Как «Укртранснафта» отказалась от бумаги

«Укртранснафта» — крупное акционерное общество с развитой региональной сетью. Мы начали переводить в «цифру» все бизнес-процессы и документооборот предприятия в 2019 году. Сейчас мы почти полностью отказались от бумажных документов — вот как мы к этому пришли.

У АО «Укртранснафта» есть центральный и три региональных офиса. Всего на предприятии работает около 3000 человек. Компания заключает порядка 2000 договоров в год. Объем документооборота огромен — на обмен одним пакетом бумажных документов между главным офисом и региональными подразделениями раньше уходило около двух недель. Кроме времени, мы тратили еще и деньги: на пересылку документов, печать, архив. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) позволило нам увеличить скорость принятия решений и обработки документов и значительно сократить накладные расходы.

Положение дел 

Процесс перехода на электронный документооборот в АО «Укртранснафта» начался в 2019 году — тогда в компании прошло внедрение системы внутреннего электронного документооборота Megapolis.DocNet. В том же году мы запустили ERP от SAP. Сейчас на предприятии также действует решение для автоматизации закупочного процесса APS, система учета от 1С и ПО собственной разработки — iDocHUB. Последним внедрением, которое мы провели, была система для ЭДО с контрагентами — Deals. Все системы интегрированы друг с другом, и у нас практически не осталось неавтоматизированных процессов: 90–95 % документооборота предприятия мы перевели в электронную форму. Осталось только небольшое количество документов, которыми мы обмениваемся с партнерами на бумаге — в основном, это коммунальные предприятия. Но даже эти бумажные документы сканируются, визируются и хранятся в системе внутреннего документооборота компании DocNet.

Этапы подготовки к внедрению ЭДО

Основную работу по подготовке к внедрению как внешнего, так и внутреннего ЭДО провел IT-департамент. Со стороны бухгалтерии мы ничего особо не готовили. Прежде всего нужно было донести до сознания людей, что переход на ЭДО — неизбежен. Кроме того, был выпущен ряд приказов по поводу унифицированной формы документов: необходимо было внести в них пункты о том, что документы теперь ведутся в электронной форме. 

В итоге неделя ушла на постановку технического задания, которое мы готовили вместе с IT-отделом. Еще неделя на реализацию, и две — три ушло на организационные изменения: внесения поправок во внутренние документы предприятия и согласование со всеми службами. В общей сложности через полтора месяца мы приступили к опытно-промышленной эксплуатации.

Перед началом внедрения внешнего ЭДО мы построили блок-схему процессов. Мы как бы просто сыграли в игру «документооборот с контрагентами», посмотрели, как это будет происходить с нашей стороны и со стороны контрагентов. В результате мы выработали оптимальный план внедрения.

Внедрение внешнего ЭДО

Когда мы нарисовали блок-схему процесса, разобрались в том, где документы появляются, куда направляются и что с ними должно происходить, мы решили, что правильно будет объединить эти две системы: Megapolis.DocNet и Deals. Сотрудники компании уже год работали в DocNet, они привыкли к этой программе, к ее интерфейсу. В Deals тоже можно согласовывать документы внутри компании, распределять роли и настраивать маршруты прохождения документов и, естественно, подписывать их. Это — отличное решение для компаний, у которых еще нет своего внутреннего документооборота, но так как все эти процессы уже были прописаны внутри Megapolis.DocNet, не было смысла делать это еще раз. Мы решили оставить документооборот внутри предприятия в исходном виде, а Deals использовать как транспорт для документооборота с контрагентами. Другими словами, наши сотрудники сейчас работают и с внутренней и с внешней документацией в интерфейсе DocNet, а контрагенты обмениваются с нами договорами, счетами и актами через систему Deals. 

У этой схемы есть еще одна приятная плюшка: если у контрагентов возникают какие-то вопросы по работе в системе внешнего ЭДО Deals, они обращаются не в нашу службу поддержки, а непосредственно в техподдержку Deals, и там уже наши партнеры отвечают на их вопросы. Тем самым мы разгрузили наш IT-департамент.

Результат внедрения

После полного завершения перехода на ЭДО процессы в компании не сильно изменились, но они значительно ускорились. Если процедура согласования происходит на бумаге, очень сложно контролировать весь процесс. Когда же все происходит в электронной форме, я всегда могу увидеть, на каком этапе идет согласование, кто из участников работает с определенным документом, кем документ был подписан и так далее. Мы довольно зарегулированная компания, и один документ может содержать десяток подписей, так что сложно даже представить, сколько времени мы сейчас экономим во время работы с документами. Очень и очень много. Кроме того, процессы стали более управляемы, прозрачны и понятны. Очень помогает наличие мобильного приложения Megapolis.DocNet: хотя у него и урезанная функциональность, оно добавляет мобильности. Это удобно, особенно когда ты не возле компьютера, а в дороге: всегда можно посмотреть документ и подписать его.

Основные трудности внедрения

Единственной проблемой, с которой мы столкнулись во время внедрения ЭДО, была привычка сотрудников работать с документами исключительно в бумажном виде. Они привыкли к тому, что документ должен быть подписан собственноручно. Это должна быть хоть бумага, хоть береста, хоть папирус, главное, чтобы его можно было подержать в руках. Восприятие сотрудниками компании электронного документооборота развивалось по стандартному сценарию: на первоначальном этапе было неприятие, потом колебание, затем убеждение. Когда новая схема документооборота заработала более-менее стабильно, сотрудники поняли, что это — гораздо удобнее, чем бесконечно бегать по кабинетам с кучей бумаг. Когда они поняли, что могут контролировать маршрут прохождения документов не вставая со своих мест и в любой момент, с любого девайса имеют к ним доступ, неверующих в ЭДО практически не осталось. Удобство новой системы стало очевидным.

Законодательные тонкости

Были также регуляторные нюансы, которые препятствовали принятию ЭДО. Например: на бумажном документе фиксируется только дата его создания. Когда он подписан, значения не имеет. С электронными юридически значимыми документами всё немного иначе. Некоторых юристов и сотрудников бухгалтерии смущал тот факт, что в электронном документе фиксируется не только момент его создания, но также присутствует метка времени, которая появляется в момент наложения цифровой подписи. Были опасения, что контролирующие органы могут к этому придраться: какую дату они посчитают датой наступления налоговых обязательств? Мы обратились в налоговую за разъяснением и получили в ответ официальное письмо, в котором нам сообщили, что датой возникновения налоговых обязательств следует считать ту, которая указана на самом документе. Время наложения электронной подписи и ее метки времени значения не имеют.

Преимущества

В автоматизации систем предприятия и переходе на ЭДО я вижу только преимущества. Вы избавляетесь от горы макулатуры, храните документы на защищенных серверах или в облаке, и в любой момент имеете доступ ко всей базе документов и данных. Все системы «Укртранснафты» интегрированы между собой. В ERP мы ведем учет, управляем ресурсами и получаем аналитические данные. Если появляется вопрос по какой-то операции, я всегда могу пойти глубже и посмотреть первичные документы в системе ЭДО. Все документы представляют собой структурированную таблицу, с которой можно делать все что угодно. Переход в цифру значительно упростил нам жизнь и дал компании возможность развиваться дальше.

Автор: Константин Клименко, главный бухгалтер АО «Укртранснафта»