Зараз на ринку цифрової реклами в Україні відбуваються дуже позитивні зрушення. Ми розпочали процес формування певних цехових норм та правил. Зараз випрацьовуємо спільні підходи до юридичного боку нашого бізнесу, до проблеми прайсінгу тощо. Таким чином пробуємо випрацювати прозорий та ефективний формат ведення бізнесу та підвищення ефективності цифрових агенцій у тому числі як комерційних одиниць.

З поміж усього ми зрозуміли свого часу, що для того, щоб говорити про ефективний бізнес в сфері інтелектуальних послуг, треба чітко означити що ми продаємо. Ми зрозуміли, що ми не продаємо готові продукти, а продаємо свій досвід та свій час, навіть якщо це стосується розробки веб-рішень, оскільки у нас немає шаблонних рішень і ми спеціалізуємося на tailor-made solutions. А відтак, єдине, що ми можемо продавати це таку сутність як людино-години.

Оскільки ми продаємо людино-години, то ми спробували оцінити чим ми володіємо. Яку таку кількість людино-годин ми маємо у розпорядженні і скільки цих годин ми зможемо продати нашим клієнтам та за якою ціною.

Якщо людино-години розглядати як формулу, то люди у нас є відомим значенням, ми завжди знаємо скільки яких людей у нас є. А з годинами зовсім інша історія. Години не є сталою величиною. Навіть, якщо взяти, що люди працюють по 8 годин на день (що не так), то все одно не ясно скільки часу у нас займе той чи інший проект.

Тут можна одразу заперечити: “Та все одно ж ви орієнтовно знаєте скільки концепт-дизайнів може розробити за місяць ваш дизанер”. І наша відповідь буде позитивною. Але оскільки чорт ховається у деталях – то тут чорт сидить у слові “орієнтовно”.

Ви не можете бути орієнтовно прибутковими =) ви або прибуткові, або ні. Так само і з часом: ви або знаєте скільки часу конкретно людина затрачає на певну роботу, або ні.

І, що найбільш цікаво, переважно люди самі точно не знають не тільки у прогнозуванні скільки займе та чи інша робота, але й пост-фактум дуже важко визначити скільки часу було затрачено на ту чи іншу роботу.

Відповідно після того, як ми, UDAC, розглянули тему прайсінга на ринку і вирішили йти шляхом оплати за людино-години, виникає серйозне запитання – як визначати затрати часу на конкретні роботи і яку відповідно виставляти ціну за годину роботи спеціаліста.

Історія обліку часу в інтелектуальних сервісах (та й у інших типах бізнесу) далеко не нова. Зараз використовують багато інструментів – від моніторингу пересування працівника (вхід/вихід/перехід між відділами) до моніторингу активності на комп’ютері працівника, стеження за Інтернет-активністю тощо.

В традиційних рекламних агенціях також реалізована система обліку часу. Як правило вона потрібна для клієнтів, які платять agency fee і хочуть знати чи дійсно вони задіяли для своїх цілей всі запропоновані ресурси.

В таких агенціях ця система має як правило вигляд time sheet’ів.

При цьому всі учасники такого процесу дуже добре знають всю “користь” від такого обліку часу:

  • Дані, що вносяться часто не відповідають дійсності
  • На заповнення такого листка працівники витрачають багато часу
  • Бюрократизування робочого процесу не сприятливо впливає на культуру в компанії – особливо коли йдеться про рекламну індустрію

Відповідно перед нами постало завдання – як так відслідковувати робочий час, щоб уникнути всіх проблем тайм-шітів але все ж таки знати на що працівники тратять свій час.

Ми належимо до цифрового бізнесу – тому перше, що ми зробили – це переглянули наявні софтверні рішення для трекінгу часу. Зробити це можна дуже легко – хоча б просто задати у пошуку Time Tracking і можна отримати як мінімум таке: Lifehacker, Wikipedia.

Aле пошук спочатку не дав результатів. Жодна з систем нам не підходила з кількох причин:

  • Громіздкі
  • Складні
  • Бюрократизовані
  • Розроблені для інших типів бізнесу тощо

Після якогось часу ми навіть подумували розробити власне он-лайн рішення для тайм-трекінгу, але нас врятував один з наших програмістів, який знайшов нам Toggl – рішення надзвичайно просте, зручне та синхронізується з ще одним надзвичайно зручним та необхідним нам інструментом – Basecamp’ом. Звичайно ми не претендуємо на остаточну істину – кожна компанія повинна сама для себе визначати який набір і які сервіси підходять їй особисто. Зараз вибір софтверного рішення для бізнесу більш схожий на вибір бренду одягу – ти підбираєш собі марку, яка сповідує твої цінності та відповідає твоєму стилю.

Проте, навіть якщо ви знайшли відповідне рішення, або набір рішень, ще не факт, що це у вас запрацює. І саме тут починається найважливіше – впровадження рішення у бізнес-процес. Тут важливо впровадити так, щоб рішення допомагало бізнесу і працівникам, а не стало просто бюрократичним додатком до робочого процесу.

Якщо недбало впровадити таке рішення, то воно не тільки не буде виконувати свого призначення, а ще й забиратиме на себе час та псуватиме робочу атмосферу.

Перше і найголовніше правило щодо впровадження системи обліку часу в компанії – вона не повинна стати системою оцінки роботи працівника. У ваших працівників не повинно бути навіть тіні підозри, що їх ефективність буде вимірюватися з допомогою такого інструменту. Це призведе тільки до того, що ваша система почне видавати вам некоректні дані. Ви побачите, що всі ваші люди працюють по 8, а то й по 10 годин щодня тощо.

А для ефективного налагодження робочого процесу вам треба знати скільки реально люди витрачають часу. При чому кожна окрема людина має свою специфіку. Витрати часу на роботу не дорівнюють ефективності. Хтось працює швидше, але запрягає довше, хтось навпаки. Тому ніколи не можна говорити, що кращий працівник той, що сидить за комп’ютером та натискає на клавіші 6-7 годин на день. Єдиний коректний спосіб оцінки працівника – за результатами, а не за процесом.

Знайте, що облік часу вам потрібен для отримання реальної картини. Якщо виявиться, що хтось з ваших працівників працює над проетами по 2 години на день, а решта часу сидить в соц.мережах – то най так і буде (звичайно з поправкою на те, що він все ж повинен досягати результату). Така інформація не повинна стимулювати вас придумати як завантажити цю людину “по-повній”. Ви просто знаєте тепер як правильно оцінювати вартість години цієї людини для клієнта. І як краще прогнозувати завантаженість тощо.

Друге важливе правило – це поступовість. Не треба очікувати, що ви впровадите в наказовому порядку систему і вона запрацює вже наступного дня. І вам і вашим працівникам треба трохи пожити з цією штукою. Побавитися з нею, звикнути до неї. Крім того в поступовому впровадженні люди зможуть переконатися, що дійсно дані, які вони заносять у систему не використовуються проти них тощо. Ми вже впроваджуємо таку систему півроку і тільки десь через місяць-другий зможемо з певністю сказати, що вона інтегрована на 100%.

Правило третє – риба гниє з голови. Ви повинні, як власники чи топ-менеджери компанії самі інтенсивно використвовувати у своїй роботі цю систему. Ви повинні про неї жартувати, обговорювати свою ефективність з іншими – одним словом поступово вводити її в щоденне життя компанії через себе. Крім того ви, як правило, один з найбільш дорогих ресурсів компанії – тому знати куди йде ваш час – надзвичайно важливо конкретно з комерційної позиції. Крім того ви багато нового про себе дізнаєтеся =)

Тепер, коли ви вже почали впроваджувати систему обліку часу, які ж конкретні переваги це дає:

  1. Підвищується загальна ефективність роботи. І не через те, що від цього залежить зарплата чи взагалі місце працівника. Ні, тут ефект чисто психологічний. Людям не комфортно, коли вони зловживають довірою. І тепер, коли вони бачать, на що тратять час, то намагаються тратити його з більшою користю. Ви, в тому ж числі, як власник чи топ-менеджер, зможете значно ефективніше організувати свою роботу. Ви побачите, що у місяць 30% часу у вас пішло одного клієнта (зустрічі/презентації). Це з огляду на комерційну вартість вашої години – дуже значна сума. І ви зможете оцінити, чи цей час приніс вам очікувані дивіденди, чи краще якось інакше розприділити свої часозатрати.
  2. Підвищується точність прогнозування часозатрат на проект. А це ледве не основний ризик у нашому бізнесі. Ми плануємо одне, а виходить на інше. І подекуди це інше відрізняється надзвичайно суттєво від плану. А оскільки ще далеко не всі клієнти готові переглядати бюджет проекту по-ходу, то заручниками поганого планування стаємо ми і тільки ми. На цьому втрачаються величезні кошти. Тепер ви будете більш чітко уявляти, скільки який процес займає часу. Це дасть вам велику комерційну перевагу.
  3. Зможете чітко бачити точку беззбитковості по кожному проекту. Тепер ви точно знатимете коли почнете втрачати гроші на проекті. Ця інформація майже безцінна. Ви зможете оперативно приймати найважливіші рішення – припиняти проект, просити доплату, оптимізувати ресурсозатрати тощо.
  4. Зможете сегментувати клієнтів по прибутковості. Не всі клієнти однаково корисні. Навіть клієнти з найбільшими бюджетами можуть бути дуже небезпечні. Без обліку затрат часу всередині компанії для нас клієнти сегментувалися тільки по розміру бюджету за вирахуванням затрат на 3х сторін. Це добре, але в нашому бізнесі прибутковість дуже важлива, бо головна частина всіх затрат – це зарплатня працівникам. Тому клієнт з найбільшим бюджетом і малими затратами на 3х сторін може виявитися найгіршим з точки зору прибутковості, бо з’їдає купу часу ваших спеціалістів.
  5. Зможете більш ефективно управляти людськими ресурсами. Якщо ви побачите, що спеціаліст почав витрачати на ту ж роботу більше часу ніж раніше – можливо йому потрібна відпустка. Зможете вчасно реагувати, якщо якийсь з ваших працівників зіштовхнувся з труднощами тощо.

Загалом нам видається, що без чіткого обліку часу комерційна ефективність цифрової агенції не є можливою. Як й інших подібних бізнесів. Проте це доволі не просте завдання – інтегрувати таку систему. Сподіваємося наші поради допоможуть вам.