З 1 січня 2022 року всі інтернет-магазини, в тому числі у формі ФОП, будуть проводити всі операції через касові апарати, РРО чи ПРРО. До речі, такий обов’язок вже у 2021 році діє для всіх продавців «складних побутових товарів», ТОВ та ФОП з обігом понад 1,32 млн на рік.
Багато хто з інтернет-магазинів вперше зіткнеться із застосуванням РРО / ПРРО. Отже, спробуємо розібратися в основних технологіях.
РРО чи ПРРО?
З точки зору законодавства, РРО та ПРРО є рівними, інтернет-магазин може обрати будь-який спосіб, що зручний для його бізнес-процесів. Наразі існують 2 основні типи фіскалізації: апаратна (РРО) та програмна (ПРРО).
- РРО – касовий апарат або інший пристрій з фіскальною пам’яттю, що фіксує, зберігає звітні дані чеків танадсилає їх через інтернет у Державну Податкову Службу (ДПС). Всі моделі РРО попередньо перевіряються ДПС та включаються до Державного Реєстру РРО.
- ПРРО – програма, що встановлюється на комп’ютері або в «хмарі» та реалізує API ДПС: відправляє дані про операцію на сервер ДПС та повертає фіскальний номер.
Програмні РРО
Робота Програмних РРО заснована на online та програмних рішеннях, і для сфери електронної комерції ця технологія є органічною. ПРРО може працювати автономно, як окрема програма чи хмарний сервіс, але значно зручніше виконати інтеграцію з обліковою системою або CMS – тоді функція фіскалізації чеків майже безшовно додається до загального процесу оформлення продажу чи повернення.
Особливістю ПРРО є те, що вони не проходять попередньої перевірки у ДПС. Перевіряється лише наявність API ДПС, а відповідальність за коректність даних чеків, звітів та їх зберігання покладається на самого користувача. Враховуючи, що на ринку розробників ПРРО більшість гравців не мають досвіду у фіскальних рішеннях, це певний ризик.
Наприклад, крім власне функцій обміну даними з ДПС, РРО/ПРРО має збирати та зберігати копію всіх чеків та Z-звітів протягом трьох років. Практики знають, що дані про розрахункові операції в обліковій системі самого магазину можуть не збігатися з даними на серверах ДПС через різні причини: збій або затримки у роботі програм, сервера ДПС тощо. При цьому звіти, що подає бухгалтерія у податкову, мають повністю збігатися зі звітними даними, відправленими РРО / ПРРО – і порушення можуть призводити до штрафів. Тож, можливість зчитати контрольну стрічку всіх РРО/ПРРО, звірити їх зі звітними даними бухгалтерії та зберігати для надання при перевірках – реально заощаджує гроші.
Чим масштабніше бізнес і чим більше одиниць ПРРО (касових робочих місць), тим більше уваги та ресурсів вимагають супутні бізнес процеси, і тим більше є сенс обирати не прості програми-клієнти, а комплексні рішення з технологією ПРРО.
Приклад: Інтернет-магазин роздрібної мережі JYSK використовує ПРРО FS iNNOVATE!, що містить окремий серверний модуль для роботи з чеками, що відвантажуються у різних магазинах, функції моніторингу роботи ПРРО та їх налаштування, управління документообігом з ДПС щодо РРО тощо.
Фіскальний реєстратор – для комплектації, складу та точок видачі
Якщо ви маєте фізичні точки видачі або реалізуєте «складні побутові товари», то старі добрі фізичні РРО можуть виявитися доречним вибором.
Фіскальні реєстратори – найрозповсюдженіший тип РРО. Фактично це принтери з фіскальною пам’яттю, що підключаються до комп’ютера на складі, у місці комплектації, місці видачі. На такому РРО можна друкувати фіскальні чеки, що вкладаються до відправлень. Найчастіше РРО використовують інтернет-магазини електроніки. При продажу «складних побутових товарів» (техніки, електроніки тощо) покупці все ж надають перевагу звичайному паперовому чеку, бо з ним спокійніше вирішувати питання гарантії та сервісу – і клієнтоорієнтовані магазини це враховують.
Не зважаючи на початкові інвестиції у придбання обладнання, один з плюсів «класичних» РРО – напрацьована юридична практика і мінімум ризиків питань з боку ДПС (на відміну від ПРРО). До того ж при використанні РРО є обов’язковим залучення Центру сервісного обслуговування (ЦСО), що регулярно контролює функціонування РРО та розділює відповідальність за стабільність роботи РРО та коректність поданих даних.
Касовий апарат – для невеликих точок видачі та доставки
Касовий апарат – портативний самодостатній пристрій, що зручно використовувати у невеликому шоу-румі або при доставці кур’єром. Завдяки технології РРО, він може тривалий час працювати без інтернету, накопичувати дані та друкувати чеки прямо на місці доставки та оплати товару.
Наприклад, інтернет-магазин KAMERON, що представляє в Україні світові люксові бренди DOLCE & GABBANA, RALPH LAUREN, використовує у доставці касовий апарат iNNOVATE! 4POS, що містить в одному корпусі РРО, сканер штрих-коду та касову програму для обліку продажів.
Дані для каталогу товарів завантажуються через підключення до комп’ютера. Завдяки ОС Android, на нього також можна встановити мобільний додаток інтернет-магазину або просто заходити до адмін-панелі магазину через браузер, коли це треба. Звіти про здійснені оплати та продажі відправляються через комп’ютер в загальну облікову систему.
Такий касовий апарат може також приймати карткові платежі в місці продажу чи доставки – при цьому платіжний термінал чи договір з банком не потрібний. Для еквайрингу використовується інтегрований сервіс online платежів Portmone: інтернет-магазину достатньо зареєструвати свій рахунок у сервісі та згенерувати на касовому апараті QR-код для оплати – решта процесів відбудуться через захищені сервери Portmone.
Юридичні тонкощі та аспекти
З юридичної точки зору, правила використання РРО / ПРРО в електронній комерції мають багато суперечностей. В основному через те, що законодавство розроблялося під offline-торгівлю, а нюанси онлайн-бізнесу та технологій враховуються поступово. Навіть податкова та НБУ часом розходяться у своїх позиціях. Але ми зібрали відповіді на найпоширеніші правові питання, що виникають при використанні РРО / ПРРО в електронній комерції.
Чи треба використовувати РРО / ПРРО, якщо оплати здійснюються тільки онлайн?
Це чи не найбільш обговорюване питання за останній рік. З одного боку, якщо інтернет-магазин виписав рахунок, який покупець сплатив у касі банку – то застосування РРО / ПРРО не вимагається. Проте, якщо оплата відбулася через банківські online-сервіси – є нюанси.
Ще у грудні 2020 року законодавці дозволили не використовувати РРО / ПРРО при розрахунках за послуги, які здійснюються виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування (Приват24, Ощад24/7 тощо) або сервісів переказу коштів (Portmone тощо). Проте пізніше податківці уточнили, що «звільнення» діє, лише якщо послуги є віртуальними (доступ до вебпорталу, підписки, хостинг, хмарні сервіси, електронні книжки, тощо). Якщо ж споживач безпосередньо отримує послугу, навіть замовлену та сплачену онлайн, то використовувати РРО / ПРРО доведеться на загальних підставах. Те ж стосується і продажу товарів: РРО / ПРРО використовується, навіть якщо сплати за них надходять виключно через платіжні онлайн-сервіси.
Коли має створюватися чек? Основні правила застосування РРО / ПРРО залежно від місця та способу оплати
В електронній комерції момент замовлення, оплати та отримання товару / послуги можуть бути розірвані і у часі, і у просторі, і законодавство не завжди містить чіткі інструкції. Правила, наведені нижче, зібрано на основі аналізу законодавства та персональних консультацій ДПС.
| Як і коли сплачується замовлення? | У точці самовивозу (готівка, картка) | Онлайн через сайт (Приват24, Portmone тощо) | Своєму кур’єру при доставці (готівка чи картка) | Сторонній поштовій чи кур’єрській службі, накладений платіж |
| Де створюється та видається чек? | Чек створюється на місці оплати та фактичного отримання товару / послуги | Чек створюється за фактом оплати замовлення та передається при доставці | Чек створюється у місці доставки та отримання оплати | Поштова/кур’єрська служба створює свій чек за фактом прийняття оплати, для подальшого переказу на рахунок постачальника |
| Рекомендований тип РРО / ПРРО | ПРРО, РРО | ПРРО, РРО | iNNOVATE! 4POS (готівка) iNNOVATE! 4POS + PORTMONE (картка) | – |
Важливий коментар: Оскільки позиція податківців часто відрізняється залежно від нюансів, то при наявності сумнівів найнадійніший спосіб унебезпечити себе від штрафів – спрямувати до ДПС запит на персональну консультацію. Відповідь на такий запит надається протягом 30 днів та має силу саме для конкретної компанії.
Використання РРО / ПРРО в інтернет-магазині: з чого почати?
Якщо ви керуєте масштабним бізнесом у сфері електронної комерції, то найнадійніший спосіб пройти через процес фіскалізації – співпраця з профільною компанією, що займається фіскальними рішеннями та допоможе підібрати та реалізувати оптимальне рішення, з урахуванням саме ваших бізнес-процесів.
Експерти SystemGroup, розробника фіскальних рішень з 27-річним досвідом, допоможуть Вам пройти через процес фіскалізації максимально комфортно та професійно. До речі, SystemGroup – єдиний в Україні розробник, що має в портфелі всі типи фіскальних рішень для торгівлі, і не має обмежень чи упередження у виборі оптимальних технологій.
Автор: Ольга Кримова, CMO, SystemGroup
(044) 494 40 75
(095) 282 34 39
