Генеральний менеджер O0 Design Ілля Крупеніков в колонці для AIN.UA розповідає про те, як невеликим командам використовувати Notion для внутрішніх процесів і пояснює, чому у дизайн-студії навіть власний сайт побудований на Notion.

За минулий рік ми виросли x3 по людям і x7 по MRR. Notion — простий інструмент, який зберіг нам багато грошей, часу і нервів на цьому шляху. Цей матеріал для тих, хто має невеликий бізнес і не хоче платити всі гроші світу за інструменти для роботи. 

Як будь-якому невеликому бізнесу, нам потрібна інфраструктура для ведення проектів, трекання внутрішніх тасків, контролю найму та пайплайну. На старті ми використовували купу популярних і ефективних інструментів: Trello, HubSpot, Slack, різні месенджери і вони працювали. Проблема була лише в сотнях сповіщень з додатків, які дратують і відволікають. Ще один мінус — всі інструменти досить погано інтегрувалися один з одним. Тому я зрозумів, що замість безлічі інструментів з різними інтерфейсами нам потрібен один, в якому є все. І ним став Notion.

Старовіри скажуть: «та я маю 3 девелопери на бенчі і за 2 тижні вже матиму весь основний функціонал, ще й під мої процеси налаштований!» Та в мене такої опції не було, а витрачати всі гроші світу не хотілось ?

Зараз Notion замінює нам CRM, внутрішню вікі, нотатки по задачам і зустрічам та базу даних внутрішніх процесів. 

Як і в будь-якого сервісного бізнесу, в O0 Design є три основні пайплайни: Sales, People, Projects. І саме синергія умовно безкоштовних і простих тулзовин як Notion, Gsuite і Slack дають нам змогу планувати свої продажі та найм на місяці вперед. 

Розділ перший. Продажі та прогнозування об’ємів продажів

Тулза для продажів має вирішувати дві проблеми: зберігати дані консистентними та нагадувати про таски в пресейлі. Наші стадії воронки такі: 

Зображення в тексті надані автором

Лайфхак: з переходом проекту на наступну стадію, переміщуйте його на верхівку колонки. Так вам буде краще видно прогрес. 

Дані у картці проекту: 

  1. тип проекту;
  2. тривалість проекту;
  3. ймовірність;
  4. вартість. 

Щодо типу контракту, в O0 є декілька опцій: відео продакшн, веб, айдентика, або комплексний проект, який включає декілька напрямків.  

Коли ви додаєте проєкт у воронку, я рекомендую обирати низьку ймовірність старту. А для бюджету, якщо він невідомий, використовуйте ваші середні показники.

Для нас важливо прогнозувати не лише ріст доходу, а й очікуваний прибуток. В нашому випадку виплати підрядникам та вартість відеопродакшену відразу на поверхні і я їх відокремлюю від прогнозування прибутку ще на ранніх стадіях.

Це дуже просто зробити формулами в самому Notion, і вони вже прописані в цьому шаблоні, але концептуально:

  1. Місячний рітейнер — $15 000. Плануємо працювати 3 місяці. Маємо заделіверити сайт.
    Monthly Retainer: $15 000
    Duration (month): 3
    Subcontractors Fee: $4000
    Gross Revenue: =$15 000*3 ($45000)
    Gross Profit: =$45 000-$4000 ($41000)
  2. Відеопродакшен. Тут трохи інакше, тому що більшу частку в створенні відео складає продакшен:
    Monthly Retainer: $10 000
    Duration (month): 2
    Video Production Cost: $40 000
    Gross Revenue: =$10 000*2+$40 000 ($60 000)
    Gross Profit: =$60 000-$40 000 ($20 000)

Використовуйте різні групи та типи лідів, щоб трекати конверсії.

Pipeline Duration — це формула, яка рахує кількість днів, які проєкт проводить на етапі пресейлу, щоб розуміти скільки в середньому проходить часу від ліда до контракту. 

Після того, як вся інфа по проекту додана, я встановлюю нагадування про Next Steps: 

chrome-capture (2).gif

Темплейт O0 у відкритому доступі: https://www.notion.so/petcubeteam/fec8fed0424442c68e9cbf568e41cefc?v=2963414c14704753b6bddeb1833450b7 

А тепер про прогнозування продажів:

Для того, щоб прогнозувати продажі, потрібно інтегрувати дані з пайплайну проектів у  ваш файл P\L. Для цього є експорт:

Потім дані у форматі .csv можна скопіювати і вставити в окрему сторінку у файлі вашого P\L:

Яку інформацію важливо відслідковувати: 

  • скільки лідів з’являється щотижня (щоб спрогнозувати завантаження baseline and high growth scenarios);
  • з яких каналів приходять ліди;
  • який потенційний прибуток від них.

Щоб отримати інсайти про завершені проекти, можна відфільтрувати їх у Pipeline Notion:

На що варто звертати увагу:

  • середня тривалість етапу прейсейлу;
  • середня сума рітейнера;
  • середня тривалість проекту;
  • джерела лідів, які найкраще конвертують.

Підрахунок конверсій:

Лайфхак: рахувати рейт програних конверсій по кожній стадії. Це працює як каскад: 

Якщо на стадії Lead / MQL у нас відвалюється в Lost 59% лідів, це означає 41% перейде в Qualified / SQL ітд.

Отже, кожних $100 000 на різних стадіях воронки конвертуються в такі суми в Won: 

  • Lead $25 000
  • Qualified $56 000
  • Negotiation $75 000
  • Proposal Presented $85 000

Якщо нам відомі ці дані, передбачити майбутні продажі просто:

  1. За минулі декілька місяців ми мали мінімум 5 лідів щотижня;
  2. З попередніх даних ми знаємо, що наш коефіцієнт конверсій +-25%;
  3. Ми знаємо конверсії на кожному етапі;
  4. Ми знаємо середню тривалість проекту.

Це означає, що кожна четверта угода (25% conversion rate), яку ми отримуємо за тиждень, буде закрита через три тижні (середня тривалість 22 дні). І це призведе до того, що кожного тижня ми будемо освоювати якусь певну кількість грошей:

*наведені нижче дані не відповідають дійсності й наведені лише для демонстрації графіку прогнозування:

З правильним прорахунком доходів і витрат P/L можна побудувати чіткі графіки для прогнозу рентабельності, росту ревенью, трекінгу кешфло, churn-у, найму ітд.

Маю зазначити, що це прогнозування працює доволі точно, т.я. останні 5 місяців ми попадаємо в нього з похибкою ±10%

Люди і процес найму

Рекрутмент процес у O0 ніколи не припиняється. Ми постійно у пошуках дизайнерів, тому важливо трекати кандидатів, додавати нотатки у процесі інтерв’ю, розуміти, на якому зараз етапі наше спілкування. У Notion є готовий темплейт: Applicant Tracker. Його ми взяли за основу і просто підігнали стадії під нас. 

chrome-capture (4).gif

Дані з Applicant Tracker корисні, щоб трекати кількість нових кандидатів за минулий тиждень і прогнозувати найм на майбутнє:

Команда O0 працює повністю віддалено, тому коли до нас приєднуються нові люди, важливо зробити їхні перші тижні максимально зрозумілими і простими. У нашому Notion є окрема сторінка онбордингу, де розписаний план дій і необхідні доступи.

Кожних два тижні ми проводимо Inspiration Wednesday, де ділимося речами, які подобаються та надихають. Презентації після таких зустрічей теж зберігаємо у базі знань у Notion. 

Проектний менеджмент

Для менеджменту проектів використовуємо звичайні Канбан дошки. Великий плюс — їх можна інтегрувати у окремий канал Slack, щоб слідкувати за оновленнями у реальному часі. 

Чому у дизайн-студії O0 сайт на Notion

У нових партнерів і членів команди сайт на Notion викликає подив і зацікавленість, — те, що потрібно. Можливо, це виглядає максимально дивно, але:

  • нам не потрібен крутий сайт, ми робимо круті продукти. Фокус на них. 

Користувачам, які вперше потрапляють на сайт, не потрібна (у нашому випадку) анімація, складні ефекти та переходи. Вони хочуть бачити, що ми вміємо робити і як допоможемо їхньому продукту. Це все. 

  • ми використовуємо підхід стартапів: роби швидко і просто.

Завантажувати нові проєкти на сайт і підтримувати його не забирає багато ресурсу. 

  • занадто багато дизайн-агенцій розповідають, що вони відрізняються від інших. Ми це прямо показуємо. 

Щоб покращити SEO сайту та підключити аналітику, додатково використовуємо інструмент super. Тут можна змінювати посилання, створювати на сайті сторінки з закритим доступом, додавати кастомний код. Крім того, швидка підтримка і ком’юніті у Notion та super завжди допоможуть, якщо щось пішло не так. 

Автор: Ілля Крупеніков, генеральний менеджер O0 Design