Сейчас мы наблюдаем тенденцию перехода компаний от монолитных систем управления контентом к решениям на основе микросервисов. В то время, как международное регулирование данных становится все более сложным, такой подход значительно упрощает процесс управления информацией внутри компании.

Ключевой компонент таких решений — Robotic Process Automation. RPA позволяет эффективно управлять большим количеством задач и документов в облаке или офлайн-хранилище. А основными требованиями бизнеса к RPA-решениям является гибкость и юзабилити.

Будучи экспертами в сфере автоматизации и оптимизации процессов управления корпоративной информацией, специалисты компании Konica Minolta подготовили обзор основных трендов 2019 года в этой области.

Переход от монолитных ECM к системам управления информацией на основе микросервисов по подписке

В прошлом году Gartner объявил, что «ECM уже умер». Но исследователи вовсе не заявляли, что необходимость в управлении контентом отпала. Наоборот, растущий поток данных требует все более интеллектуального подхода к управлению.

Вместе с этим Gartner выделил явление, которое повлияет на отрасль в 2019 году: монолитные ECM (крупные, всеобъемлющие решения), которые используются для управления огромным спектром данных и целей, достигли потолка с точки зрения возможностей и спроса на рынке. В то же время специализированные микросервисы, предназначенные для точечного удовлетворения потребностей бизнеса, имеют большой рыночный потенциал.

Компаниям нужны быстрые решения для конкретных целей, которые можно подключить к существующей системе по подписке. Вместо того чтобы использовать одну большую систему, компании будут работать с оркестром разнородных, но гибких и совместимых решений для управления данными.

В этом контексте приобретают еще большую значимость мощные инструменты корпоративного поиска. Пример такого инструмента — dokoni FIND. Этот микросервис помогает упростить корпоративный поиск в существующих системах: Microsoft Exchange, SharePoint, ERP и др. Совсем скоро этими разработчиками будет представлен еще один продукт — инновационный микросервис Workplace Hub, который включит в себя такую же возможность.

Компании как эксперты в своей области, а не в использовании программного обеспечения

Поставщики ECM-решений требуют от пользователей готовности тщательно и терпеливо учиться работе со своим программным обеспечением. Правда, вскоре это останется в прошлом. Сложные, не поддающиеся интуитивному использованию продукты, стали мало кому интересны. На рынке появляется все больше качественных решений, лишенных этого недостатка. Какой бы сложной ни была система с точки зрения серверной части, ее использование должно быть таким же простым, как работа с вашим любимым приложением для смартфона. Это требование потребителя коренным образом меняет рынок продуктов для управления данными уже сейчас, и тенденция будет развиваться в ближайшие годы.

Low-code и быстрая разработка приложений (RAD)

Компании все чаще хотят создавать собственные приложения и решения на основе уже готовых платформ — со своим набором возможностей для каждого отдельного проекта. Причем приложенные к созданию усилия должны быть минимальными, а уровень навыков — базовым. Это должно быть в режиме drag-and-drop и быть доступно любому сотруднику компании. Пример такой RAD-платформы — Hyland OnBase. Навыки разработки не нужны — просто настройка.

GDPR: новые инструменты для управления информацией поддерживают compliance и повышают эффективность процессов

Одна из ключевых проблем для большинства компаний, связанных с управлением информацией, — GDPR — в прошлом. Однако проблемы, связанные с этим конкретным регулированием в целом, будут продолжать оказывать сильное влияние на решения в этой области в ближайшие годы. Один из ключевых вопросов, особенно в дискуссиях на тему «облако против on-premises (локальных хранилищ)», касается места хранения данных.

Согласно данным опроса Konica Minolta, до введения GDPR всего 29% компаний полагались на локальное хранение данных и самостоятельно управляли этими процессами. GDPR еще больше усугубил неопределенность по отношению к облачным хранилищам. Многие компании сомневаются в местах хранения данных, которые они размещают в облаке. Остаются ли они в пределах Европейского Союза и, следовательно, под контролем GDPR? Или они перемещаются на внешние серверы, попадая под действие другого законодательства, такого как Patriot Act? Клиенты будут требовать ясности от своих поставщиков. Соблюдение требований GDPR станет ключевым элементом дискуссии вокруг облака на долгие годы.

С другой стороны, пользователи требуют все тех же простоты и юзабилити, о которых говорилось выше. Семантические технологии и автоматическая классификация в комплексе с интеллектуальными инструментами поиска — отличный пример того, как решения по управлению информацией могут одновременно соответствовать требованиям GDPR и повышать эффективность рабочих процессов. Такой подход уменьшает необходимое количество кадров для управления информацией, а следовательно — вероятность ошибок и финансовые расходы.

Robotic Process Automation

Движущей силой автоматизации документооборота в 2019 году станет искусственный интеллект и, в частности, Robotic Process Automation. RPA избавит ваших сотрудников от утомительных, повторяющихся, рутинных задач и освободит время для качественного обслуживания клиентов или другой более ценной работы. Прием и распознавание входящих данных, их преобразование и передача в другие цифровые системы — безграничное поле возможностей RPA.

Итого, главный вектор развития рынка решений для управления данными — упрощение пользовательского опыта. А микросервисы, основанные на искусственном интеллекте и эффективно решающие точечные задачи, находятся именно в этом векторе.