Как работает электронный документооборот в Украине
Электронный документооборот (ЭДО) перестает быть для Украины экзотикой. В 2018 году исполнительной власти рекомендовали перейти на ЭДО, а годом ранее банкам прописали регламент использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Администрация Президента перешла на ЭДО в 2015. Примечательно, что на законодательном уровне об ЭДО заговорили еще в 2003 году, когда вышел соответствующий Закон. Но регионы (в отличие от центра) достаточно медленно двигаются в этом направлении.
Говоря об ЭДО, нельзя не упомянуть еще один «свежий» Закон — «Об электронных доверительных услугах». Он ввел понятие квалифицированной электронной подписи (КЭП) вместо ЭЦП, описал процедуру ее получения и порядок работы субъектов, предоставляющих услуги по оформлению КЭП.
Нововведения
ЭЦП, выданные ранее, продолжат действовать до завершения срока своего действия, но не дольше, чем в течение двух лет с момента вступления в силу данного Закона. Получить КЭП по доверенности больше нельзя, необходимо личное присутствие подписанта. КЭП имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а также презумпцию соответствия собственноручной подписи. Законом введено понятие «электронная печать».
Несмотря на то, что Украина сделала шаг навстречу европейским стандартам, коммерческие компании пока не могут обмениваться электронной отчетностью с западными контрагентами. Последних, к слову, удивляет перечень документов, необходимый для проверяющих органов. Объяснить партнеру необходимость акта или расходной накладной бывает сложно. Но для того, чтобы наладить этот процесс внутри страны (и отдельно взятой компании), есть все предпосылки.
Основная проблема и ее причина
Тем не менее, в большинстве организаций уходят дни, а то и недели на сбор подписей и резолюций, согласование договоров и командировок, поиск служебных записок. Отпуск/больничный ответственного лица затягивает процесс еще больше.
При работе с внешними контрагентами львиная доля времени тратится на отправку документов. А при увеличении количества контрагентов появляется внушительная статья расходов на канцелярию. Письма дублируются, теряются, приходят не на тот адрес. Процесс поиска нужного документа занимает больше времени, чем его обработка.
Причина всего этого — привычка. Выше описана устаревшая схема работы, к которой привыкли большинство работников бухгалтерии. И именно они оказывают наибольшее сопротивление при переходе на внешний ЭДО. Налоговые декларации уже подаются в электронном виде, но и здесь осталась возможность подать их лично или заказным письмом. К сожалению, многие компании, особенно далекие от IT, так и делают.
Решение
Для работы с ЭДО требуется только ЭЦП (если она уже выдана) или КЭП. Рынок Украины не первый год предлагает несколько решений для ЭДО, включая Megapolis.DocNet (для внутреннего документооборота) и Deals (для внешнего документооборота). Это продукты отечественных разработчиков — компаний InBase и Intecracy Deals, которые входят в консорциум Intecracy Group.
Megapolis.DocNet — это серверное решение для внутреннего документооборота. Доступ предоставляется через веб-интерфейс. Аппаратные и программные требования минимальны. Функционал системы позволяет согласовывать документы и ставить задачи на нескольких должностных уровнях. DocNet работает с десятками типов документов и позволяет импортировать/экспортировать множество форматов файлов. Мобильное приложение для iOS и Android, а также offline-режим постоянно держат пользователя в курсе событий.
В свою очередь, Deals предназначен для работы с внешними контрагентами. Это онлайн-система, доступ к которой предоставляется также через веб-интерфейс. Deals позволяет согласовать и подписывать документы в течение нескольких минут, уменьшая денежные и временные расходы в разы. Кроме того, в ней реализована возможность работать с Mobile ID — технологией, с помощью которой осуществляется электронная идентификация лица за счет КЭП, которая хранится на sim-карте абонентов мобильных операторов.
Все документы, подписанные в DocNet и Deals с помощью ЭЦП или КЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные вручную.
Первым в Украине дистрибьютором InBase и Intecracy Deals стала компания CoreWin — value-added дистрибьютор программного обеспечения. CoreWin полностью транслирует партнерскую программу InBase и Intecracy Deals, активно работает над расширением партнерской сети. К сотрудничеству приглашаются все профильные реселлеры и компании-интеграторы, клиенты которых заинтересованы во внедрении ЭДО.
Контакты:
Юлия Гриц, коммерческий директор
+38 067 233 47 70
[email protected]
Комментарии | 0