Как бы мы ни относились к коронавирусу и его последствиям, ему удалось привнести в бизнес как минимум два положительных тренда. Во-первых, человек встал во главу угла. Во-вторых, после массового перехода на «удаленку» тысячи компаний вдруг осознали – на HR-рутину тратится неимоверное количество времени.
Причем на совершенно базовые задачи:
- управление больничными, отпусками и другими отсутствиями;
- расчет премий, бонусов, зарплат в зависимости от отработанного времени;
- типовые онбординги и офбординги;
- отправку общих писем и опросов по всей компании.
Когда в команде около 5-10 человек, подобные вопросы часто решаются при помощи классических экселевских табличек, простых таск-трекеров или CRM – например, Trello. Информация находится в разрозненных местах, но у HR-менеджера еще получается соблюдать баланс. Сложности начинаются на отметке в 40-50 сотрудников.
Число ежедневных проблем взмывает в воздух, работа превращается в постоянную нервотрепку и не позволяет «поднять голову» – заниматься более стратегическими вещами. В том числе, удержанием текущих сотрудников. А согласно статистике Deloitte, пугающие 25% человек меняют работу каждый год. И это максимальный показатель за последние 20 лет.
Неудивительно, почему крупнейшие компании мира, выступающие обычно предвестниками перемен, автоматизируют большинство HR-процессов. Согласно данным Forbes, в их ряды вступило уже около 55% бизнесов со всего мира.
В 2019 году мы проводили опросы клиентов и выяснили, что HURMA и подобные системы на 43% экономят рабочее время HR-ов и на 57% – время рекрутеров. В Bersin же подсчитали, что в среднем компания, использующая HRIS/HRM-систему, сохраняет до 22% денег в расчете на сотрудника!
Поэтому культура автоматизации HR потихоньку проникает и на рынок Восточной Европы. Точнее, пробивает стену недоверия и страхов. В этой статье мы постараемся развеять их, расскажем, чем ещё полезны HRM/HRIS-системы и поделимся опытом реальных компаний.
Кто вообще придумал автоматизировать HR?
На самом деле, уже в 1970-х впервые появился тренд на автоматизацию оплаты труда и управления кадрами. Но поскольку массовые технологии были скудны, а мэйнфреймовые компьютеры (те самые гигантские шкафы) могли позволить себе только настоящие гиганты, компании мучались и вели рутину руками.
«Первыми ласточками» стали заводы и производства, для которых SAP в 1979 году выпустил самую первую автоматизированную ERP-систему – SAP R/2. Многие из современных HRM-систем по-прежнему предлагают функции, которыми мог похвастать и «прапрадедушка».
Первой полностью HR-системой стала PeopleSoft, выпущенная в 1987 году. В 2005-м ее купила Oracle. Этот продукт стал одним из главных на пути к мультифункциональности и привел к тому, что всеми HR-процессами сегодня возможно управлять в единых пространствах, а не из кучи несвязанных источников – таблиц и файлов.
В конце 1990-х появились первые облачные решения, особенно удобные для удаленных и небольших команд. На смену неподъемным корпоративным «шкафам» пришли веб-порталы, с которых можно было точно так же управлять сотрудниками.
В 2000-х HRIS и HRM-системы позволили HR-специалистам избавиться от сугубо административных функций и наконец-то заняться стратегией. В том числе, обучением и развитием сотрудников, анализом и оценкой, поиском талантов.
Зачем компаниям нужно автоматизировать HR-процессы?
Экономия времени при автоматизации HR не всегда очевидна и не для всех лежит на поверхности. За счет чего же она достигается и какие еще есть преимущества у HRM-систем?
- Экономия времени.
За счет чего достигается:
• большинство рутинных задач закрывает система. Например, учет времени, онбординг, сбор данных для аналитики;
• менеджеры и сотрудники могут подавать запросы на отсутствия или встречи самостоятельно, не отвлекая HR;
• все документы легко найти, и они всегда лежат в облаке;
• рабочие процессы оптимизируются;
• отчеты могут создаваться автоматически. - Экономия денег. Выше мы уже приводили подсчеты, согласно которым усредненная компания, использующая HRIS/HRM-систему, сохраняет до 22% денег в расчете на сотрудника. Из чего складывается такая сумма? HR становятся эффективнее, работают с людьми ближе и больше и помогают им и бизнесу расти быстрее.
- Безопасность данных. Без сомнений, использование облачных систем гораздо безопаснее, чем локальные Excel-файлы и тем более онлайн-документы. Например, в HURMA вся важная информация о сотрудниках и компании зашифрована и надежно хранится на выделенных облачных серверах, к которым выдается индивидуальный доступ.
- Минимизация человеческого фактора. Неважно, насколько профессиональны ваши HR – человеческие ошибки объяснимы, когда для работы с информацией нужно использовать различные источники. Особенно, когда сотрудник в постоянной гонке. Такие ошибки могут стоить денег и потерянного времени на их исправление.
- Последовательность. Во многих компаниях нет четко налаженных HR-процессов. Это справедливо как минимум для рекрутинга, онбординга, performance review, обучения. Каждый из HR-специалистов подходит к этим направлениям немного по-своему. HR-автоматизация позволяет вам действовать в едином ключе, какими бы сложными ни были сами процессы.
- Экология и хранение данных. Помимо того, что в вашем офисе станет меньше бумаги, данные не нужно будет хранить на локальных и облачных хранилищах. Меньше расходов на онлайн-диски – выше скорость, с которой вы найдете нужную информацию.
- Больше инсайтов и возможностей для аналитики. Когда вся информация хранится в единой системе и вы уверены, что в ней нет никаких случайных ошибок, вам открывается гораздо больше возможностей для аналитики. Легче отслеживать тенденции, поведение, трудности – все за пару кликов мышкой.
Кроме того, в современных системах уже встроены аналитические инструменты:
• для HR-статистики по причинам увольнения, среднему сроку работы;
• для составления портрета сотрудников по полу/возрасту/скиллам;
• для оценки вероятности выгорания/ухода.
- Превращение HR в стратегических партнеров. Возможно, главное преимущество HRM/HRIS-систем в том, что они могут трансформировать ваш HR-отдел из «кадрового» в стратегический. HR-лидеры освобождаются от административных задач и могут, наконец-то, заняться проработкой ценностей, корпоративной культуры, улучшить опыт сотрудников и вернуть «человека» в парадигму «человеческих ресурсов». Они наконец-то смогут заняться работой, которую ни одна технология сделать не в силах.
И поскольку HR становится все более сложным, а задачи Human Resources как никогда много значат для роста и успеха бизнеса, этот пункт становится чуть ли не самым важным в списке.
Как автоматизацию HR используют реальные компании?
Как мы уже говорили в начале статьи, компании из Восточной Европы постепенно понимают и принимают ценность HR-автоматизации. По своему опыту, мы разделяем их на следующие сегменты:
- Уровень «Бумажный хаос». Компания решает HR-вопросы по-старинке и до сих пор не оптимизировала процессы;
- Уровень «Excel-lent». Проблемы HR и рекрутинга закрываются при помощи электронных таблиц, документы структурируются по папкам на сетевых дисках;
- Уровень «Таск-менеджмент». HR-процессы отстроены при помощи таск-трекеров типа Trello, «Битрикс24» или CRM-систем отдела продаж.
- Уровень «Бог». Совсем немного компаний используют HRM/HRIS-системы – либо зарубежные и дорогие, либо устаревшие. По данным Bersin, в 47% случаев это системы, которые не обновлялись 7+ лет.
Чаще всего, к необходимости автоматизации приходят при взрывном росте компании. Так было и в SendPulse – мультиканальной платформе автоматизации маркетинга. В феврале 2021 года компании исполнилось шесть лет, а количество сотрудников в Украине перешагнуло отметку в 150 человек.
По словам Ольги Пышенко, HRD компании, благодаря использованию HRM/HRIS-системы HURMA:
- Система отпусков стала более понятной. Можно всего лишь парой кликов утвердить или отклонить чей-то запрос, отправить напоминание ответственным, увидеть всю картину отсутствий.
- Учет сотрудников стал более прозрачным, а вопросы о получении контактов кого-либо исчезли. Все профили сотрудников хранятся в одной удобной базе и содержат всю необходимую для HR и компании информацию.
- Планирование выхода сотрудника стало более систематизированным. Стало удобно назначать митинги и встречи.
- Работа с аналитикой стала эффективней, потому что теперь в единой системе можно посмотреть все основные HR-метрики, например, увидеть, как падает текучесть персонала.
С проблемами роста столкнулись и в Optimax Eyewear – крупнейшем в мире мультибрендовом онлайн-ритейлере оптики из Израиля. Штат его дочерней компании Optimax Dev за 2 года вырос с 40 до 80 человек. Это привело к сложностям с формированием выплат и работой с отсутствиями (+ нестандартным израильским графиком, поскольку дочерняя компания находится в СНГ).
При помощи HURMA в Optimax Dev смогли сосредоточиться на вопросах, связанных с ростом – сотрудники находятся в одной системе, у каждого из них свой собственный аккаунт, а значит существенно экономится время на выполнение базовых HR-функций.
Кроме того, одним из основных запросов компании была возможность отслеживать жизненный путь сотрудника – от начала поиска кандидата и до самого момента ухода. HURMA помогла HR-лидам и с этим вопросом.
Западным компаниям HR-автоматизация дает свободу для глубокой работы с аналитикой. Так, например, банк Credit Suisse выработал свою собственную систему для предсказания скорого ухода сотрудников.
HR-аналитики швейцарской компании могли не только вычислить «беглецов», но и выяснить возможные причины скорого ухода. Информация анонимно передавалась менеджерам, которые гасили возможные конфликты и негативные факторы и боролись за самых эффективных сотрудников. В результате компания сохранила примерно 70 миллионов долларов возможных потерь. И значительно улучшила опыт сотрудников.
С подобным кейсом успешно справились и в IBM. Компания страдала от высокого показателя текучести на самых вышестоящих должностях. В IBM разработали алгоритм, в котором учитывались данные о рекрутинге, срок работы, история продвижения по карьерной лестнице, производительность, роль, зарплата, местоположение, должность и многое другое.
Компания также учитывала данные о настроении сотрудников, которые измеряла внутренними методами. В результате инициативы за 4 года IBM сохранила примерно 300 миллионов долларов, а показатель текучести для лидирующих должностей упал на 25%. В то же время, продуктивность сотрудников выросла, а расходы на рекрутинг упали.
Будущее HR – за автоматизацией и AI
По прогнозам Gartner, уже к концу следующего года AI-технологии в HR будут использовать около 47% компаний по всему миру. В 2020-м их было всего 17%. Поэтому сейчас – наилучшее время, чтобы вскочить на подножку этого разгоняющегося поезда.
В наших собственных планах – развитие AI-технологий для оценки опыта и навыков кандидата и для определения сотрудников, которые в ближайшее время могут покинуть компанию. Мы уже частично протестировали их совместно с некоторыми клиентами и внутри своей компании.
Например, при прогнозировании ухода AI в HURMA анализирует около сотни параметров на основе данных, которые HR-менеджеры вносят в систему. И при помощи цветовых индикаторов оповещает о сотрудниках, которые явно испытывают какие-то сложности. Оранжевый цвет – средний риск, красный – высокий.
Конечно, это не обязательно означает скорое увольнение. Но, по крайней мере, менеджеры по возможности помогут этому человеку, выяснят, что его беспокоит, и постараются снова мотивировать на эффективную работу. На данный момент точность определения составляет 85%, и мы продолжаем работать над AI-составляющей, потому что видим в ней огромный потенциал.
Что касается HR-автоматизации, нет сомнений, что в скором будущем большинство средних и больших компаний начнут оптимизировать свои HR-процессы. Системы становятся все функциональнее и доступнее, а бизнес готов трансформироваться и думать стратегически.
Уверены, что от этого выиграют все три стороны: сотрудники получат опыт, которого заслуживают; HR освободятся от рутины и проявят свои креативные и бизнес-компетенции в полную силу; а компании не только сэкономят деньги, но и улучшат HR-бренд.
