Электронный
документооборот

Самый простой способ избавиться от массы бумаг — использовать сервисы электронного документооборота. Это не только экономия времени на возне с бумагами, но и исключение других активностей: эту самую бумагу не нужно покупать, а раз в месяц нет необходимости искать человека, который будет чинить и заправлять принтер.

В Украине есть несколько сервисов электронного документооборота, которые можно использовать на своем предприятии:

• Вчасно — от EVO Group;
• Star.Docs — от «Киевстар»;
• FlyDoc — от компании «СОФТКОМ»;
• Paperless — от «ПриватБанка».

Еще один плюс использования электронного документооборота — доступ. Подключившись к интернету, подписывать и отправлять бумаги можно из любого места в любое время. Предварительно необходимо сделать себе электронную цифровую подпись.

Корпоративный
мессенджер

Для письменной коммуникации в украинских компаниях часто используют мессенджеры, вроде Viber, Telegram или WhatsApp. Их основной недостаток — невозможность отделить рабочие переписки от всего остального: каналов, родных/друзей и повального спама.

Более комфортны в использовании корпоративные мессенджеры — там только работа. Самым популярным вариантом для многих стал мессенджер Slack. Сегодня это уже большая компания с капитализацией в $7 млрд, с интеграцией массы сервисов и доступностью на всех популярных платформах.

Также можно посмотреть:

• Teams — от Microsoft;
  
• Hangouts — от Google;
  
• Stride — от Atlassian.

Зачастую сервисы можно использовать бесплатно, но это накладывает некоторые ограничения. Например, в бесплатной версии Slack доступно для сохранения только 10 000 последних сообщений. Платная версия стоит несколько долларов в месяц на сотрудника.

Если планируете использовать бесплатную версию, то лучше все важные детали и обсуждения отправлять почтой. Там информация не исчезает и всегда доступна.

Используйте онлайн-банкинг для предпринимателей

Как и в случае с электронным документооборотом, все финансовые операции лучше перенести в удобный онлайн-банкинг. Недавно «Альфа-Банк Украина» запустил виртуальную платформу «ОК, Альфа!» для предпринимателей. Основное отличие от других подобных сервисов — фактически полноценное отделение, но в онлайне. Большую часть вопросов можно решить без посещения банка.

Регистрация в «ОК, Альфа!» занимает не более 5 минут, для подписания документов по нужному адресу выедет мобильный банкир. Посещать отделение не нужно. Сразу после регистрации доступны реквизиты счета, самим счетом можно будет пользоваться сразу после подписания документов. Большой плюс — омниканальность: работу можно начать на компьютере и закончить на смартфоне, специально для этого разработаны десктопная и мобильная версии. Со своего личного виртуального кабинета клиент может управлять счетами, отправлять платежи/отчетность, пользоваться юридическим конструктором для шаблонов договоров Axdraft и задействовать другие необходимые ФЛП действия. Еще «ОК, Альфа!» предлагает специальные предложения от таких компаний-партнеров, как Prom.ua, «Лига:Закон», «Киевстар», Tilda, HeadHunter, «Битрикс», SendPulse, на сумму до 25 000 грн.

Для теста нового онлайн-банкинга у «Ок, Альфа!» есть специальный тарифный план «Test-Drive» за 1 грн/месяц. Ознакомиться со всей линейкой тарифов можно на сайте сервиса.

Удобный онлайн-банкинг — решение для людей, у которых нет времени посещать отделения, а также комфортный вариант для отправки всех данных и платежей в налоговую. Своевременная уплата налогов позволит избежать штрафов и проблем с государством.

Онлайн-сервисы

Документы и файлы стоит перенести в онлайн. Во-первых, это безопасность: если потерять компьютер или смартфон со значимыми данными, вы не останетесь без них — все сохранено в онлайне. Во-вторых, доступность с любых устройств и локаций. В-третьих, в онлайн-сервисах есть функция «история правок» и всегда можно посмотреть, какие изменения вносились вашими сотрудниками.

Выбирать лучше всего из двух самых популярных, а значит — доступных вариантов.

• Google предлагает G Suite с корпоративной почтой на Gmail, облачным хранилищем Drive, Документам (текстовые файлы, презентации и таблицы) и рядом других сервисов.
  
  
• Microsoft предлагает Office 365. Доступ к привычным Word/Excel/PowerPoint, облачное хранилище OneDrive, почта и ряд других сервисов.
  

Сервисы каждой из компаний доступны на компьютерах, мобильных и планшетах. Решение от Google стоит от $5 в месяц, тогда как Microsoft попросит от $8 в месяц, обе цены за пользователя.

CRM-системы

Работу компании необходимо отслеживать, учет клиентов — вести, а прогресс — записывать. Многим в этом помогает бумажный блокнот и таблица в Excel. Это не плохая шутка: по данным исследования GFK Ukraine и «Битрикс24» — в Украине 61% компаний ведет учет в Excel, а 3% компаний и вовсе используют бумагу. Управляющие компаний часто не понимают, что инвестиция в CRM, как и все упомянутые выше сервисы — способ оптимизировать затраты, ускорить работу и повысить продажи.

В Украине популярностью пользуются следующие CRM-системы:

• «Битрикс24»;
  
• HubSpot;
  
• bpm`online.
  

Эти продукты имеют поддержку, которая готова провести консультацию на украинском и русском языках. Ими также пользуется большое число компаний на рынке, а значит всегда можно узнать от других об их опыте использования функций СRM-систем. Пользование продуктами зачастую платное, сумма зависит от потребностей и размеров бизнеса.

Согласно тому же исследованию GFK Ukraine, CRM-система чаще всего помогает высшему руководству и менеджерам среднего звена. Активно функциям сервисов пользуются отделы продаж, финансовые подразделения, а также поддержка клиентов.