Сертифицированный тренер Google for Education Джейк Миллер ведет блог, где описывает неочевидные приемы, которые упрощают и автоматизируют работу с документами Google Docs: как настроить шорткаты, как выкачивать картинки, как работать с таблицами и т.д. Редакция AIN.UA выбрала из его блога 7 советов, которые могут помочь пользователям Google Docs. 

1. Как массово переводить слова с одного языка на другой в Google Sheets

В таблицах Google Sheets можно настроить автоматический перевод набора слов с одного языка на другой, это возможно для любой пары языков, с которой работает Google Translate. Если коротко: в таблицах работает формула для Google Translate. 

Для того, чтобы ее задать в таблице, нужно выбрать языковую пару, затем в одну ячейку вписать слово на одном языке, после чего ввести формулу =GoogleTranslate(text, source_language, target_language) во второй. Так можно переводить не только отдельные слова, но и наборы слов. Правда, нужно знать 2-буквенные коды для языка, их можно посмотреть в этом списке. 

2. Как загружать картинки из документа Google Docs

С картинками, встроенными или экспортированными в Google Docs, можно много чего делать, редактировать, менять, но только не сохранять по правому клику мышью: функции Save As здесь просто нет.

Один из самых простых алгоритмов, чтобы вытащить картинки из онлайн-документа, выглядит так: 

  1. Открыть нужный документ. 
  2. Выбрать в меню File -> Download As ->Web Page (.html, zipped). 
  3. Загрузить файл на компьютер и затем распаковать его с помощью любой программы-архиватора. Внутри полученной папки будут все картинки из документа.

Если нужно вытянуть одну или две картинки, можно просто открыть их в Google Keep, тогда у изображений появится функция Save As. 

3. Как поменять шрифт по умолчанию в Google Docs

По умолчанию документы в этом сервисе создаются со шрифтом Arial 11, но эту установку можно поменять. Алгоритм такой:

  1. Набрать произвольный текст в документе Google Docs. 
  2. Поменять его шрифт на тот, который пользователь хотел бы видеть шрифтом по умолчанию. 
  3. Затем во вкладке Normal text выбрать опцию Update Normal text to match. Точно так же можно настраивать дефолтные стили и для других элементов текста (к примеру, заголовков).
  4. После этого еще раз зайти в то же меню и выбрать Options -> Save as my default styles.

4.  Как работать с Google Calendar с помощью хоткеев

Сначала нужно включить шорткаты в настройках Google Calendar. Вот несколько примеров: 

  • / позволит быстро искать по календарю. 
  • Shift + / выведет список действующих шорткатов. 
  • n и p помогут листать события по периодам (дням, неделям, месяцам).
  • Ctrl + S поможет сохранить ивент (Command + S для macOS). Для создания нового ивента достаточно нажать с. 
  • Если набрать g (как в go to date) и затем ввести дату, можно сразу найти ее в календаре. Чтобы вернуться к текущей дате, нужно набрать t (today). 
  • Если при просмотре недели нужно включить детальное расписание дня, достаточно нажать d (для дня). Точно так же работает переход m для месяца, w для недели и y для года. 

5. Как создать выпадающий список для ячейки Google Sheets

Каждой ячейке в таблицах можно присвоить возможность выпадающего списка. Для этого нужно в таблицах выбрать ячейку или ячейки, для которых нужен такой список. Затем нажать правую кнопку мыши и выбрать Data Validation.

После этого в Criteria выбрать List of ITEMs  и сформировать список через запятую, и сохранить, что получилось. 

6. Как дать разным людям доступ к редактированию разных вкладок в таблицах

Если нужно одновременно дать права редактора многим пользователям, но при этом нельзя открывать для всех целый документ, можно обойтись отдельными вкладками (Tabs) в одной таблице. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой по вкладке, выбрать опцию Protect sheet. А затем в меню справа выбрать права доступа для конкретной вкладки так же, как обычно они устанавливаются для целого документа. 

7. Как добавить математические символы в Google Docs

Если в документе нужен текст с математическими символами, многие из них станут доступны, если выбрать Insert (как обычно вставляются рисунки или фото), а затем Equation. 

И напоследок еще одна неявная, но крутая возможность. Можно добавить в документ всплывающее окно, которое будет показываться любому пользователю с правами редактора, который откроет документ.

Для этого нужно:

  1. Открыть документ. 
  2. Выбрать Tools > Script Editor.
  3. Нажать на поле для названия проекта Untitled Project и выбрать название. 
  4. Поменять myFunction на onOpen. 
  5. После { набрать DocumentApp. (включая точку).
  6. Из выпадающего меню выбрать getUi : Ui. 
  7. После {DocumentApp.getUi() поставить точку. 
  8. Из выпадающего меню выбрать alert(String prompt) : Button. Вместо prompt набрать сообщение. 
  9. Заключить его в кавычки (но так, чтобы оставаться в пределах скобок). 
  10. Нажать Save.