В 2010 году, Google купил маркетинговую компанию Invite Media у 24-х летнего Нэт Тернера за $70 млн. Наверняка этот молодой человек знает как вести бизнес и организовывать свое рабочее пространство. В своем блоге Нэт делится своими практиками работы с почтой. Архивация обработанных писем по его мнению одна и самых важных опций, которые необходимо использовать для поддержания почты в порядке.

Как я использую свой почтовый ящик

Некоторые люди спрашивают меня, как я организовываю свой входящий почтовый ящик. Для меня существует два ящика, основная почта – для личных и корпоративных нужд, и второй ящик – все что связано с моим телефоном, то что я могу сделать с помощью Google Voice – это включает сообщения, пропущенные звонки, голосовая почта, итд. Это действительно хорошая привычка, правильно использовать свой входящий ящик. Скорость ответов на письма и перезвон на пропущенные звонки влияет на ваш уровень ответственности и продуктивности. Это нормально, что каждый человек (не исключая меня), рассчитывает на получение ответа на его письмо.
Моя стратегия основана вот на чем – архивировать все, что не требует быстрой реакции, а все, что лежит во входящем ящике, нужно сделать в ближайшее время. Этот вариант работы с входящим ящиком отличается от стратегий работы других пользователей. Лично я люблю порядок, потому использую возможность Архивации довольно часто (я бы сошел с ума, если бы увидел 4300 сообщений в своем входящем ящике). Я не поддерживаю любителей отмечать уже прочитанные письма непрочитанными, потому что я могу перечитать письмо, и не ответить на него еще несколько раз. Прочитанное или непрочитанное должно соответствовать действительности. Вот что я делаю со своей почтой, это же относится и к Google Voice:
  • Все, что не требует внимания, я Архивирую. Я делаю это с полной уверенностью в том, что я смогу найти это позже с помощью Search. Все что требует более детального внимания, я отмечаю Звездочкой. Мой инбокс превращается в относительно короткий список, который требует внимания на ближайшие часы. Сюда я отношу письма, которые требуют вдумчивого ответа, follow-up, итд (как например отправка приглашение, или необходимость перезвонить кому-то). С входящим ящиком Google Voice я работаю по такой же схеме, все звонки и сообщения, которые нужно срочно обработать я оставляю во входящих…
  • Я не люблю печатать на маленьком мобильном устройстве, так как иногда я ссылаюсь на другие материалы (письма, ссылки из интернета, календарь, итд.), потому телефон я использую только для просмотра и архивирования почты. Когда я снова сажусь за компьютер, мой входящий ящик уже готов к дальнейшей работе. Я получаю кучу имейлов ночью, как впрочем многие из вас. Каждое утро мне необходимо 2-3 минуты для обработки  почты с мобильного телефона. Иногда я оставляю во входящем ящике то, что мне нужно обработать на большом экране, к примеру добавление нового фильтра для нового письма.
  • Я часто использую сервис Boomerang, который напоминает мне о том, что получатель не ответил через какое-то количество дней. Это удобно, если вы работаете с чем-то зависимым от времени. Boomerang автоматически отмечает Звездочкой серию писем, и автоматически переносит ее во входящие, когда проходит выставленный вами срок.
  • Еще я использую опцию “Send & Archive” из Gmail лаборатории. Во время отправки сообщения, оно сразу же архивируется.
  • Любое сообщение, которое не требует сиюминутного внимания, но на которое нужно будет отреагировать в будущем, я отмечаю Звездочкой и Архивирую, чтобы оно не засоряло мой входящий ящик. Папка с письмами, отмеченными Звездочкой, становится папкой, с которой мне нужно будет поработать в будущем. Примером тут может стать, необходимость ответить после того, как получатель пришлет вам ответ.
  • Всякий раз, когда у меня есть минутка, я открываю папку Отмеченные и обрабатываю накопившиеся письма. В среднем пару раз в неделю. Я убираю Звездочки в письмах, которые устарели, или отвечаю, на те которые требуют моего внимания.
  • Еще одним обязательным требованием при работе с корреспонденцией является синхронизация всех устройств, с которыми я работаю. По этой причине я использую Gmail (раньше я использовал Outlook и не был уверен, что все устройства правильно синхронизируются). С тех пор, как я пристрастился к продуктам Google (Gmail, Google Voice), я стал пользователем Android, как на мобильном телефоне, так и на планшете.
  • Я полностью автоматизировал метки с помощью Фильтров. Например, все моим подтверждения покупок на Amazon отмечены меткой “Покупки”, или любое письмо от American Airlines отмечается  “Путешествия”. Примерами тут могут послужить корпоративные или новостные рассылки. Они не являются критичными, но изредка я их читаю, потому я создал фильтр для автоматической Архивации и проставления Меток.
  • С недавних пор я начал пользоваться Папкой приоритетности, и нашел ее довольно удобной для выставления приоритетности почты, в зависимости от кого она получена, но честно говоря, пока не нашел эту функцию очень полезной. Всю эту информацию я держу у себя в голове. Например, любые письма от моей семьи или начальства,  я обрабатываю в первую очередь. Если же письмо от  незнакомых мне людей, и письмо требует ответа, я стараюсь сразу же ответить, или выделяю время, на то чтобы связаться с незнакомцем позже.  К сожалению, чаще всего мой ответ – “Пожалуйста, вышлите представление от кого-то, кого я знаю”, так как если я выделю даже 30 минут на общение с каждым незнакомцем, который мне пишет я точно  не найду времени для более важные дела.
  • Как и у многих, моя основная работа завязана на браузере. Потому у меня всегда закреплены две вкладки, одна для моей почты, и ярлык Gmail, который показывает сколько непрочитанных сообщений в нем. Вторая вкладка, мой календарь.
Мне часто говорят, что я быстро отвечаю на письма. Я уверен, что могу хорошо выполнять и другие дела, и что быстрые ответы на корреспонденцию не самое главное в чем нужно быть профессионалом. Но в любом случае, правильно организованная входящая корреспонденция очень важна. И два самый простых способа держать ее в порядке – это постоянный контроль и быстрая архивация .