Часто в процесі розвитку, компанії доходять до межі, після якої подальше зростання неможливе без переосмислення та трансформації бізнес-процесів.
В такі моменти вони починають “латати дірки”, замість того, щоби зупинитися і всебічно проаналізувати всі процеси з урахуванням довготривалих бізнес-цілей. Наприклад, впроваджують нову CRM або розробляють корпоративний портал, спираючись на задачі, що стоять перед бізнесом сьогодні, та не замислюючись про те, як це все працюватиме завтра. Не всі готові шукати глибинні причини, чому процеси в компанії працюють не так, як треба, та змоделювати подальший розвиток.
Будь-яку трансформацію варто починати з глибокого аналізу бізнес-процесів, вважають у Konica Minolta. Причому, бажано, щоб в аналізі брали участь як представники компанії, так і зовнішні консультанти. Вони незаангажовані та можуть подивитися на ситуацію загалом.
Konica Minolta пройшла процес трансформації від виробника офісних принтерів до команди експертів, що допомагають своїм клієнтам цифровізуватися. Сьогодні компанія розробляє, впроваджує та обслуговує комплексні IT-рішення задля покращення бізнес-процесів клієнтів. Будь-який проект починається із наскрізного аналізу всіх робочих процесів, консультацій та добору необхідних інструментів. Серед клієнтів Konica Minolta всім відомі компанії, як-от: «Галнафтогаз», SoftServe, Ciklum, «БСХ Побутова Техніка», «Агросем», «PZU», «WOG», «АрселорМіттал Кривий Ріг» та інші. За плечима аналітиків Konica Minolta понад 300 комплексних аналізів процесів документообігу в компаніях. Їхні спеціалісти знають як все влаштовано у кращих представників ринку, та готові демонструвати іншим їхній потенціал за умови вчасних змін.
Катерина Кривенда, регіональна директорка з продажів Konica Minolta, розповідає три історії про те, як наскрізний аналіз бізнес-процесів компанії допоміг оптимізувати роботу співробітників та раціонально розподілити ресурси.
Не всі зміни — на краще
Чи не кожна компанія рано чи пізно запускає процеси трансформації. Адже без цього розвиток бізнесу неможливий. Втім інколи прагнення якісних змін підміняють ситуативними рішеннями. Це відбувається з двох причин:
1. Не вистачає експертизи. У компанії роками, а то й десятиліттями до чогось звикли, і не можуть уявити, що може бути інакше.
2. Не вистачає ресурсів. Щоб зробити глибинний аналіз, потрібно виділити час, якого, як правило, не вистачає.
Трансформація бізнес-процесів має якісно впливати на бізнес, інакше навіщо її робити? Для когось і впровадження CRM може бути гігантським стрибком вперед. Але хибний підхід до змін може не тільки не покращити ситуацію в компанії, а й значно сповільнити ключові процеси.
Як визначити, які саме зміни можуть стати трансформацією?
З багаторічного досвіду компанії Konica Minolta в Україні можу з впевненістю сказати, що все має починатися з глибокого наскрізного аналізу процесів організації. Кожна компанія унікальна. Тому калькувати рішення однієї на іншу не варто. Аналіз бізнес-процесів принесе розуміння, в якому напрямку рухатись, що міняти, а що краще залишити.
В ідеалі, аналізом процесів мають займатися не топменеджери компанії. Зовнішні консультанти у колаборації із зацікавленою стороною з компанії, маючи досвід роботи в різних галузях, пропонують інноваційні та нестандартні ідеї для змін в процесах. Їхнє бачення значно ширше.
Інколи клієнти приходять в Konica Minolta з конкретним запитом: хочуть купити принтер, впровадити певну систему документообігу, або об’єднати 30 БФП в одну систему. Ми можемо виконати будь-який подібний запит, але завжди радимо подивитися глибше і готові допомогти з аналізом процесів. Можливо, бажане рішення — не оптимальне, а значний ривок вперед можна зробити з тими ж ресурсами.
У нас є багато кейсів, коли компанії переосмислювали їхні традиційні підходи до організації робочих процесів та раціонально розподіляли ресурси після глибокого аналізу. Ось три таких історії.
Мережа “Аптека 9-1-1”: тепер юристи в 5 разів швидше знаходять документи
Велика аптечна мережа активно розширюється, відкриваючи десятки нових закладів по всій країні. Для кожної точки потрібно формувати та підписати близько 15 договорів: з орендодавцем, комунальними службами, податковою та іншими контрагентами. До всього, діяльність компанії у галузі фармацевтики потребує постійного ліцензування, що також впливає на зростання обсягу документообігу.
Юристи мережі були завантажені вкрай – виступали тим самим горлом пляшки. Власник компанії розумів, щоби рости далі з такими темпами, процеси треба оптимізувати, але не розумів, як це зробити.
Наші аналітики провели в офісі компанії два дні. Вони з секундоміром заміряли, скільки часу витрачають юристи на кожен етап оформлення документів і відтворили весь процес їхньої роботи. З’ясувалося, що юристи витрачають аномально багато часу на пошук документів.
Документи на усі свої точки компанія тримала у двох форматах: файли у Word та проскановані підписані копії. Все це мало б зберігатися у цифрових та аналогових теках. Але через велику кількість співробітників, в архіві царював хаос. Працівники забували скопіювати файл в потрібну теку, тож частина інформації зберігалася в хмарі, щось — на комп’ютері, щось на сервері, щось — в електронній пошті. Потрібні документи було важко знайти, інколи пошук одного документу тривав по 20-30 хвилин.
Щоб розв’язувати цю проблему, ми запропонували впровадити систему контекстного пошуку по корпоративних документах. Вона розпізнає усі документи – текстові файли, проскановані pdf і навіть текст на зображеннях – й дозволяє шукати їх за ключовими словами, де б вони не знаходилися. Для цього юристам достатньо було ввести кілька слів, або назву організації-підрядника. Середній час пошуку скоротився до однієї хвилини”.
Команда мережі вже 3 місяці працює з новою системою, при цьому ключовий бізнес-процес, я від якого залежить масштабування бізнесу, став швидшим в 5 разів. Без глибокої інтеграції в процеси компанії та спільної зацікавленості сторін виявити слабкі місця нам би не вдалося.
Імпортер техніки Bosch та Siemens: досягли оптимальної швидкості обробки замовлень та поліпшили контроль оригінальності продукції для забезпечення гарантійної політики компанії
ТОВ “БСХ Побутова Техніка”, офіційний імпортер побутової техніки Bosch, Siemens та Gaggenau, оголосила тендер на придбання пристрою для друку, в якому взяла участь і Konica Minolta.
Виготовлення локалізованих україномовних інструкцій, гарантійних талонів та енергоощадних наліпок компанія замовляла у друкарні заздалегідь. Готові документи зберігалися на поличках на складі. Комплектуючи замовлення, працівники складу вручну шукали там відповідні супровідні документи та додавали їх до кожної одиниці товару.
Зі зростанням обсягу продажів постала проблема своєчасного друку та оперативного збору документів для техніки. Проаналізувавши можливості для оптимізації процесу, компанія вирішила друкувати документи безпосередньо на складі.
Насамперед потрібно було автоматизувати друк та мінімізувати ручні операції. Але звичайна друкарська машина лише забезпечує результат: друкує брошуру або блокнот. Вже у співпраці зі спеціалістами Konica Minolta стало зрозуміло, компанії необхідне комплексне рішення для підбору та друку документів.
Так виникла ідея скомпонувати всі необхідні документи в один буклет і після друку отримувати готову для відправлення унікальну брошуру, що відповідає певному серійному номеру побутового приладу.
Таке завдання можна було реалізувати лише створивши програмне середовище для обробки даних про товар. Для цього була сформована електронна бібліотека документів, що стала джерелом для формування друкарських завдань. Кожна одиниця товару на складі позначена унікальним штрих-кодом, у якому містяться логістичні дані та серійні номери. Після того як оператор сканує такий код, інформація з нього потрапляє до складської облікової системи (WMS).
Ми розробили хмарне рішення, яке отримує, зберігає та оброблює дані про товар із трьох різних систем:
- з ERP-системи компанії “БСХ Побутова Техніка”, для отримання вихідних даних;
- з WMS-системи логістичного оператора, для отримання переліку товарів, що відвантажуються, та серійних номерів;
- зі сховища, для отримання макетів документів, необхідних для конкретного типу продукту.
Тепер оператор на складі сканує штрих-код за допомогою мобільного сканера, а хмарне рішення Konica Minolta готує завдання для друку та передає друкарському комплексу. Пристрої для друку обробляють кожне таке завдання і друкують брошуру. Далі оператор складу комплектує готовою брошурою кожну товарну одиницю з накладної. Для прискорення комплектації партія документів друкується в тому ж порядку, у якому товари було відібрано та проскановано. Після цього товар укомплектовано і він повністю готовий до відвантаження.
Завдяки впровадженню цього рішення компанії вдалося скоротити витрати на виготовлення брошур та заощадити ресурси на друк. До того ж такий новий підхід поліпшив захист автентичності гарантійних талонів і контроль оригінальності продукції для забезпечення гарантійної політики ТОВ “БСХ Побутова Техніка.
В результаті замовникові вдалося досягти бажаної швидкості обробки замовлень: компанія змогла оптимізувати постачання продукції протягом “високих сезонів”, коли обсяг продажів суттєво зростає. Штат логістів не зріс, натомість об’єми збільшилися.
SoftServe: віддали процеси створення документів на аутсорсинг та вивільнили ресурси ІТ відділу для доцільніших задач
Konica Minolta працює з SoftServe більше 10 років. У IT-компанії було дуже багато пристроїв для друку, які обслуговували різні підрядники: хтось поставляв тонери та змінні вузли, хтось відповідав за ремонт, одні компанії робили це на київських локаціях, інші на львівських. Ми запропонували проаналізувати інфраструктуру друку компанії задля її оптимізації.
За результатами аналізу порадили скоротити кількість техніки та уніфікувати її, налагодити превентивне обслуговування та автопостачання витратних матеріалів – віддати процеси створення документів на аутсорсинг.
Згодом вивільнилася частина ресурсів ІТ-відділу. Ці спеціалісти сфокусувалися на пріоритетніших задачах: залишилася лише адміністративна робота – підписання необхідних документів, контроль оплат та колаборація з сервісними інженерами Konica Minolta.
За роки співпраці ми поєднали між собою інфраструктуру друку на всіх локаціях компанії не лише в Україні, а і за кордоном: в США та країнах ЄС. Тепер усе дуже просто: один центральний сервер друку обслуговує всі пристрої, надає розширені звіти й відповідає за авторизацію користувачів. Працівники мають змогу відправити документ на друк будь-яким зручним для них способом, а забрати його паперову версію у зручний час і в якому завгодно офісі SoftServe. Наприклад, перед відрядженням можна відправити документ на друк у Києві, а надрукувати та забрати його вже у Флориді.
Сервісна IT-компанія як ніхто інший розуміла всі переваги аутсорсингу непрофільних процесів. Сьогодні, завдяки впровадженому рішенню інфраструктура друку відповідає корпоративній політиці безпеки та вимогам щодо відмовостійкості.
На ринку є багато компаній, які продовжують купувати принтери, а потім амортизувати їх, виділяти окремих працівників для їхнього обслуговування, проводити безліч тендерів, замовляти витратні матеріали. Все це для підтримки такого незначного процесу, як друк документів, що прямо не впливає на результати бізнес-діяльності. Вони розуміють, що це не є доцільним, але не знають як все змінити. Аналіз процесів, в які залучений документ, допоміг би виявити можливі шляхи до оптимізації.
Все починається з аналізу
Диявол криється в деталях. Як приклад, ми регулярно стикаємося з тим, що підраховуючи свої витрати на друк, компанії зважають лише на вартість принтера, витратних матеріалів та ремонтів. Мало хто враховує вартість робочого часу працівників для обслуговування цього процесу та амортизацію їхніх робочих місць.
Я зустрічала ситуації, коли спеціаліст з продажів в міжнародній компанії щодня витрачала пів години на сканування двох документів. Компанія навіть не замислювалася, наскільки дорого це обходиться бізнесу. В іншій компанії мали сотні пристроїв, але не витрачалися на їхнє превентивне обслуговування, і пишалися цим. Виявилося, що замість ремонту, вони просто щоразу купували нові пристрої, і витрачали величезні кошти, які можна було спрямувати на розв’язання важливіших задач.
Потужний багатофункціональний пристрій може стояти в кабінеті, де ним майже не користуються, натомість на складі затримуються відвантаження через зламаний принтер. Інколи достатньо просто поміняти місцями техніку, щоби процес став в рази ефективнішим.
Саме тому ми завжди наполягаємо йти від зворотного. Починати потрібно не з вибору інструмента та підрядника, а з пошуку слабких місць в чинних процесах.
