Как настроить Gmail под принцип Inbox Zero — кейс соучредителя Netpeak Андрея Чумаченко

Inbox Zero – это подход к управлению почтой, направленный на то, чтобы папка «Входящие» всегда была пустой. Но в классическом дизайне десятки рабочих, важных и спам-листов перегружают интерфейс и уменьшают ваши шансы на соблюдение этого принципа.

Соучредитель Netpeak Андрей Чумаченко в своем Telegram-канале расписал кейс преобразования забитой письмами почты в действительно удобную систему, которую можно держать пустой.

Внешний вид и управление

• Заходим в настройки Gmail, выбирай вкладку Advanced, включай опцию Auto-advance и сохрани изменения.

• Возвращаемся в настройки, где на вкладке General появился раздел Auto-advance. Здесь нужно выбрать Go to the next (newer) conversation.

• В этом же разделе нужно прокрутить чуть ниже и убедиться, что включены keyboard shortcuts.

• Перейдите на вкладку Chat and Meet, включите Google Chat, его местоположение и Meet. Сохраните изменения.

• Если вы еще включили новый вид Gmail, возвращайтесь в настройки на вкладке General, выберите новый вид почты и сохраните изменения.

Настройка ярлыков

• В настройках выберите вкладку Labels и внизу нажмите Create new label. Здесь нужно создать три новых ярлыка: Follow Up, Waiting и Read Through.

«Эти три ярлыка – реальная причина, почему вообще существует подход inbox zero. Ведь все полезные письма в мире можно разделить только на три группы: действие нужно от тебя, действие нужно от кого-то другого и письма с полезной информацией. Все остальные письма можно архивировать, заглушать или просто удалять», – отмечает Андрей Чумаченко.

• В этой же вкладке нужно отключить видимость всех категорий, они будут только мешать.

• Далее на вкладке Inbox нужно включить Multiple inboxes и заполнить поля search query и section name (имена можно писать любые, удобные): «Section 1: l:follow-up», «Section 2: l:waiting», « Section 3: l:read-through».

• Здесь же выберите — показывать 10 переписок, размещение справа и отключить маркеры. Сохраните изменения.

• Чтобы было еще красивее, на главной можно задать цвета ярлыкам, например: красный для фоллоу-ап, зеленый для чтения и желтый для ожидания.

Советы после правильной настройки почты

Теперь, когда почта окончательно настроена, нужно пройтись по всем письмам за последние 3-4 недели и отметить соответствующими ярлыками нужные переписки. Как только это будет готово – выбирайте все письма у входящих и заархивируйте их (их всегда можно найти во вкладке all emails или через поиск).

«Теперь, открывая каждое новое письмо, у тебя есть набор действий, которые вскоре станут автоматическими: 1. Мусор важно ли? Мусор удаляем, важно читаем. 2. В зависимости от действий, которые мы обсудили в п.6 настроек, нам нужно определиться, какое из типов важных писем перед нами: нужно ответить, подождать ответа или почитать внимательно позже.

В любом случае нам нужно применить один из трех ярлыков и архивировать письмо (чтобы убрать его из входящих)», — пишет Чумаченко.