективнее работать из офиса. Хотя наша компания всегда была распределена между двумя странами и позитивно относилась к удаленке, исторически в VGS больше поощрялась культура «работы из офиса». Последние 13 месяцев мы функционируем полностью удаленно, и продуктивность команды не только не уменьшилась, но существенно увеличилась.
Несмотря на позитивное влияние remote на продуктивность, вопрос с поддержанием инновационного драйва онлайн оставался открытым. Мы довольно быстро заметили, что в быстрорастущем стартапе поддерживать высокий уровень инноваций легче в атмосфере, когда коллеги находятся в одном физическом пространстве и часто общаются друг с другом неформально. Благодаря этому постоянно появляются крутые продуктовые и бизнес идеи и быстрее формируются команды. Как результат, чаще запускаются инновационные проекты, которые предлагают креативные пути решения задач компании. Адаптируясь к новой реальности, мы начали искать способы, как можем увеличить количество идей и внутренних инициатив, работая удаленно. Так появилась концепция виртуального Innovation Day в VGS.
Что такое Innovation Day
Концепция Дня Инноваций объединила две популярные концепции мероприятий:
- Hackers Days, в которых инженерные команды часто участвовали как внутри VGS, так и во внешних ивентах. Обычно во время Hackers Days инженеры работают над интересными и нужными проектами, которые необходимо разработать и запустить (в черновом варианте) за пару дней;
- Конкурс стартапов, когда фаундеры представляют свои идеи перед жюри. VGS – это стартап серии С. Наш продукт позволяет компаниям работать с чувствительными данными без необходимости строить инфраструктуру по их защите. Мы не раз участвовали и презентовали VGS на разных стартап мероприятиях. Поэтому с концепцией конкурса стартапов мы тоже были хорошо знакомы.
День инноваций проходил полностью удаленно и без ограничений тем для проектов. Команды могли выбрать любой челлендж проблему, которую они хотели решить, и представить свои идеи. Главное, чтобы эти идеи совпадали с целями компании.
В качестве награды, победители получили ресурсы для реализации своих проектов, поддержку со стороны руководства, приятные подарки и выделенное рабочее время на реализацию проектов (2 недели). При этом всем участникам Innovation Day мы постарались дать конструктивные отзывы про их идеи и небольшой приятный сувенир на память.
Мы, как компания, остались очень довольны полученным результатом! После мероприятия у нас появились инсайты о том, что необходимо улучшить, список возможных решений существующих проблем, проекты со сформированными командами, а также повышение мотивации.
За очень короткое время ребята сгенерировали более 20 проектов по разным направлениям компании: от нового карьерного портала до новых решений для защиты чувствительной информации! При этом вся команда VGS была вовлечена в процесс и эта атмосфера идейной коллаборации оставила положительный след на культуре компании. Забегая наперед скажу, что и сам День Инноваций прошел отлично.
Если вы хотите повторить опыт в VGS в вашей команде, ниже я привел пошаговое руководство по проведению мероприятия и всей подготовке. Готовы? Тогда давайте приступать.
Нашим первым шагом было составление краткого описания проекта, которое охватывало все этапы:внутреннее промо,
- подача заявки,
- предварительный отбор,
- подготовка,
- сам День Инноваций и подведение итогов после него.
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Внутреннее промо
VGS – это быстрорастущий стартап, в котором одновременно проходит множество бизнес-процессов и проектов. Время очень лимитировано, много информационных потоков и за внимание коллег нужно бороться. Поэтому, очень важно было грамотно рассказать про мероприятие внутри компании и объяснить его ценность. Всем, кто работает над таким большим проектом, как День Инноваций, я рекомендую получить поддержку на разных уровнях компании, а не только поддержку менеджмента.
Мы разработали подробную презентацию, в которой объяснили концепцию, формат и ценность Дня Инновация. Эту презентацию я представил во время All Hands встречи, которая у нас проходит раз в две недели. Также, у нас была коммуникационная стратегия промо мероприятия по разным Slack каналам, среди разных групп сотрудников и с разными selling points.
Стадия подачи заявки
После этапа внутреннего промо мы оставили 2 недели на отправку идей и заполнение заявки на участие. Пока мы ожидали идеи, я регулярно отправлял напоминания о мероприятии в общий канал в Slack, просил топ-менеджеров напомнить своим командам о Дне инноваций, лично отправлял напоминания лидам команд и делился небольшими постами в соответствующих Slack каналах. Для того, чтобы привлечь больше внимания, мы делали вижуалы к постам. Их можно довольно просто сделать в таких сервисах, как Canva или Figma. Нам хотелось, чтобы Innovation Day был на слуху среди тех, кто заполнял заявку или думал поучаствовать.
Как мы поняли позже, хоть 2 недели и выглядит длительным периодом – этого времени может быть недостаточно (особенно для компании, команда которой 150-200 человек). Лучше продлить срок подачи заявок до 3 недель, так как не все успевают заполнить заявку за 14 дней (даже если ваша заявка состоит из пары вопросов).
Наша форма подачи заявки состояла из таких пунктов:
- описание проблемы;
- описание решения;
- есть ли у вас команда;
- необходимые ресурсы;
- на какие показатели влияет данная идея.
После 2х недель ожидания мы получили 21 заявку с разными идеями разной степени проработки. Крутой результат для первого Innovation Day!
Как оказалось позже, мероприятие лучше было бы проводить в середине квартала. Мы же его проводили в начале квартала. Это привело к тому, что многие люди, которые хотели участвовать, были заняты завершением проектов из предыдущего квартала и планированием. Если бы не это, то еще больше ребят подали бы свои проекты.
Предварительный отбор идей
На этапе подачи заявки мы информировали всех участников о следующем шаге – это был предварительный отбор проектов с нашей стороны. Главным критерием отбора идей было соответствие стратегическим целям компании и положительное влияние на метрики. Я и Кристина Монец (Операционный директор VGS) внимательно рассмотрели все проекты. Так как у нас четко прописано направление развития компании, то все поданные проекты совпадали с целями компании, и мы одобрили 21 проект.
После этого мы отправили авторам проектов письмо с поздравлениями, что они приняты на следующий этап. В ходе моей подготовительной работы мы также подготовили письмо с вежливым отказом на случай если проект не подошел бы, но оно не пригодилось.
Если говорить о количестве проектов, лучше, чтобы презентовались не более 20 проектов. Довольно сложно вовлеченно слушать, когда проектов больше.
Подготовительный этап
Когда у нас был готов список выбранных проектов, мы начали подготовку к основному дню, когда будут питчиться проекты. До прихода в VGS в качестве General Manager, я был кофаундером хардверного старфтапа Ecoisme. С 2014 года я участвовал в многочисленных питчинг ивентах и хорошо понимал, как это должно работать и что может пойти не так.
У нас было большое количество участников (21 проект), и мы впервые проводили подобные мероприятия удаленно. Поэтому было важно максимально четко прописать требования к питчам. Мы ввели следующие ограничения:
- по 2 слайда на каждый проект с описанием проблемы, решения, необходимых ресурсов и ожидаемого результата;
- 3 минуты на презентацию;
- 3 минуты на вопросы и ответы.
После объявления команд, которые будут участвовать, мы дали 5 рабочих дней, чтобы ребята подготовили и отправили презентации. Мы также предложили участникам помощь в оформлении слайдов. Крайний срок отправки презентации – за 3 дня до Дня Инноваций. Это дало нам возможность просмотреть презентации, быстро дать обратную связь и помочь участникам лучше подготовить свои слайды перед тем, как представить их публично всем в компании.
Однако, поскольку время было ограничено, некоторые участники опоздали и не вложились в срок, поэтому подготовка шла в спешке. В будущем мы планируем увеличить время отправки слайдов до 7 рабочих дней, а также увеличить время для финальной перепроверки слайдов еще до 7 рабочих дней.
После того, как мы собрали все презентации со слайдами всех участников, мы отправил их жюри для ознакомления. У жюри была возможность рассмотреть проекты заранее и подготовить список вопросов. Для еще большего удобства мы подготовили электронную таблицу со списком участников, кратким описанием проектов и критериями отбора. Вот список критериев:
- согласованность со стратегическими инициативами (оценка 1-5);
- влияние на цели и метрики (оценка 1–5);
- важность проблемы (оценка 1-5);
- простота внедрения (оценка 1-5).
В комитет жюри вошли 7 человек, которые представляли все подразделения компании. Среди членов жюри были как топ-менеджмент, так и лиды разных направлений компании. Это помогало оценивать проекты с разных сторон.
День Инноваций
Кульминацией должен был стать сам День Инноваций, который мы проводили на уровне всей компании. Сначала мы думали уделить мероприятию весь день, но потом поняли, что лучше ограничиться тремя часами. Причин было несколько:
- Команда VGS находится в разных странах (США и Украина). Так что временной интервал, который более-менее удобен для команд из США и Украины, – небольшой. Для нас это было с 8:00 до 11:00 по тихоокеанскому времени (18:00 – 21:00 по киевскому времени).
- Мы хотели чтобы мероприятие было динамичным.
- Это было мероприятие для всей компании. У нас на тот момент было более 150 человек в команде, и было очень важно рационально использовать время, чтобы мероприятие не продлилось слишком долго.
- Учитывая, что у нас был 21 проект и мероприятие проводилось полностью дистанционно, нам нужно было очень точно рассчитывать время и предусмотреть, что могут быть проблемы с Интернетом. Чтобы снизить риск того, что мероприятие затянется, мы использовали такие лайфхаки:
- Презентация всех слайдов с одного ноутбука. Таким образом, мы не теряли время на переключение спикера. Для конференц-связи мы использовали Google Meet.
- Мы использовали приложение для Mac OS под названием Red Hot Timer, чтобы проинформировать участников об оставшемся времени. Мы протестировали несколько приложений и выбрали это – оно позволяло отображать таймер в полноэкранном режиме и запускать заранее нужный мне таймер с помощью горячих клавиш.
Проведение мероприятия
Я модерировал и вел само мероприятие. После короткого выступления жюри начались презентации. Атмосфера была очень энергичной. Сначала я говорил участникам, когда оставалось около 1 минуты, но потом понял, что в этом нет необходимости, так как участники видели таймер и точно знали, когда им нужно остановиться. Было всего пара случаев, когда мне приходилось останавливать выступающего.
После каждого 3-минутного выступления у нас были 3-минутные вопросы и ответы. Время, которое мы давали для презентаций и вопросов и ответов (3 мин + 3 мин), оказалось весьма удачным. Хороший тайминг, разные проекты, вовлеченные команды, жюри и аудитории сделали мероприятие динамичным и позитивным.
После всех выступлений жюри перешло в отдельную Google Meet комнату, чтобы в течение 30 минут обсудить проекты. Обсуждение судей было разделено на 3 этапа:
- 5 минут, чтобы подумать о своих фаворитах и выбрать из них двух лучших;
- 15 минут на то, чтобы представить своих двух фаворитов остальным членам жюри. У нас было семь членов жюри, представляющих разные отделы компании. У них было по 2 минуты на презентацию;
- 10 минут на обсуждение, чтобы выбрать до трех победителей. В итоге, потребовалось 10 дополнительных минут на обсуждение (40 минут в сумму).
Активности во время перерыва
Мы не хотели, чтобы участники отключались на 30 минут, потому что было бы сложно вернуть ребят обратно. Поэтому решили придумать что-нибудь интересное во время ожидания. У нас в компании я провожу регулярную встреча под названием Chat&Learn. Идея в том, что один из приглашенных членов команды рассказывает что-нибудь интересное: о своем хобби, интересном опыте или работе. Одна из наших сотрудниц ранее владела винным магазином и отлично разбирается в вине. Я пригласил ее выступить и рассказать о дегустации вин, пока все ожидали решения судей. Пауза вышла запоминающейся.
Объявление победителей
После Chat & Learn все были расслаблены и с нетерпением ждали, чтобы узнать решение судей. Наш СЕО, Махмуд Абделькадер, произнес короткую вдохновляющую речь и объявил победителей. Одним из победивших проектов было решение, которое упростит создание защищенных форм. Второй проект повышал защищенность систем, а третий – упрощал взаимодействие пользователей с уведомлениями в продукте. Все победители получили 2 недели на реализацию их проектов, ресурсы для реализации и приятный подарок (хипстерская настольная лампа).
Так получилось, что все победители оказались из инженерных команд, и это было несколько несправедливо по отношению к другим команд. Одно из решений, которое мы планируем использовать в будущем, – это три номинации: «Лучший инженерный проект, «Лучший бизнес проект», «Приз зрительских симпатий».
Подведение итогов после Дня Инноваций
После мероприятия прежде всего, мы поделились его записью со всей нашей командой. Теперь ребята, у кого не получилось присоединиться, могли посмотреть запись.
Еще один важный аспект – дать обратную связь каждому участнику Дня Инноваций. Целью ивента было продвижение инноваций в VGS. Было много интересных и перспективных проектов, некоторые из них могут быть реализованы, хоть они и не выиграли. Поэтому мы собрали отзывы каждого судьи о каждом проекте, резюмировали их на специальной странице Confluence и поделились ими с участниками. В результате, каждый участник получил развернутый отзыв и дальнейшие шаги.
Подводя итоги, могу сказать, что мы планируем продолжать проводить Дни инноваций. Надеюсь, что после прочтения данной статьи это также станет частью ваших планов на 2021 год.
Автор: Александр Дятлов, General Manager Ukraine в компании Very Good Security
