Как все учесть при запуске собственного ивента (спойлер — никак)

Когда лучше проводить ивент

Таймлайн ивента зависит от его типа. К примеру, новогодний корпоратив для компании от 200 человек нужно планировать за 4 месяца, а на подготовку образовательного митапа на 100 человек может хватить 5 недель. Если это большая конференция, то лучше начать за 2 месяца.

Понедельник — сложный день, который лучше всего подходит для мотивационных мероприятий в формате бизнес-завтраков, на которых ментор может зарядить слушателей на продуктивную неделю. Для большинства форматов ивентов (за исключением клубных вечеринок) оптимальными днями можно считать вторник и четверг.

Среда — психологический рубикон рабочей недели, в который многие пытаются решить накопленные дела. Если вы посещаете тренажерный зал, то наверняка обращали внимание, что в понедельник, среду и пятницу наплыв посетителей намного больше, чем во вторник, четверг и субботу. Статистически, многие люди предпочитают ходить на постоянные курсы и спортивные секции по первому графику. Это стоит учитывать.

На пятницу лучше всего планировать развлекательные мероприятия. Исключением могут быть ивенты, которые длятся несколько дней подряд. В выходные можно планировать парные мастер-классы. В отличие от будних, когда стоит делать ставку на вечер, в выходные наоборот лучше планировать все на первую часть дня. Таким образом людям не приходится жертвовать вечерними планами.

Как выбрать локацию

Помещения — это ограниченный ресурс. Фотографа или ведущего можно привезти из другого города, а конференц-зал на 500 человек — нет. Чем позже вы займетесь вопросом выбора места, тем меньше у вас будет доступных вариантов и тем дороже может обойтись аренда. Выбор нельзя осуществлять только онлайн. Нужно обязательно проверить подходит ли помещение технически.

Во время заключения соглашения важно прописать все необходимые нюансы, вплоть до мелочей. Например, если не указать, что должны работать все 3 кабинки WC, то может получиться, что работать будет одна. И какой толк в том, что у вас на ивенте самый ароматный кофе, если все 500 гостей столкнутся с отсутствием туалетной бумаги в единственном WC. Из-за того, что вы не прописали, сколько должно быть рулонов.

Иногда приходится организовывать ивенты на природе. Самые распространенные ошибки в таких случаях связаны с тем, что люди забывают про погоду и электричество. Вы можете подумать про дождь, но забыть про солнце, которое меняет свое положение и может засветить проектор. Не менее важно идеально рассчитать доступность источников электроэнергии.

Каких исполнителей приглашать

На втором месте по важности после помещения идут ведущие, фотографы и видеооператоры. Обычно хороших специалистов бронируют заранее, поэтому иногда имеет смысл подстроить дату ивента под окно в графике достойного исполнителя. Даже если вы работаете с известным профессионалом, все равно необходимо проговорить все детали до ивента. Если у вас нет проверенного исполнителя, то найти его можно в социальных сетях. Как правило там они активно продают свои услуги и можно быстро оценить не только качество, но и формат, в котором они работают. Последнее особенно актуально для ведущих.

Представим, что вы организовываете образовательную конференцию и кто-то из коллег посоветовал вам ведущего, который умеет держать аудиторию. Прежде, чем договариваться с ним о встрече, изучите его Instagram. Если вы увидите в большинстве случаев, что он бегает в пестрых костюмах по сцене, подшучивает над гостями и заставляет их перекатывать яйцо из штанины в штанину, то возможно это совсем не то, что нужно вам в данный момент.

Многие специалисты на стадии переговоров захотят убедить вас в своей универсальности. Но нужно понимать, что в большинстве случаев их работа сосредоточена на определенном списке приемов, речевок и шуток. Не будьте наивными, полагая, что к вашему ивенту будут готовиться каким-то особенным образом. Поэтому, даже если вы провели ознакомительную встречу — это не означает, что вы обязаны сотрудничать с этим ведущим. Работа ивент-менеджера состоит из поиска и сравнения. Не спешите останавливаться на первом варианте.

Подобрать специалистов по съемке проще, чем ведущих. Фотограф может посоветовать хорошего оператора, с которыми они работали ранее и наоборот. Донести свое видение — тоже не проблема. Для этого просто скиньте примеры понравившихся вам работ исполнителю и детально пропишите, сколько фото и каких ракурсов нужно сделать. Наибольшие трудности могут возникнуть уже после проведения ивента. Фотографы и операторы часто берут очень много заказов и в результате не успевают вовремя обрабатывать материал в обещанный срок. Поэтому крайне важно заранее в договоре прописать дедлайн. Иначе вы можете получить материал, когда он станет неактуален.

С какими сервисами работать

Для оформления некоторых ивентов требуется помощь декораторов. Практически каждый из них старается продать то, что уже есть в наличии, или навязать идеи, которые проще реализовать. Вы должны четко представлять целостную картину ивента и не бояться противоречить, если предлагают то, что идет в разрез с общей концепцией и стилистикой. Обязательно нужно проговорить: во сколько будут устанавливать декорации, когда снимать, как это будет выглядеть, кому они будут принадлежать после ивента. Будьте готовы к тому, что они будут пытаться сэкономить на мелочах. Если вы сказали, что должны быть яркие лампы, а привезли тусклые — не стесняйтесь и требуйте замены.

С кейтеринговыми сервисами работать намного проще. Они составляют меню угощений, рассчитывают порции и даже помогают разумно экономить, если нужно уложиться в бюджет. Например, могут предложить варианты угощений, в которых больше фруктов и меньше мяса.

Но не стоит работать с супер-эконом вариантами. Они подводят. На ваш ивент может приехать только часть закусок, а официанты могут опоздать, или вместо пяти будут только двое. «Не переживайте, они все успеют!», — успокоит подрядчик, который, заманив вас ценой, сосредоточит свое внимание на более лакомом заказе.

Экономить вообще нужно с умом. На продуктах − не стоит, потому что гости точно обратят на это внимание. Если вы проводите однодневный ивент, то можете сэкономить на воздушных шарах или цветах. Когда они сдуются или завянут, никто этого не заметит.

Как быть с деньгами

При формировании стоимости билета, в первую очередь нужно ориентироваться не на ценники других ивентов, а на потребности и возможности целевой аудитории. Если вы продаете форум для владельцев бизнеса или конференцию для IT-специалистов высшей категории, то это не значит, что ценник должен быть заоблачным.

Бесплатные мероприятия — это магнит для коллекционеров ивентов. 60% зарегистрировавшихся гостей на них просто не приходит. Это подрывает планирование и снижается эффективность. На платных ивентах более целевая аудитория. Они платят и понимают, зачем пришли.

Не стройте иллюзий, что все пройдет идеально. Например, вы запланируете мастер-класс на 300 мест, на который купят билеты 300 человек. Такие мысли подталкивают к идеальному бюджету и желанию заказать самую дорогую локацию, привлечь лучших исполнителей. Нужно все адекватно оценивать и не делить шкуру неубитого медведя.

Многие ошибки начинаются с мыслей, что все уже продумано и учтено. Но ни один ивент еще не проходил идеально. Поэтому на этапе планирования имеет смысл заложить 10% бюджета на непредвиденные расходы.

Кого звать на помощь

Для того, чтобы многое успеть, нужен помощник или команда людей, готовых подстраховать. При этом, ответственное лицо должно быть одно. Вы можете делегировать задачи, и даже отдельные зоны ответственности, но финансовый вопрос должен быть централизован в руках одного человека.

При работе с помощником достаточно сложно начать доверять. Есть страх, что человек в сложной ситуации неправильно среагирует. Для это за первые 2-3 встречи нужно не просто ввести в курс дела, а передать атмосферу и объяснить основную цель ивента. При постановке задач помните, что помощник не видит целостной картины в вашей голове. Старайтесь максимально четко описать особенности задачи.

У некоторых ивент-менеджеров, работающих в компаниях, возникает страх, что обученный помощник может их обогнать или даже «подсидеть». Но это не так, поскольку развитие происходит синхронно. В какой-то момент помощник должен стать полноценным напарником, а в будущем — самостоятельным специалистом.

Как не забыть что-то важное

В день ивента часто многое от вас не зависит. Когда что-то идет не так, нужно не зацикливаться на проблеме, а искать пути ее решения. Это намного легче, если есть план B: запасной фотограф, человек, способный подменить ведущего, помещение, которым можно будет заменить основную площадку. Нужно заранее выписать номера  ключевых исполнителей, чтобы во время форс-мажорной ситуации не тратить время на поиск или не ждать пока контакт прочитает сообщение в мессенджере. Все важные документы, маршруты, сценарии и т.п. нужно иметь в офлайн-доступе или облаке.

Есть прием, позволяющий учесть возможные упущения. За неделю до ивента нужно закрыть глаза и представить себя в роли гостя. Все до мельчайших подробностей — как ты заходишь, где оставляешь верхнюю одежду, получаешь бейдж, куда направляешься ожидать начала старта ивента и так далее.

Не ленитесь записывать даже самые мелкие шаги. Не стоит надеяться на память. Чем ближе мероприятие, тем сложнее удается запоминать все мелочи. Привычка записывать поможет вовремя сохранить идеи.

И помните — чем больше ивент, тем больше риски. Старайтесь обезопасить себя, заключая со всеми подрядчиками договоры.

Автор: Ольга Кобылко, event manager IT-компании TapMedia.