Как перевести сотрудников на удаленку из-за карантина: чек-лист

Дмитрий Суслов, глава украинского «Битрикс24» написал для своих коллег памятку о переходе на удаленную работу. С разрешения автора публикуем его советы ниже:

1. Поговорите со своими людьми. Объясните им, что дистанционная работа — хороший способ организации на период неопределенности. Бизнесам, которые требуют физического взаимодействия (производство, розница), будет довольно сложно это сделать, но у остальных есть для этого все инструменты и возможности.
2. Пройдитесь со своими людьми по их рабочим процессам. Для некоторых дистанционная работа может быть организована очень просто: ноутбук и интернет. А кому-то могут понадобиться особые условия (к примеру, дополнительный канал связи или перевозка оборудования). Если выяснили, что такая особенность есть — сразу же подумайте, как это решить.
3. Определите ключевые процессы компании. Для нас это — прием и проведение платежей, отгрузка программного обеспечения и поддержка коммерческих клиентов. Пошагово проверьте, смогут ли они выполняться полностью в удаленном режиме. Скорее всего, тут никаких проблем не будет, но стоит проверить. Нашли особенность — сразу же ищите способ это решить.
4. Определите, какие процессы привязаны к офису. Скорее всего, они будут связаны с бумажными документами. Для нас это еще и отчасти работа партнерского отдела. Вероятно, какие-то процессы на время дистанционной работы будут замедляться (например, обработка первичной документации), а какими-то придется пожертвовать (например, отправкой несрочных исходящих писем). В этом нет ничего страшного, просто сформулируйте понятным языком, как вы будете отвечать на запросы.
5. Проверьте вашу телефонию. В идеале все сотрудники должны иметь возможность принимать звонки у себя через браузер на ноутбуке или в смартфоне. Если по каким-то причинам это сложно организовать, запишите голосовую заглушку о том, что вы временно не принимаете звонки, и дайте адрес электронной почты, куда к вам можно обращаться.
6. Проинформируйте консультантов поддержки. Если у вас есть команда поддержки, все консультанты поддержки должны знать, что отвечать клиентам, которые будут хотеть чего-то, привязанного к офису. Ответы должны быть очень человечными.
7. Упростите процессы. Если ваши типичные процессы включают физическое взаимодействие, на время дистанционной работы упростите их. Например, начните принимать договоры в виде сканов по электронной почте. Оригинал, конечно, потом понадобится, но в период неопределенности на это можно закрыть глаза. Кстати, вполне возможно, что так вы выявите какие-то бюрократические процессы и сможете их в будущем оптимизировать.
8. Сообщите партнерам, что какое-то время будете работать не в офисе. Они лояльны к вам и все поймут. А если вы еще и сможете объединить это с ослаблением бюрократии, взаимодействие вообще пройдет безболезненно.
9. Поставьте возле офиса коробку для сбора входящей корреспонденции. Прикрепите к дверям по-человечески написанное письмо и обязательно дайте номер телефона, по которому может позвонить курьер или гость.
10. Если кому-то нужна помощь в организации дистанционной работы — помогите им. Вызовите рабочее такси для перевозки габаритного компьютера или заключите контракт на мобильный интернет, если у человека дома плохая связь. Для компании это — копейки, а непрерывность рабочих процессов вы обеспечите. Заранее подготовьте для бизнес-центра письма на вынос оборудования (с печатью, подписью, но без даты).
11. Держите печать и ключи от интернет-банков при себе. Распечатайте десяток пустых фирменных бланков.
12. Чаще говорите со своими людьми. Они привыкли быть в офисе с коллективом, для кого-то это может быть стресс. Просто будьте с ними на связи.