Иметь сильную и профессиональную команду – это здорово, но даже с самыми лучшими специалистами можно сорвать сроки, не доработать проекты, потерять деньги. Почему так происходит? Ведь на каждой должности свой специалист, работа идет полным ходом, ведутся переговоры, генерируются идеи, но результат совершенно не тот и в дедлайн не укладываешься. Причин может быть, конечно, много, но зачастую все исходит от того, что неправильно ставится задача, теряются в длинной почтовой переписке дополнительные материалы, не уточняются сроки, не назначаются ответственные, и так можно продолжать долго. Поэтому, если вы все еще ставите задачи своим сотрудникам по почте или на бумаге, а отчетность ведете в блокноте, то вам есть смысл задуматься о переходе на облачное решение, объединяющее все эти функции.
Грамотное управление задачами невозможно без гибкого инструмента, и «Битрикс24» со своей стороны предлагает подходящее решение для текущих нужд компании или отдела. Как это выглядит на практике, можно попробовать прямо сейчас, ведь основные возможности этого сервиса доступны абсолютно бесплатно, достаточно просто зарегистрироваться, открыть доступ своим сотрудникам и больше никогда не срывать сроков проектов.
Задача на одного
Поставить задачу легко, но поставить так, чтобы всем всё сразу стало понятно — на самом деле сложнее. В «Битрикс24» разработана специальная форма по составлению задачи, которая уточнит дополнительные параметры и не даст забыть указать важные моменты, при этом она может редактироваться всеми участниками задания. Все происходит автоматически — вам потребуется не более двух минут.
Каждый параметр у вас перед глазами, достаточно на него нажать и выбрать данные:
В итоге получается задача с детальным описанием, приоритетом, дедлайном, ответственным лицом и привязкой к конкретному проекту. Когда задание будет оформлено и сохранено, сотрудник получит моментальное уведомление через встроенный мессенджер и на почтовый ящик. Вся постановка получается автоматической, вручную следует написать только название и описание.
Сложная задача для нескольких сотрудников
Для более детальной и сложной задачи есть подробная форма, которая позволяет вовлекать в задачу несколько участников (соисполнителей), ставить подзадачи в большом проекте, выбрать наблюдателей, а также подгрузить специальный чек-лист и следить за ходом его выполнения. Это очень удобно для контроля поэтапных заданий. Все участники могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркивать по мере выполнения, расставляя галочки.
Вид на задачу в «Битрикс24»
В меню «Битрикс24» есть специальный раздел «Задачи». Именно в нем показаны все задания. В верхней части отображается общее количество активных задач с разделением по типу участия: делаю, помогаю, наблюдаю. В зависимости от сроков выполнения задачи выводятся на экран разными цветами.
Для контроля дедлайна существует автоматическая система уведомлений, которая подскажет, на выполнение каких задач еще есть время, а какие – уже просрочены. А специальный счетчик говорит о загруженности сотрудника, показывая общее количество задач. Благодаря такой системе сроки задач и их реализация находятся под контролем, и в любое время можно сформировать отчет и получить картину о текущем состоянии дел.
При переходе в конкретную задачу исполнитель видит описание с приложенными к нему материалами, степенью важности, сроками выполнения и самого постановщика задачи.
В комментариях к задаче можно обсудить все возникающие вопросы по ходу выполнения, при этом все участники задания будут в курсе.
Отчетность: шпаргалка для руководителя
Все текущие задачи можно посмотреть в виде списка или диаграммы Ганта. В первом случае сотрудникам будут видны крайние сроки на выполнение, приоритет, кто постановщик задачи и кто ответственный за ее выполнение. Люди будут четко видеть, что им предстоит сделать и сколько времени на это отведено. При просмотре в виде диаграммы Ганта наглядно видны порядок выполнения поручений и временные рамки для каждого из них. Этот вариант полезен для руководителей, которые управляют всем проектом или отделом. Разумный подход к планированию позволит избежать просрочки выполнения заданий. Если же кто-то из подчиненных не выполнит задание в срок, это сразу же будет видно. А значит, начальству можно будет оперативно принять меры – «заморозить» на время другое задание, передать задачу более способному товарищу и т. д.
Сервис «Битрикс24» может контролировать, как люди тратят свое рабочее время. Во-первых, начальство сможет формировать отчеты по использованию рабочего времени сотрудниками. Во-вторых, ему будет легко выяснить, сколько времени было затрачено на поставленные в сервисе задания.
Это далеко не весь функционал «Битрикса24», но инструменты управления задачами и проектами помогают руководителям контролировать своевременное исполнение задач в отделе, а подчиненным – не допускать нарушений.
До 12 человек сервис «Битрикс24» абсолютно бесплатный!
Если вас больше 12 – для читателей AIN.UA действует промокод ain24, который предоставляет регистрирующимся в сервисе компаниям +12 дополнительных пользователей на полгода на бесплатный тарифный план. Промокод действителен до 30 апреля для новых регистраций.
