Впервые о том, что социальная сеть ведет разработку корпоративного варианта, которым могли бы пользоваться компании, стало известно в конце 2015 года. В октябре прошлого года Facebook официально запустила Workplace и среди тех, кто перешел на новый инструмент общения внутри компании была украинская SoftServe. В ней работает более 4 500 сотрудников, которые распределены по 29 офисам в Европе и США, поэтому введение новой платформы коммуникаций могло оказаться сложной затеей. Но в итоге Workplace был успешно внедрен в компании за месяц. О процессе запуска и показателях новой платформы рассказала Анна Сологуб, HR Marketing Director SoftServe.

Бэкграунд

SoftServe — цифровая сервисная компания с 4 500 сотрудников и высокими темпами годового роста. Предлагая цифровые сервисы нашим клиентам, мы содействуем развитию аналогичного подхода внутри нашей организации – современные инструменты для современной компании. Внедряя платформу для внутренних коммуникаций мы хотели обеспечить двустороннее общение, получить хорошо знакомый и интуитивный интерфейс и иметь доступ к инструменту с любых устройств, включая мобильные. Коммуникационная система, которой мы пользовались до Workplace, больше не могла соответствовать нашим нуждам и масштабам роста.

Помимо интранета в качестве канала для социальных коммуникаций в SoftServe мы использовали email-оповещения. Но с ростом количества информации и рассылок многие сотрудники начали воспринимать корпоративные сообщения как спам. Для того, чтобы оптимизировать их количество, мы разработали систему сортировки оповещений по важности (Hot, Official и Social) и тематике (к примеру, Education, Benefits, Events) Но все же среди большого количества информации мы теряли главное – вовлеченность и обратную связь от коллег.

Как выглядит Workplace на разных платформах

Решение

Появление Workplace обещало решить ключевые коммуникационные проблемы SoftServe. С ним общение обещало быть многогранным; инструмент был знакомым (большинство сотрудников пользовались потребительской версией Facebook) и имел интуитивно понятный интерфейс. Workplace давал возможность разгрузить почтовые ящики сотрудников от социальных новостей, сделав общение через email более живым и персонализированным, с быстрым фидбеком и эмоциональным вовлечением.

Подход к коммуникации Workplace с использованием групп легко вписывался в организационную структуру компании и общий проектный командный подход.

Вдобавок, Workplace предоставляет детализированную статистику, что показало себя эффективным инструментом для коммуникационной команды SoftServe.

Процесс внедрения Workplace

В общем, процесс внедрения новой платформы в компании длился месяц, что стало рекордным сроком адаптации нового инструмента. В запуске инструмента Facebook участвовала команда из 17 человек, включая представителей юридического и IT-подразделений, департаментов информационной безопасности и непосредственно – коммуникаций.

Интерфейс и функциональность Workplace очень схожи с Facebook – у каждого сотрудника есть собственный аккаунт. Но ключевая коммуникация на этой платформе проходит в группах. Первым шагом адаптации Workplace в SoftServe стала разработка групповой матрицы. Ее общая цель – создать группы на основе локаций и организационных подразделений, чтобы каждый сотрудник был автоматически “приписан” системой к сообществу своего департамента, города и страны. Каждая из групп имеет одного или нескольких модераторов, которые отвечают за контент и коммуникацию внутри сообщества.

Следующим шагом к запуску платформы стала фаза “ранних чемпионов”. Она состояла в том, чтобы на этапе подготовки заручиться поддержкой 10% наиболее активных сотрудников разных подразделений и уровней компании. Такой подход нам порекомендовала команда Facebook.

Мы выбрали группу из около 400 сотрудников (администраторов групп, лидеров мнений компании и активных коммуникаторов) для создания групп, их наполнения интересным и релевантным контентом перед запуском и продвижения платформы после. Вводный тренинг, который провела команда Facebook, чтобы ознакомить “ранних чемпионов”, был отличным способом увлечь и вдохновить их новой коммуникационной платформой. Раннее вовлечение наиболее социально активных сотрудников помогло создать доверие, общий интерес вокруг платформы еще до запуска.

“Чемпионы” получили доступ к Workplace за полторы недели до официального запуска. Это позволило протестировать среду, создать изначальные группы и просто поиграться с новым инструментом. Важным фактором была готовность “чемпионов” взять на себя наполнение новосозданных групп, также как и официальных сообществ, которые они модерировали перед запуском. Посты, вовлекающие видео, опросы и другие функции были готовы и ждали остальных пользователей ко дню официального старта. Люди, которые заходили на платформу впервые, находили ее достаточно интересной, чтобы регулярно возвращаться и быть в курсе происходящего.

Вовлечение в процесс топ-менеджмента также сыграло важную роль. Неформальный тизер и последовательность официальных сообщений по электронной почте создали волну интереса к новому инструменту накануне запуска.

День запуска

В день запуска во всех офисах компании сотрудников встретили яркие декорации, приветствуя новый инструмент в SoftServe. Команда IT-поддержки убедилась, чтобы все профили сотрудников уже были заполнены базовой информацией перед их первым визитом в Workplace.

Еще одним важным шагом для успешного запуска стало письмо всем сотрудникам компании от CEO Криса Бейкера за день до старта. В своем обращении Крис описал ключевые цели использования Workplace, призвал сотрудников общаться на платформе и пообещал сам активно включаться в обсуждения. Сообщение также информировало всех сотрудников о приглашении, которое они должны были получить от Facebook Workplace на следующий день. Работники компании обычно с подозрением относятся к ссылкам или письмам из неизвестных источников, поэтому такое предупреждение было важным для установления доверия к новому инструменту.

Важным моментом коммуникаций в первые дни работы платформы стала Q&A-группа, все работники были подписаны на нее по умолчанию. В ней команда разработчиков быстро отвечала на все вопросы сотрудников. Значительную часть из них (например, совместимость календаря Workplace с Outlook, возможность интеграций платформы с другими корпоративными системами) адресовали команде Workplace, которая давала оперативные ответы.

Успешный запуск платформы был бы невозможен без отличной поддержки со стороны команды Facebook на всем процессе, начиная от подготовки до внедрения инструмента. Начальные тренинги команды запуска, “ранних чемпионов”, менеджмента и постоянная поддержка на всех стадиях, внесли свой вклад в успешный запуск платформы. Мы продолжаем тесно сотрудничать и сейчас, спустя 4 месяца после запуска – для эффективного обмена опытом действует MultiCompany группа, куда входят разработчики Workplace и представители компаний, которые уже пользуются системой.

Результаты

За короткий промежуток времени Workplace стал мощной платформой социального взаимодействия и эффективным инструментом для нашей большой и рассредоточенной компании. Уровень вовлечения показывает, что 83% всех сотрудников компании являются активными пользователями, которые участвуют в более чем 200 группах.

Наш менеджмент может сообщать о новостях неформально и получать быстрый отклик от сотрудников. Прямые видеотрансляции полезны для проведения тренингов, встреч менеджмента и департаментов, корпоративных мероприятий и праздников. Благодаря Workplace наши сотрудники и менеджмент стали гораздо ближе, а общение – более систематичным, быстрым и “легким”. Мы беседуем, шутим, обсуждаем новости и генерируем идеи одновременно – все в одной среде. Трудно недооценить важность такой платформы для компании вроде SoftServe, работающей в более чем 30 локациях.

Вдобавок у работников теперь есть место для близкого и легкого сотрудничества, командной работы, а также платформа, где можно поделиться интересами и находками. Workplace также оказался эффективным инструментом для признания заслуг сотрудников. Благодаря ему позитивный фидбек о работниках SoftServe распространяется по всей компании и они могут получать моментальные комментарии и поздравления от коллег, СЕО и топ-менеджмента.

С момента запуска прошло только четыре месяца, но мы уже в восторге от эффективности нового инструмента и уровня вовлеченности коллег. Из 4 100 сотрудников, которым стала доступна Workspace, 3 400 – активные пользователи платформы.

После успешного запуска мы сосредоточились на лучшей адаптации Workplace к потребностям компании. Сейчас проводим брейнсторм-сессии, чтобы улучшить проникновения платформы на мобильных устройствах и очистку групп, определить коммуникации, которые необходимо поддерживать уведомлениями по электронной почте. Последнее необходимо потому, что стопроцентный переход на социальные медиа все же не дает полного охвата сотрудников компании.

Подводя итоги, хочется особо выделить несколько важных моментов при запуске платформы:

  1. Детально разъясните сотрудникам, что их персональные данные надежно защищены.
  2. Разработайте свод правил, которые декларируют общепринятый формат и тон общения, а также данные, которые можно или запрещено публиковать. Активно наполняйте группы контентом.
  3. Вовлекайте топ-менеджмент в коммуникацию на всех этапах запуска платформы.
  4. Создайте группу Q&A и закрепите за ней нескольких модераторов, которые будут мгновенно отвечать на все вопросы сотрудников касательно работы Workplace. В первые дни запуска платформы вопросов будет много.
  5. Опубликуйте и регулярно обновляйте документ с часто задаваемыми вопросами и инструкциями по настройке профиля, уведомлений. Это позволит сотрудникам с самого начала эффективно настроить аккаунт и систему оповещений.

Автор: Анна Сологуб, HR Marketing Director SoftServe