Оксана Косендяк, People Operations Lead в Edtech-компанії Mate academy, у авторській колонці для AIN розповідає про те, як масштабувати компанію за кордон на власному досвіді. 

За останні кілька років українські компанії активно виходять на міжнародні ринки і цей тренд лише набирає обертів. Такий крок не тільки сприяє зростанню бізнесу, але й робить його більш конкурентоспроможним. Міжнародна експансія дозволяє диверсифікувати ризики, зміцнити репутацію компанії та підвищити її привабливість в очах клієнтів та інвесторів. Для українських бізнесів це також можливість показати світу високоякісний український продукт і позитивно вплинути на сприйняття України як країни можливостей, навіть в умовах війни.

У 2022 році ми відкрили представництво Mate academy в Польщі, а в 2023 — у Бразилії. За майже два роки роботи на цих ринках шляхом спроб і помилок винесли декілька важливих уроків. Багато з них стосуються саме підходу до організації  роботи команди. І головний висновок: будувати міжнародну компанію потрібно правильно, будучуючи інтернаціональну команду.  Навіть якщо ви ще не працюєте на міжнародному ринку, але маєте такі плани, починайте готуватися вже зараз. Створюйте масштабовані процеси, вивчайте країни, які вас цікавлять, ставайте гнучкими та адаптивними.

Порада №1: Будуйте процеси, які можна масштабувати

Якщо щось можна автоматизувати — робіть це. Створюючи процес думайте одразу — а якби нас було х5. Наприклад, у вас 100 працівників. Як це буде працювати, коли їх 500? По максимуму виключіть можливість операційних помилок. Багато мануальної  роботи = багато помилок. Усе, що автоматизоване, легко масштабується.

Пишіть детальні описи процесів, будуйте інструкції та чеклисти. Якщо людина може взяти і покроково зробити щось нове без вашої допомоги — вітаю, ви зробили це добре. Це також допомагає в делегуванні роботи чи заміні працівника. Якщо лише одна людина знає, як щось робиться і завтра вона не працює — ви ризикуєте заблокувати бізнес-процес. 

Коли потрібно було онбордити HR-менеджерку в Польщі, їй не потрібно було сидіти з блокнотом і записувати за мною кожне слово. Вона мала детальні кроки, як онбордити, як розказувати про культуру, як проводити перформенс ревʼю і переглядати зарплату. В іншому випадку нам би довелося робити це разом перші так разів 50 і ми б не убезпечили себе від того, що щось забулося або працівник в Польщі має іншу інформацію, ніж в Україні

Коли пишете інструкцію, думайте з позиції користувачів процесу: хто буде ним користуватися, які кроки ця людина має пройти, яким має бути результат і як переконатися, що він хороший. Наприклад, у процесі перформенс ревʼю ми маємо опис, як це працює, інструкцію для HR, для менеджера та для людини, яка проходить процес. Це допомогло швидко масштабувати його на всі наші локації і забезпечувати однаковий підхід всюди. 

Порада №2: Наймайте людей за цінностями і не робіть компромісів.

Ваші цінності — це критерії ухвалення рішень, це те, де компроміси неприпустимі. Додайте їх у процес найму і шукайте людей, які будуть мати mindset характерний для вашої компанії. Чи відгукуються людині цінності, чи ні, не залежатиме від національності. Ти або поділяєш це, або ні, бо ультура — це те, чого важко навчитися. Шукайте однодумців одразу, а не чекайте, що вони зміняться під вас. Опишіть поведінкові моменти, як ваші цінності проявляються у щоденних діях працівника. Це допоможе вам краще розуміти хто ваш, а хто — ні. Якось в один із наших закордонних офісів ми найняли не ту людину на лідерську позицію: поспішали, щоб людина не погодилася на інший офер і не перевірили автономність, проактивність та адаптивність, чи близька наша місія. Як результат — втратили три місяці результату в новій локації та не вмотивовану команду. Наступна людина, яку найняли, була наша на 100% і за один місяць показала більше результату, ніж ми мали за квартал. 

Порада №3: Адаптовуйтеся до культури країни

Кожна країна має свої підходи до роботи, формати комунікації та взаємодії, сприйняття процесів тощо. Вивчіть спочатку ці особливості, щоб побудувати довіру з колегами-іноземцями. Для цього можете шукати українські компанії, які вже виходили на цей ринок, і домовитися про такий собі knowledge-sharing. Зазвичай такі культурні особливості не гугляться, вам треба знати реальні кейси.

Наприклад, у Європі більш обачне ставлення до безпеки даних, використання фото працівника у статті про компанію без дозволу може закінчитися судовим позовом. Якщо в Україні, телефонуючи людині у відпустці, ви обійдетесь вибаченням, то є країни, де вам доведеться оплатити це як робочий час за подвійним рейтом. Є країни, де починати зустрічі без смолтоку грубо та невиховано, а є, де на запитання «як справи» вам будуть розповідати про оцінки дітей у школі та проблеми батьків на роботі і ваше невинне питання вкраде 30 хв вашої зустрічі.

Або ж емоджі, які ми використовуємо щодень, можуть мати абсолютне інше (і не завжди позитивне) значення в іншій країні. Здавалось, емоджі — це дрібниця, але такі дрібниці впливають на цілісне сприйняття колег з офісів інших країн.  Звертайте на дрібниці увагу.

Коли ми стартували в Польщі, ми знали, що поляки  будують чіткі кордони між роботою та особистим життям, працюють визначену кількість годин. Для нас це було окей, ми ставилися до цього з повагою та  розумінням. Згодом зʼясували, що факт, що ми не рахуємо робочих годин і маємо гнучкий графік, стресував польську команду, вони думали, що мають працювати 24/7, оскільки отримували відповіді від колег і о 7 ранку, і о 22. Тобто для нас знати факт розділення робочого/неробочого часу було недостатньо. Потрібно було проговорити — в Україні ми працюємо ось так, є люди, що стартують роботу дуже рано, а є — які дуже пізно, тому можлива асинхронна комунікація. Ми не чекаємо від вас бути на звʼязку постійно: і вночі, і у вихідний, і на День народження бабусі. Відписувати можна не одразу і вас за це не звільнять.

Будьте відкриті до зворотного звʼязку: команда скаже вам, що не так, якщо ви створите для цього можливість і не будете одразу ставати в позицію захисту.

Порада №4: Створюйте міжнаціональні команди

Міксуйте команди, не робіть команди з одних лише українців чи одних лише бразильців. Створюйте приводи для взаємодії людей із різних офісів. Мати різноманітну команду — величезна перевага, це допомагає отримувати більше перспективи, брейнстормити цікавіші ідеї та бачити неочевидне. Також це позитивно впливає на залученість людей у різних офісах, бо абсолютно ненавмисно можна створити в команди з іншої країни відчуття другорядності чи неважливості. А це точно вплине на мотивацію, мотивація ж на якість і швидкість роботи і бажання створювати разом крутий продукт. Без цього досягти успіху буде складно.

Класні практики взаємодії: work-buddy з іншої країни на час онбордингу, відкриті knowledge-sharings на зустрічах all hands, спільні заняття з англійської (коли складаєте розклад, не забувайте про часові зони!), random coffee, тематичні Slack-канали (книжковий клуб, спортивний, ком’юніті геймерів тощо).

Порада №5: Комунікація, багато комунікації

Слідкуйте за мовою в загальних чатах і на дзвінках. Інколи на зустрічах, коли щось треба було пояснити українцю — швидше це було зробити українською. Навіть якщо це не стосувалося того одного іноземця, що був на дзвінку. Уявіть, як він почувався, коли не його мовою щось говорять на робочій зустрічі. Ми ввели правило only English на зустрічах і в чатах, де є навіть одна людина з іншої країни. Це зняло напругу в тих, хто почувався поза контекстом, і це є сигналом поваги до кожного члена команди.

Різниця в часі is a bitch. Тому мінімізуйте ризики того, що асинхронна комунікація може блочити процеси. Оберіть проміжок часу, коли вся компанія на звʼязку, це допоможе командам планувати основну діяльність на цей час.

Заохочуйте людей відзначити робочі години в календарі — уникнете непорозумінь із плануванням зустрічей, коли в когось зараз 5 ранку.

Усі важливі зміни пишіть у спільних чатах, після дзвінків робіть нотатки і поширюйте їх.  Це найкращий інструмент всім бути в курсі всього, незважаючи на часовий пояс, у якому вони працюють. А чим більше в людини контексту — тим кращі рішення вона ухвалює.

Проводьте 1-1 із вашими колегами з інших країн щотижня. Використовуйте цей час, щоб побудувати довірливі стосунки, обговорити професійний розвиток і виклики. Не витрачайте цей час на те, що можна вирішити текстом: статус завдань, планування відпустки тощо.

І зрештою:

Розширення бізнесу за кордон — це завжди виклик, проте трохи підготовки зробить його менш стресовим. Маючи процеси, які легко масштабуються, і розуміючи контекст країни, ви вже готові починати не з нуля, а з хорошими стартовими позиціями. 

Найміть сильну команду, що відповідає вашим цінностям і побудуйте правильну комунікацію між усіма локаціями. Люди не просто допоможуть вам досягти ваших цілей, а перевершать їх. Стаючи глобальною компанією, ви стаєте сильнішими в Україні.

Авторка: Оксана Косендяк, People Operations Lead, Mate academy