Многие руководители сегодня сталкиваются с проблемой управления задачами, коммуникациями между отделами, особенно когда много удаленных сотрудников и офисы находятся в разных городах. Единственный способ общения – это Интернет.
Если вы ведете общение внутри компании с помощью почты или Skype, храните базы клиентов и лидов в Excel, ведете планирование все в том же Excel, а обмениваетесь документами с помощью разных файловых хранилищ, мы можем предложить вам альтернативу – облачный сервис-интранет «Битрикс24». Он предоставляет единую информационную и рабочую среду, где собраны все необходимые инструменты для решения бизнес-процессов в вашей компании.
Главная особенность «Битрикс24» – в том, что коммуникации между сотрудниками компании организованы как в локальной социальной сети. Только вместо друзей здесь коллеги, а вместо котиков – рабочие документы и макеты. У такого подхода есть несколько преимуществ. Во-первых, в общении участвуют только сотрудники компании. Причем они могут общаться как со всем коллективом, так и в рамках специальных рабочих групп, которые создает сам сотрудник. В любом случае, знакомые и родственники не будут отвлекать от обсуждения деловых вопросов, как в обычных месенджерах и соцсетях. Во-вторых, в корпоративной сети будут обсуждаться только рабочие вопросы. Таким образом, сотрудники будут больше сконцентрированы на текущих задачах, не отвлекаясь на посторонние дела.
Сервис «Битрикс24» взял от социальных сетей только самое важное и полезное для работы. Все зарегистрированные сотрудники компании имеют свои личные профили, в которых указываются имена, контакты, фотография, должность, отдел, а также внесены данные об интересах и навыках человека, в каких рабочих группах он состоит. Благодаря такому обширному досье, любого эксперта компании очень легко найти с помощью встроенного поиска.
В «Битрикс24» в реальном времени отображаются все сообщения сотрудников, комментарии к ним, созданные документы, обсуждения и т. п. в специальном разделе – «Живая лента». Это так называемая лента новостей компании, которая помогает быть в курсе всех событий. Даже сотрудники, находящиеся вне офиса, также смогут принимать активное участие в жизни компании.
В «Живой ленте» можно писать сообщения для всего коллектива или отдельных людей, создавать события, проводить опросы и выражать благодарность сотрудникам. В ответ на такие активности в ленте люди будут оставлять комментарии, и ставить отметки «Мне нравится». Например, руководитель отдела может для всех подчиненных донести новую задачу или напомнить о выполнении плана. А сотрудники, в свою очередь, могут рассказать о текущем состоянии дел или прояснить непонятные для них моменты. К комментариям можно прикреплять как документы, фото, так и символичные иконки-подарки вроде цветов, торта, кубка и т.д. Быстрый обмен информацией и ускоренная обратная связь помогают экономить время и эффективней работать.
Так как в рабочем процессе у большинства людей задействованы три и более сервиса, то постоянно мигающие уведомления мешают сосредоточиться на делах. В «Битрикс24» участники дискуссий в «Живой ленте» или рабочих группах также будут получать уведомления при активности коллег: новых сообщениях, отзывах и др. Но преимущество «Битрикс24» над мессенджерами в том, что каждый пользователь сервиса может настроить систему уведомлений под себя – о каких активностях сервису следует вам напоминать, а о каких – нет. Можно вообще отписаться от уведомлений – тогда уж они точно не будут отвлекать от дел.
Не все рабочие вопросы нужно выставлять на всеобщее обозрение, иногда требуется и личное общение. Для этого в «Битрикс24» есть встроенный мессенджер. В нем можно списываться с отдельными людьми, организовать бизнес – чат с несколькими из них или же провести видеоконференцию до 4 человек одновременно и совершенно бесплатно. Вся переписка (индивидуальная и в чатах) храниться в истории сервиса, что очень полезно. Ведь важно точно знать, о чем раньше говорили с коллегами, и какими ссылками обменивались.
Особым функционалом, который выделяет «Битрикс24» является IP-телефония. Прямо из интерфейса в несколько кликов можно позвонить внешним абонентам на стационарные и мобильные телефоны: отсутствующему на рабочем месте сотруднику или клиентам из CRM-системы. Поэтому при добавлении нового контактного лица, обязательно вноситься его телефонный номер. Для отслеживания совершенных звонков с информацией о продолжительности, направлении и стоимости компании доступен автоматический журнал.
Все эти социальные преимущества «Битрикс24» соединены с рабочими инструментами: управление задачами, ведение календарей, составление отчетов, документооборот, обмен файлами, учет рабочего времени, создании и совместное редактирование документов через Google Docs и Office Web Apps, что позволяет работать без установки привычных программ для работы с документами, CRM и многое другое, что так необходимо в ежедневной рабочей рутине.
На самом деле, «Битрикс24» — это целый комплекс инструментов и функций для совместной работы. Это один большой сервис, который умеет делать практически все, что нужно компании, а самое главное, что он объединяет всех сотрудников в рамках единой системы для выполнения задач любого масштаба из любой точки мира, где есть выход в интернет.
Сервис не нужно внедрять или проводить специальное обучение, достаточно зарегистрироваться, открыть доступ своим сотрудникам и приступить к выполнению задач в едином рабочем и информационном пространстве. Для компаний или отделов до 12 человек «Битрикс24» абсолютно бесплатный.
Для читателей AIN.UA действует промокод ain24, который предоставляет регистрирующимся в сервисе компаниям +12 дополнительных пользователей на полгода на бесплатный тарифный план. Промокод действителен до 30 апреля для новых регистраций.
